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Errichten Sie in 6 Schritten eine Cloud-Tagging-Strategie
Schlamperei in der Cloud verursacht schnell unerwartet hohe Kosten. Wir erklären, wie Sie in sechs Schritten Ressourcen so mit Tags versehen, dass Sie alles im Griff haben.
Es mag wie eine Binsenweisheit klingen, aber: was Administratoren nicht finden können, können sie auch nicht verwalten. Obwohl diese Aussage jedem gleich einleuchtet, fällt es vielen schwer, die Konsequenzen zu ziehen: Ressourcen in der Cloud werden mit provisorischen Namen versehen, sind nicht mehr zu finden und ihre Tags folgen keinem ersichtlichen Muster. Wenn Sie sich vorab Gedanken zur einer Namens- und Tag-Strategie für Ihre Cloud machen, können Sie diesem Problem jedoch mit etwas Fleißarbeit vorbeugen.
Die oft unleserlichen und kryptischen Namen, die Cloud-Anbieter Ressourcen automatisch beim Erstellen zuweisen, können Sie benutzerdefiniert so abwandeln, dass sie verständlich, einheitlich und aussagekräftig sind. Das vereinfacht viele Prozesse im Unternehmen, von der Automatisierung über das Anpassen von Richtlinien und Rechnungsprüfungen bis hin zu Sicherheit und Verfügbarkeit.
Wir erklären, wie Sie eine solche Tagging-Strategie planen und umsetzen, damit sich Ihre Mitarbeiter in der Cloud zurechtfinden.
Was ist ein Tag?
Ein Tag ist eine Kombination aus einem Schlüssel (einem Kategorienamen) und einem Wert (dem Namen von etwas in dieser Kategorie). Häufig findet man beispielsweise Umgebung als Schlüssel und Entwicklung, Test oder Produktion als Werte, die Aufschluss darüber geben, wozu die jeweilige Umgebung gedacht ist.
Benutzerdefinierte Tags helfen dabei, Ressourcen leichter zu identifizieren und können auch mehrere Schlagwörter für potenzielle Querverweise enthalten. Eine Ressource kann beispielsweise als Umgebung-Produktion und zeitgleich Organisation-Finanzen gekennzeichnet sein.
Die zentralen Schritte für eine Cloud-Tagging-Strategie
Eine sinnvolle Cloud-Tagging-Strategie hängt von zwei Dingen ab:
- ein Plan für aussagekräftige, einheitliche Tags; und
- eine Strategie, wie das Unternehmen gewährleisten kann, dass diese Tags konsistent und konsequent benutzt werden.
Tagging ist somit keine einmalige Angelegenheit. Es ist vielmehr eine dauerhafte Verpflichtung, dem Management und der Überwachung von Cloud-Ressourcen die notwendige Aufmerksamkeit zu schenken. Wir stellen die sechs Schritte vor, die notwendig sind, um eine erfolgreiche Tagging-Strategie zu entwickeln.
Schritt 1. Erarbeiten Sie Anforderungen an die Tags im Team
Ganz am Anfang sollten Sie ein Team zusammenstellen, in dem alle Unternehmensbereiche vertreten sind, die einen Bedarf oder Grund haben, auf Cloud-Ressourceninformationen zuzugreifen. Ziel ist es, zu verstehen, wer welche Daten wann und wie verwendet und dann zu entscheiden, wie Tags die zugehörigen Prozesse vereinfachen können.
