Unternehmen haben Videokonferenzen für sich entdeckt. Bevor sich damit aber Geld sparen lässt, gilt es, Fragen etwa zur Architektur und Integration in andere UC-Tools zu klären.
Wohl jeder kennt den Ausspruch Schön, dem Namen endlich ein Gesicht zuordnen zu können. Das gilt besonders für die heutige digitalisierte Geschäftswelt.
Viele moderne Kommunikationsmethoden wie Telefon, Fax, E-Mail und Instant Messaging haben den direkten persönlichen Kontakt vollständig ersetzt. Dies hat vielfach zu Team-, Kunden- oder Partnerbeziehungen geführt, die entfremdet, unpersönlich und kalt sind.
Doch es gibt eine Technologie, die sofortige Kommunikation ohne Einschränkungen bezüglich des physischen Standorts ermöglichen kann. Die Video-Conferencing-Technologie bietet eine persönliche Note, indem eine Person sehen kann, mit wem sie interagiert. Und Unternehmen akzeptieren Videokonferenzen wie niemals zuvor.
Videokonferenzen: Architekturen, Plattformen und Software
Vor einigen Jahren bestanden Produkte für Video Conferencing aus komplexen und teuren Hardware- und Software-Appliances, die fast ausnahmslos in Konferenzräumen oder Vorstandsetagen installiert waren. Das ist nicht länger der Fall.
Moderne Videokonferenzen finden zwar immer noch in Konferenzräumen statt. Allerdings lassen sich heutzutage Meetings am Schreibtisch, zu Hause oder an jedem Remote-Standort durchführen. Single-User-Hardware, zusammen mit Videokonferenz-Software für Desktops und mobile Geräte ermöglicht es nun jedem, jederzeit an einem Meeting teilzunehmen. Audio in Hi-Fi-Qualität und HD-Video inklusive.
Werfen wir einen Blick auf die unterschiedlichen Typen von Video-Conferencing-Technologie sowie die diversen Hardware- und Softwareoptionen und wie sich am besten in eine Unternehmensinfrastruktur integrieren lassen.
Personal Video Conferencing versus Meeting Room Conferencing
Die heute verfügbaren Optionen für Videokonferenzen lassen sich grob in zwei Kategorien unterteilen. Auf der einen Seite gibt es Optionen für traditionelles und Meeting Room Conferencing. Hierbei handelt es sich typischerweise um eine Hardware-Appliance, die dauerhaft in einem Besprechungsraum installiert wird. Die raumbasierte Videoressource oder immersive Telepresence-Lösung wird dann von Mitarbeitern geteilt, die den Raum für ein Meeting mit internen und externen Teilnehmern reservieren. Externe Teilnehmer am Meeting verbinden sich über ihr eigenes Videokonferenzraum-System oder ein Videokonferenz-System für den persönlichen Gebrauch.
Alle anderen Endpunkte für Video Conferencing lassen sich der Kategorie Personal Video Conferencing zuordnen. Videokonferenz-Systeme für den persönlichen Gebrauch können aus einer dedizierten Endpunkt-Appliance bestehen, die auf einem Schreibtisch steht, während eine andere in ein Tischtelefon integriert ist. Es kann sich auch um ein softwarebasiertes Video-Conferencing-Produkt handeln, das die Kamera eines Desktops oder eines Mobilgerätes nutzt. Softwarebasierte Video-Conferencing-Technologie wird häufig als Web Conferencing bezeichnet.
Video Conferencing: On-Premises-, SaaS- und hybride Architekturen
Unter Architekturaspekten gibt es drei unterschiedliche Deployment-Optionen für Videokonferenzen:
Eine vollständig lokal betriebene Videokonferenz-Plattform. Bei dieser Art von Systemen befindet sich die gesamte Hardware und Software innerhalb des Unternehmensnetzwerks. Dieses traditionelle Architekturmodell eignet sich optimal für große Organisationen, die Bereitstellungsflexibilität sowie -kontrolle benötigen und eigens Mitarbeiter haben, um die Video Conferencing Appliances und Serverkomponenten zu verwalten.
