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Migration auf Microsoft Office 365: Das Gute, das Schlechte und das Unangenehme
Die Migration auf Office 365 ist nicht trivial. Anwender erhalten damit aber ein Werkzeug, das sie gewohnt sind und mit dem sie Geld sparen können.
Für Unternehmen, die beim Cloud-basierten Dokumentenaustausch und der Zusammenarbeit auf dem aktuellen Stand sein möchten, macht eine Migration zu Microsoft Office 365 und ähnlichen Werkzeugen durchaus Sinn.
Allerdings bedeutet ein Umzug in die Cloud nicht, dass man einfach einen Schalter umstellen und sofort loslegen kann. Anders als eine Migration zu Cloud-basierten E-Mail-Diensten, die oft die erste Phase einer Cloud-Umstellung sind, umfasst eine Migration zu Office 365 auch den Umzug von Inhalten und Collaboration-Anwendungen. Dies erfordert von Organisationen, erst ihre Prozesse umzurüsten und Inhalte so zu bearbeiten, dass sie migriert werden können.
Das alleine ist für viele Unternehmen schon eine große Herausforderung, aber für Organisationen, die Office 365 nutzen wollen, kann eine solche Aufgabe unternehmenskritisch sein. Sie sind oft konfrontiert mit Legacy-Anwendungen, die stillgelegt werden müssen, sowie mit teuren, komplexen und umständlichen Collaboration-Plattformen. Diese nutzen in der Regel Schnittstellen, die nicht Cloud-ready sind. Deren Inhalte zu migrieren ist deshalb wichtig.
Mit einem klaren Projektplan, der vorgibt, welche Inhalte in die Cloud gelegt werden sollen, kann die Migration jedoch relativ schmerzlos über die Bühne gehen – und zwar sowohl für Anwender, Entwickler als auch System-Administratoren. Im Folgenden werden einige Faktoren vorgestellt, die bei der Ausarbeitung einer Migrationsstrategie für Office 365 berücksichtigt werden sollten.
Die gute Nachricht: Office 365 ist gut für die Inhalte
Zwar gab es in der Vergangenheit viele enttäuschte Hoffnungen, etwa zu ehrgeizige Wissens-Management-Produkte und Social Enterprise Tools, die selten das erreicht haben, was geplant war. Aber Office 365 stellt eindeutig einen Schritt nach vorn dar. Dies gilt sowohl für das Enterprise Content Management (ECM) als auch für Collaboration-Tools. Office 365 ist zweifellos einfacher, aber auch leistungsfähiger als herkömmliche Content- und Collaboration-Plattformen. Und es ist mit benutzerfreundlichen Tools konsistent, einschließlich Google, Facebook Social-Networking- und Pinterest Content-Sharing.
Die Migration auf Office 365 liefert auch eine gute Gelegenheit, Tools für die Content-Generierung und die Zusammenarbeit zu konsolidieren. Denn in vielen Unternehmen gibt es inzwischen zahlreiche Werkzeuge für die verschiedenen Aspekte der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten und die Zusammenarbeit.
Zweifellos wurde dadurch eine gewisse App-Müdigkeit erzeugt. Hinzu kommt: Viele traditionelle Content- und Collaboration-Produkte schleppen die Einschränkungen von Altanwendungen mit sich, die man hinter sich lassen sollte. Office 365 auf der anderen Seite ist flexibel und skalierbar, weil es sich in der Public Cloud befindet. Zudem kann Office 365 auch Ressourcen konsolidieren, die über die traditionellen On-Premise-Plattformen wie SharePoint, Lotus Notes, Box, Dropbox, Google Drive oder Collaboration Apps wie Huddle und Basecamp verteilt sind.
Ein weiterer Punkt: Office 365 bringt eine dramatische Reduzierung der Belastung mit Patches und Erleichterung bei der Installation und Verwaltung von Anwendungen mit sich. Da Office 365 auf der Cloud-Plattform Microsoft Azure gehostet wird, profitieren die Nutzer von den automatischen Updates der Anwendungen in Office 365, so dass sie mehr Zeit in geschäftsspezifische Probleme investieren können. Sorgen zur Konfiguration und zu anderen traditionelle Bereitstellungsproblemen bei einer On-Premise-IT sind damit weitgehend passé.
