Huddle Rooms als Erfolgsfaktor für optimale Collaboration

Für viele Unternehmen stellen Huddle Rooms (im Deutschen mitunter auch Huddle-Räume genannt) eine neue Art von Collaboration-Räumen und eine neue Form der Zusammenarbeit dar. Der Begriff stammt aus dem American Football und beschreibt kleine Besprechungsräume, die oft für spontane Besprechungen genutzt werden. Wenn es an die Planung dieser Konferenzräume geht, sollten Organisationen – zusammen mit den für das Teamwork erforderlichen Investitionen in die audiovisuelle Ausstattung – einige Best Practices befolgen.

Zunächst einmal gilt es, zu erkennen, dass Huddle Rooms häufig für die informelle Zusammenarbeit genutzt werden, in der Regel auf Ad-hoc-Basis. Aus diesem Grund wird sich die Nachfrage der Mitarbeiter nach diesen Konferenzräumen schwer vorhersagen lassen. Und die Nutzungsrate von größeren, formelleren Besprechungsräumen als Vergleich heranzuziehen, ist nicht unbedingt ein verlässlicher Indikator.

Vor diesem Hintergrund können Ihnen zwei Arten von Best Practices dabei helfen, Ihre Huddle-Room-Technologie zu optimieren.

Entwickeln Sie als Erstes Nutzungsmetriken, so dass eine Ausgangsbasis entsteht, die im weiteren Verlauf geprüft und angepasst werden kann. In den Metriken kann etwa enthalten sein, wie oft jeder einzelne Huddle Room verwendet wird, wie viele Mitarbeiter pro Besprechung teilnehmen, wie lange das Meeting dauert, wie stark externe Partner einbezogen und welche Collaboration-Anwendungen eingesetzt werden. Im Laufe der Zeit geben diese Nutzungsmetriken darüber Auskunft, wie viele Huddle Rooms benötigt werden, wie groß die Räume sein sollten, welche Collaboration-Tools genutzt werden und in welchem Umfang IT-Support und -Integrationen erforderlich sind.

Die zweite Best Practice konzentriert sich auf die Collaboration-Benutzererfahrung (User Experience, UX), indem sie misst, wie die Huddle-Room-Technologie die Anforderungen der Mitarbeiter erfüllt. Nachdem Huddle Rooms etwas Neues sind, müssen Sie die User Experience definieren, so dass die Mitarbeiter wissen, was sie erwarten können und inwieweit sich Huddle Rooms von anderen Besprechungsumgebungen, zum Beispiel größeren Konferenzräumen, unterscheiden.

Schließlich wollen Sie den Wert Ihrer Investitionen maximieren, und eine gute Benutzererfahrung entscheidet wesentlich darüber, wie gut die Huddle-Räume angenommen werden. Huddle Rooms besitzen das Potenzial, die Workflows von Besprechungen zu verbessern und neue Collaboration-Formen zu ermöglichen. Endnutzer brauchen allerdings nach wie vor triftige Gründe, um diese Art von Konferenzräumen aufzusuchen – und diese Gründe können Best Practices für die User Experience liefern.

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