Ein SaaS-Modell. Bei SaaS verwaltet ein Service-Provider die Intelligenz hinter der Video-Conferencing-Plattform in der Public Cloud. Dann stellt das Unternehmen unterstützte hardwarebasierte Kameras und Software für den persönlichen Gebrauch bereit. Die Hardware- und Softwareendpunkte verbinden sich anschließend mit der Videokonferenz-Cloud über das Internet.
Zu den Vorteilen dieser Architektur zählen weniger Backend-Hardware, die gewartet werden muss, bessere Skalierbarkeit und geringerer Bedarf an In-House-Personal. Als Nachteil ergibt sich, dass die Organisation stark darauf angewiesen ist, dass der Internet- und Videokonferenz-Service-Provider qualitativ hochwertiges Audio- und Video-Streaming für alle Teilnehmer liefert. Unternehmen könnten auch besorgt sein, dass sensible Audio- und Video-Streams die Grenzen des Firmen-LANs verlassen.
Der Hybrid-Cloud-Ansatz. In einigen Situationen sind lokale Installationen aufgrund von Aspekten wie Qualität, Resilienz und Datenverlust vorzuziehen. In anderen Fällen hingegen kann sich die Flexibilität und einfache Bereitstellung in einem SaaS-Modell als ideal erweisen. Daher kann ein Unternehmen sich für den Betrieb von verschiedenen Video-Conferencing-Architekturen entscheiden, die sich zusammenführen lassen, um ein einheitliches Produkt zu bilden.
Eigenständiges Video Conferencing versus Integration mit anderen UC-Tools
Videokonferenz-Technologie kann als eigenständiges Produkt bereitgestellt oder mit anderen Tools für Unified Communications (UC) und Collaboration kombiniert werden. Dazu zählen Tools wie Voice over IP (VoIP), Präsenz, Instant Messaging, Team-Chat, Webinar-Software sowie File und Screen Sharing. Die meisten IT-Entscheider finden, dass eine kombinierte Collaboration-Plattform langfristig gesehen dem Unternehmen Zeit und Geld sparen kann.
Anwendungsfälle für Videokonferenzen im Unternehmen
Es gibt eine Fülle von Möglichkeiten, wie eine Organisation Video-Conferencing-Technologie nutzen kann, um Geschäftsfunktionen zu ermöglichen und zu erweitern. Folgend untersuchen wir drei verschiedene Szenarien, die das gesamte Spektrum der Technologie aus Anwendersicht zeigen.
Ad-hoc-Video-Collaboration für Teams. Für Unternehmen mit einem Team, das geografisch verteilt ist, ist es wichtig, eine Videokonferenz spontan starten zu können, um in einer virtuellen Gruppe Ideen zu teilen und zusammenzuarbeiten. Außerdem kann die Organisation andere integrierte Collaboration-Funktionen in Meetings nutzen – etwa Team-Chat, digitales Whiteboarding sowie Anwendungs-, File oder Screen Sharing.
Teammitglieder, die sich physisch am selben Ort befinden, können einen Besprechungsraum mit raumbasierter Videokonferenz-Hardware reservieren. Externe Teammitglieder können sich für eine persönliche Conferencing-Option entscheiden. Unabhängig von ihrer Hardware- oder Softwaremethode oder dem physischen Standort sollten alle Teilnehmer in der Lage sein, der Konferenz beizuwohnen und die gleichen Tools zu verwenden.
Modernes Video Conferencing findet zwar immer noch in Konferenzräumen statt. Allerdings lassen sich heutzutage Konferenzen am Schreibtisch, zu Hause oder an jedem Remote-Standort durchführen.