Die schlechte Nachricht: Eine Office 365 Migration bereitet Kopfschmerzen
Es gibt viele Dinge, die man an Office 365 und dessen Content- und Collaboration-Funktionen schätzen kann – aber man darf auch mögliche Ärgernisse bei einer Migration nicht vergessen.
Eine Herausforderung bei Office 365 sind die zahlreichen Tools und Dienstleistungen, von denen viele gerade auf den Markt kommen oder die sich in der Betaphase befinden. Ein weiteres Problem ist der Update-Zeitplan von Microsoft, der sich exponentiell beschleunigt hat. Historisch bedingt erwarten Benutzer größere Updates im Abstand von ein paar Jahren. Mit der Cloud kommen diese Aktualisierungen jetzt vierteljährlich oder sogar monatlich.
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Es gibt auch eine ganze Reihe an Überlappungen bei den Office-365-Services. Das kann bei der Frage, was wohin zu migrieren ist, ziemlich verwirrend sein. Microsoft hat kaum Anleitungen zur Verfügung gestellt, was für die verschiedenen Content- und Collaboration-Szenarien am besten zu nutzen ist. Auch spricht Microsoft nicht klar über die Überlappungsbereiche, und beantwortet zum Beispiel nicht die Frage, wann am besten die neuen Outlook-Gruppen verwendet werden sollen oder wann Yammer für Gespräche genutzt werden soll.
Letztlich gilt: Wenn Ihr Team zeigen kann, dass eine Migration auf Office 365 viel einfacher ist als eine Umstellung auf andere Werkzeuge, und Sie gleichzeitig unterstreichen, dass die User Experience den bekannten Tools ähnelt, können Kopfschmerzen bei einer Migration oft vermieden werden.
Die hässliche Nachricht: Alte Inhalte und Collaboration Apps
Viele Unternehmen haben unter den unbequemen Wahrheiten einer SharePoint-Migration gelitten: schlecht dokumentierte Websites, Content-Ausuferung und Legacy-Anwendungen oder – in jüngster Zeit – von Benutzern eigenmächtig ohne Abstimmung mit der IT eingeführte Ressourcen aus der Schatten-IT, beispielsweise Services wie Box, Dropbox und Google Drive.
Für viele Unternehmen kann es entmutigend sein, eine vollständige Migration mehrerer Systeme in Erwägung zu ziehen, vor allem, wenn Legacy-Systeme Terabyte oder Petabyte von Inhalten haben, die sich keinen Mitarbeitern zuordnen lassen oder von denen kaum jemand etwas weiß. Sie bilden sozusagen eine Art „Darknet“ im Unternehmensnetz.
In der Vergangenheit führte diese Herausforderung oft zu einer teilweisen Migration mit Legacy-Systemen, die nicht vollständig stillgelegt wurden. Dieses vermischte Szenario kann zu erheblichen laufenden Kosten führen und dem verständlichen Widerstand von Benutzern, noch ein weiteres Werkzeug zu lernen und ihrem Arbeitsalltag hinzuzufügen.
Glücklicherweise können inzwischen Migrations-Tools den Schmerz etwas verringern. Diese Tools sind in der Lage, umfassende Bestände an bereits eingesetzten Ressourcen effizient zu erzeugen und gleichzeitig Empfehlungen zu geben. Einige Tools verwenden sogar Office 365 selbst, um den Migrationsprozess zu verwalten, und liefern so für das Migrationsteam ein sehr nützliches Beispiel von Zusammenarbeit auf Basis von Office 365.
Auf der sicheren Seite stehen Sie, wenn Sie vor einer Office-365-Migration Serviceempfehlungen von einem Berater oder einem Microsoft-Vertreter einholen. Je nachdem wie umfangreich der Umzug ist, ist Microsoft auch bereit, mit Partnerressourcen zu helfen, die es ermöglichen, Probleme zu minimieren und Office 365 schnellstmöglich bereitzustellen.
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