Es ist empfehlenswert, sich zu Beginn nur mit den allgemeinen Anforderungen an die Tagging-Struktur auseinanderzusetzen und sich nicht in Details zu verlieren. Dadurch verhindern Sie, dass Sie bei wachsendem Informationsstand wieder zurückrudern müssen. Als Anhaltspunkt finden Sie im Folgenden drei typische Bereiche für Tags:
- Finanzierung und Abwicklung
- Betrieb und Überwachung
- Planung und Organisation
Schritt 2. Nach Datennutzung gruppieren
Nachdem Sie die Datennutzung erfasst haben, ist es an der Zeit, über Tags nachzudenken. Bewährt hat sich hierfür ein einen Top-Down-Ansatz. Beginnen Sie daher mit der Gruppierung der Datennutzungsanforderungen im Unternehmen, um sicherzustellen, dass Sie die Ansprüche der Stakeholder trennen und dass Sie alle Formen der Datennutzung einem Tag oder einer Gruppe von Tags zuordnen. Auf diese Weise bildet das Tagging ab, welcher Teil Ihres Betriebs welche Informationen benötigt (Wer-Wissen). Auf dieser Basis können Sie eine Reihe von Schlüsseln und Werten erstellen, um die Abteilungen zu identifizieren, die in Ihrem Team mitarbeiten.
Schritt 3. Tags für allgemeine Aufgaben einrichten
Der nächste Schritt besteht darin, sich die Datennutzung anzusehen, also das Was-Wissen. Hier ist es wichtig, nicht für jede Abteilung spezielle Nutzungs-Tags zu erstellen. Kostenzuordnung und Budgetabgleich sind beispielsweise Aufgaben, die normalerweise überall auf die gleiche Weise ablaufen. Richten Sie daher einen gemeinsamen Tag-Satz für solche Aufgaben ein.
Schritt 4. Rollen verallgemeinern
Aufgaben wie die Zugriffskontrolle und das Anwenden von Sicherheits- und Compliance-Beschränkungen sind ein weiterer wichtiger Punkt – das Wie-Wissen. Wie die Was-Wissen-Dimension können diese Aktivitäten unternehmensweit relevant sein. Häufig beziehen sich diese Aufgaben und zugehörigen Daten direkt auf die Rolle eines Mitarbeiters. Es ist dennoch wichtig, Rollen so weit wie möglich zu verallgemeinern, um sicherzustellen, dass Sie nicht am Ende Tausende von Schlüssel-Wert-Tags verwenden.
Beginnen Sie mit der Annahme, dass Sie eine einzelne Rolle haben – für die Sie das Schlüsselwort Rolle verwenden können – und weisen Sie dann Rollen so weit wie möglich gemäß Ihren Einschränkungen zu. Bei Bedarf können Sie ein Schlüsselwort hinzufügen, um Hierarchien zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten abzubilden.
Schritt 5. Bestimmen Sie, wie Sie taggen
Jetzt können Sie mit dem eigentlichen Erstellen von Tags loslegen. Es empfiehlt sich, die Verantwortung hierfür den Cloud-Administratoren zu übertragen. Sie sollten sicher gehen, dass wirklich alles ein Tag erhält. Markieren Sie jede aktuelle Ressourcen mit jedem geeigneten Tag, auch wenn nicht alle Tagging-Kombinationen derzeit verwendet werden. Markieren Sie jede neue Ressource unmittelbar vor der Verwendung.
Identifizieren Sie die mit Ressourcen verknüpften Tags, senden Sie die Ergebnisse zur Überprüfung an das ursprüngliche Planungsteam und wenden Sie die Tags dann von oben nach unten an. Die meisten Unternehmen erstellen in dieser Phase gerne Berichte, um zu sehen, wie die Tagging-Strategie Ressourcendaten organisiert, und um bei Bedarf eine Grundlage zum Verfeinern von Tags zu haben.
Schritt 6. Erstellen Sie einen Tag-Plan
Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Ergebnisse zu dokumentieren. Erstellen Sie einen Plan, den Sie bei Änderungen an den Tags oder am Tagging-Prozess auf dem neuesten Stand halten. Er sollte alle aktuellen Tags und deren Hintergründe dokumentieren, die Art und Weise, wie Ressourcen mit Tags versehen werden sollen, die für das Tagging und die Überprüfung verantwortlichen Abteilungen sowie Beispiele dafür, wie jede Abteilung die Tags verwendet.
Bei Tag-Strategien dreht sich alles um die Planung, daher ist es ratsam, diese vorbereitenden Schritte zu berücksichtigen, bevor Sie beginnen. Ein schlechter oder gar kein Plan kann ein Unternehmen auf der ganzen Linie Zeit und Geld kosten.
