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Ratgeber

Exchange-Migrationsprogramme verschieben nicht nur Mails

Viele Microsoft-365-Migrationsprogramme können mehr als nur E-Mails verarbeiten, da immer mehr Unternehmen sich daran machen, unterschiedliche Daten in die Cloud zu verlagern.

Reda Chouffani
von
Zuletzt aktualisiert:09 Nov. 2021

Chats und Videokonferenzen gewinnen als Kanäle für den Austausch in Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Trotzdem bleiben E-Mails das wichtigste Kommunikationsmittel. Das Umstellen eines Systems On-Premises auf Microsoft 365 in der Cloud hilft, die Betriebszeit zu verbessern und die Kosten für die Wartung und den Support des lokalen Exchange-Servers zu senken.

Aber es gibt auch andere Unternehmensressourcen und -daten, die genauso wichtig sind wie E-Mails, zum Beispiel SharePoint und Dateiserver. Da diese ebenfalls als Dienste in der Cloud von Microsoft verfügbar sind, ziehen immer mehr Unternehmen in Betracht, den Migrationsaufwand zu bündeln – besonders, da Tools für die E-Mail-Migration auch das Lift-and-Shift dieser Systeme in die Cloud unterstützen.

Programme von Drittanbietern – wie BitTitan MigrationWiz, SkyKick und CodeTwo Office 365 Migration – enthalten zusätzliche Funktionen, mit denen sich auch andere Datentypen verarbeiten lassen. Sie übertragen E-Mails aus verschiedenen Quellen, wie Google, POP3/IMAP sowie lokalen Exchange- und Microsoft-365-Mandanten – und sie unterstützen die SharePoint- und Dateiservermigrationen. Der Vorteil besteht darin, dass IT-Teams somit im selben Migrationsprojekt E-Mails, Dateien und Intranetinhalte gleichzeitig mit einer einzigen Migrationsplattform in Angriff nehmen. Um jedoch das richtige Werkzeug für das Projekt auszuwählen, sollten Sie sich im Klaren sein, welche Funktionen Sie benötigen.

Finden Sie Support für andere Komponenten als nur E-Mail

E-Mails sind nur ein Teil des Jobs, wenn es um die Migration des Mail-Programms geht. Nutzer verwenden meist mehrere Komponenten in ihrem E-Mail-Client, die Sie leicht vergessen könnten – zum Beispiel Signaturen, Disclaimer, öffentliche Ordner und freigegebene Postfächer.

Wenn Sie sich also auf einen Umzug vorbereiten, sollten Sie sich einen Überblick verschaffen, welche Komponenten in die Cloud wechseln sollten und anhand dessen auswählen, welches Migrations-Tool das richtige ist. Zu den typischen Funktionen gehören:

  • E-Mails;
  • archivierte E-Mails oder PSTs;
  • E-Mail-Signaturen und Disclaimer;
  • geteilte Postfächer;
  • SharePoint-Kalender in Outlook;
  • Vorlagen für automatische Antworten;
  • persönliche Adressbücher;
  • persönliche OneDrive-Dateien;
  • Daten von Server- oder Netzlaufwerken;
  • SharePoint-Dokumentbibliotheken;
  • persönliche SharePoint-Seiten;
  • Metadaten von SharePoint-Dokumenten; und
  • Dokumentversionen.

Stellen Sie die Kompatibilität von Quelle und Ziel sicher

Sobald Sie wissen, was genau Sie migrieren müssen, besteht der nächste Schritt darin, die Unterstützung der aktuellen Systemversionen sowohl von der Quelle als auch vom Ziel zu bestätigen. Sie verwenden möglicherweise eine Reihe verschiedener Versionen für Exchange, SharePoint und Dateiserver.

Sie sollten außerdem sicherstellen, dass der Migrationsdienst Ihrer Wahl die im vorangegangenen Schritt ermittelten Anforderungen erfüllt. Andere Faktoren, die vor einem Kauf zu berücksichtigen sind, sollten Preis- und Supportoptionen umfassen.

Bewerten und erfassen Sie die Umgebung

Vor einer Migration sollte die IT die Umgebung untersuchen, um potenzielle Probleme oder Risikobereiche in den Quelldaten zu identifizieren. Große Postfächer, Probleme mit langen Dateipfaden oder ungültige Zeichen in Dateinamen sind nur einige Beispiele für potenzielle Probleme während der Migration, die zu Datenverlust führen.

Einige Tools bieten eine automatische Erkennung und Bewertung an, um alle potenziellen Risikobereiche oder Probleme zu ermitteln, die während des Umzugs auftauchen könnten. Diese Prüfungen geben der IT Zeit, mögliche Probleme zu identifizieren und vor dem geplanten Umzug zu beheben.

Stellen Sie sicher, dass Sie Migrationsmanagement und -Support einbinden

Bei einer Migration dauert es in manchen Fällen Wochen oder Monate, bis die Inhalte von der Quellumgebung in das Cloud-Ziel übertragen sind. Sie sollten dies berücksichtigen und ein Programm wählen, das Remote-Deployment, Remote-Management und weitere Funktionen unterstützt, damit Sie den Projektfortschritt nicht laufend vor Ort überwachen müssen.

Ergreifen Sie außerdem die Gelegenheit, ihre Data-Governance-Richtlinien neu zu definieren und Daten neu zu organisieren. Vor der Migration sollten Unternehmen unnötige Daten systemübergreifend archivieren oder entfernen. Gute Kandidaten für die Archivierung sind besonders große Postfächer oder Dateien auf die seit mehr als fünf Jahren nicht zugegriffen wurde.

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