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Ist eine SaaS-Managementplattform das richtige für Sie?
SaaS hat die IT-Landschaft im letzten Jahrzehnt revolutioniert. Doch IT-Teams verlieren leicht die Kontrolle über ihre Apps. Ihnen kann eine SaaS-Managementplattform helfen.
Trotz all ihrer Vorteile ist Software as a Service (SaaS) für viele Unternehmen zu einer Quelle ständigen Ärgernisses geworden. IT-Abteilungen müssen eine Vielzahl von Tools überwachen – sowohl intern als auch extern – und jede App hat ihre eigenen Daten, Konfigurationen und Sicherheitsbedenken.
Tatsächlich nutzten Unternehmen im Jahr 2020 durchschnittlich 137 SaaS-Apps. Und jede dieser Apps muss einzeln mit ihrem jeweiligen Dashboard im Browser überwacht werden. Das ist unübersichtlich und dadurch gefährlich.
Ein Unternehmen kann in dieser Situation von einer SaaS-Managementplattform (SMP) profitieren. IT-Experten verwenden Tools wie Blissfully, Productiv und Zylo, um ihre SaaS-Apps über ein zentrales Dashboard zu finden, verwalten und zu sichern.
Wir erklären die vier wichtigsten Vorteile einer SaaS-Verwaltungsplattform.
1. Sichtbarkeit und Aktualität
Stellen Sie sich Ihr SaaS-Ökosystem als Baum vor, in dem Anwendungen auf dieselbe Basis aufsetzen und darüber miteinander verbunden sind. Sollten Sie unternehmensweit über 100 Apps nutzen, werden Sie einige Dienste unweigerlich übersehen. Das bedeutet nicht, dass vergessene Apps nutzlose Apps sind;
Ein Gefühl für die Dimensionen ihrer Architektur hilft Administratoren, die Auswirkungen der einzelnen Dienste zu verstehen. Und obwohl Dienste heute dank APIs besser vernetzt sind, sind Unternehmensnetzwerke noch immer stark fragmentiert. Ein SMP stellt Abhängigkeiten dar und macht die Reichweite der benutzten Dienste deutlich.
Eine Verwaltungsplattform hilft außerdem dabei, veraltete Software zu finden und zu entfernen. Sie kann auch zeigen, wo eine Konsolidierung möglich und sinnvoll ist. Das reduziert die Komplexität und wirkt sich positiv auf den Betrieb aus.
2. Kosteneinsparungen und Budgetklarheit
Viele moderne Anwendungen – sowohl für Privatnutzer als auch für Unternehmen – basieren auf Abonnementpreismodellen. Es ist unschön, aus einer einmaligen Anschaffung keinen Nutzen zu ziehen, aber noch verschwenderischer ist es, laufend für ein Werkzeug zu bezahlen, dass man gar nicht benutzt. SaaS-Managementplattformen legen solche Fälle offen.
Die Nachverfolgung der Kosten ist für die Budgetierung unerlässlich. Ein SMP visualisiert Cloud-Kosten, App-Kosten und andere. Auf diese Weise lässt sich leicht erkennen, wofür Geld ausgegeben wird und wie sich alle SaaS-Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum ansammeln
Finanzielle Klarheit bedeutet, dass Sie langfristig mit einem kleineren Budget auskommen. Einige SMPs erstellen auch automatisch Chargeback-Berichte, was die Transparenz noch weiter erhöht.
3. Lizenzverwaltung
Der Zugang zu Softwareabonnements ist über Lizenzen geregelt, die der Kunde vom Anbieter erwirbt. Diese Autorisierung ist zwingend erforderlich, da sie den Softwarekauf und das Recht zur Nutzung der App für einen bestimmten Zeitraum bedeutet. Das Lizenzmanagement wird jedoch in Unternehmen mit vielen verschiedenen Tools schnell zu einer großen Herausforderung.
Darüber hinaus gibt es drei Lizenzkategorien, die Sie im Auge behalten sollten:
- Einfache Benutzerlizenzen werden an einen oder mehrere Mitarbeiter vergeben.
- Kategorielizenzen werden nach Nutzung oder Funktionsumfang vergeben.
- Lizenzen mit langfristiger Verpflichtung müssen auch über einen längeren Zeitraum hinweg überwacht werden.
Eine SaaS-Verwaltungsplattform zeigt auch die Lizenztypen oder -stufen von Anwendungen an.
Bei alledem ist es wichtig, dass sie das Nutzungsmuster ihrer Anwendungen verstehen. Erkennt eine App beispielsweise regelmäßig Traffic? Wird sich ein bestimmtes Maß an Interaktion auf die Preisgestaltung auswirken? Eine SMP hilft bei der Beantwortung dieser Fragen. Außerdem zeigt sie an, ob Lizenzen zugewiesen oder nicht zugewiesen sind. Nicht zugewiesene Lizenzen können Sie kündigen, um Geld zu sparen, sofern das vertraglich möglich ist.
Ein SMP sollte zeigen, wie Lizenzzahlungen strukturiert sind: pauschal, pay per use oder gestaffelt. Da SaaS-Verwaltungsplattformen Benutzerrollen anzeigen können, ist es möglich, Vertragsinhaber oder Rechnungsempfänger zu hinterlegen. Dadurch wissen IT-Mitarbeiter sofort ihren Ansprechpartner für Lizenzfragen.
Diese Prozesse sind auch für das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern von Relevanz.
4. Stärkere Sicherheit und Compliance
Ökosystemsicherheit und Risikoanalyse sind von Natur aus miteinander verbunden. Eine Managementplattform muss aufzeigen, wo Risiken am höchsten und am niedrigsten sind und wie sie gemindert werden können. Eine SMP erreichen dies auf unterschiedliche Weise. Einige verwenden Listen und Statistiken, um IT-Teams eine Momentaufnahme zu geben. Andere visualisieren diese Informationen und zeigen die Ergebnisse in einem Diagramm an.
Eine SaaS-Verwaltungsplattform kann außerdem zeigen, wie Mitarbeiter auf bestimmte Assets – E-Mails, Dateien, Kontakte, Kalender – zugreifen, und aus diesem Verhaltensmuster Probleme erkennen, um die Administratoren sich kümmern müssen. Viele SMPs nutzen auch abteilungsübergreifende Zugangskontrollen. Das erleichtert es, Berechtigungen zu vergeben, zu widerrufen oder regelmäßige Audits durchzuführen, um das System in Ordnung zu halten.
Verschiedene Anbieter oder Agenturen haben ihre eigenen Compliance-Richtlinien. Die Autorisierung von Zugriff ist für die Einhaltung der Vorschriften ebenso wichtig wie die Einführung programmatischer Kontrollen zwischen den Anwendungen. Administratoren können sich beispielsweise Änderungen an Rollen oder Administratorstatus anzeigen lassen.
Je mehr geteilte Daten und Datentresore in einem Unternehmen im Einsatz sind, desto wichtiger ist eine SMP zum Erkennen von Verstößen. Auch hier wirkt sich die bessere Kontrolle positiv auf den Offboarding-Prozess aus. Bei gekündigten oder beurlaubten Mitarbeitern müssen die anwendungsbezogenen Berechtigungen entzogen werden. Ein SMP sollte aufzeigen, wie effektiv rollenbasierte Zugriffssteuerung (Role Based Access Control, RBAC) und attributbasierte Zugriffssteuerung im Unternehmen sind.