Town Hall Meetings in Unternehmen. Unternehmen nutzen oft Videokonferenz-Software für unternehmensweite Briefings oder sogenannte Town Hall Meetings. Das ist zwar ein recht einseitiger Kommunikationsweg, aber nützlich, wenn es darum geht, Informationen an alle Mitarbeiter zu verteilen, egal, wo sie sich aufhalten. Das Meeting kann auch aufgezeichnet werden, damit Mitarbeiter, die die Videoübertragung nicht in Echtzeit verfolgen konnten, später noch einmal die Möglichkeit haben, sich das Video vollständig anzusehen.
Kommunikation mit Kunden und Partnern. Unternehmen verwenden Videokonferenzen oft, um mit Personen außerhalb der Organisation zu kommunizieren. Ganz gleich, ob die Organisation potenziellen Kunden Produkte oder Services verkaufen will oder mit einem externen Partner arbeitet – Videokonferenz-Plattformen bieten einen einfachen Weg, um mit denjenigen zu kommunizieren, die sich außerhalb des Corporate-LANs befinden.
Kaufkriterien für Videokonferenz-Plattformen
Neben Architekturfragen, wie On-Premises versus SaaS versus Hybrid Cloud, sollten einige weitere Faktoren berücksichtigt werden, wenn es um die Auswahl einer Plattform und eines Anbieters für Video Conferencing geht. Zwar werden die Anforderungen an Videokonferenz-Systeme variieren, trotzdem gibt es mehrere Überlegungen, die für alle gelten. Hier sind einige Beispiele:
Geografischer Standort der Endnutzer. Einige Tools für Video Conferencing besitzen Einschränkungen hinsichtlich der unterstützten Regionen oder Länder. Das gilt in besonderem Maße für Unified Communications as a Service (UCaaS).
Migrationspfad von Legacy-Plattformen für Video Conferencing. Mitunter verfügt eine Organisation bereits über eine ältere Video-Conferencing-Plattform. Von daher empfiehlt es sich häufig, teure raumbasierte Videokonferenz-Hardware weiter zu verwenden, wann immer dies möglich ist. Die Organisation sollte überprüfen, welche Geräte auf neuen Video-Conferencing-Plattformen unterstützt werden, denn am Ende könnte sich dadurch Geld einsparen lassen.
Integrationen mit Services des gleichen Anbieters und von Dritten. Wie bereits erwähnt, lassen sich viele Videokonferenz-Plattformen vollständig mit anderen UC- und Collaboration Tools integrieren. Diese Integration gelingt meist am einfachsten, wenn alle Collaboration Tools vom gleichen Anbieter stammen.
Darüber hinaus möchten Unternehmen eventuell Integrationsmöglichkeiten mit populären Drittanbieter-Anwendungen per API. Dazu zählen Integrationen mit E-Mail, Kalenderfunktionen und CRM-System (Customer Relationship Management) sowie Kompatibilität mit Videokonferenz-Software, -Hardware und -Plattformen von Drittanbietern.
Preis- und Lizenzierungsmodelle. Video-Conferencing-Plattformen bieten eine breite Palette von Preis- und Lizenzierungsmodellen. Insbesondere gilt das, wenn man Installationen für lokale und SaaS-Architekturen vergleicht. Darum ist es von zentraler Bedeutung, die Anforderungen von Endnutzern zu verstehen, und zu wissen, welche Funktionen die jeweilige Videokonferenz-Technologie bieten kann.
Technische Support-Optionen. Obwohl Video-Conferencing-Plattformen sich noch nie so einfach wie heute bereitstellen ließen, bleiben sie unter Troubleshooting-Aspekten eine Herausforderung. Aus diesem Grund ist es wichtig, vor einer endgültigen Entscheidung die technischen Support-Optionen, Methoden und Möglichkeiten jedes Anbieters zu evaluieren.
Es gilt, Faktoren zu untersuchen wie Zugang zu Dokumentationen, Support-Zeiten, Kontaktmethoden und Optionen für Vor-Ort-Unterstützung, um herauszufinden, ob ein Anbieter Support in dem Umfang bereitstellen kann, den das Unternehmen benötigt.
