Eine gute Budgetplanung beginnt mit der richtigen Strategie

Planung sollte die Budgetstrategie bestimmen

Obwohl der Zeitrahmen für ein Budget in der Regel ein Jahr beträgt, kann das Budget auch als der erste Schritt betrachtet werden, um sicherzustellen, dass eine Geschäftsstrategie erfolgreich ist.

Zunächst gilt es, die strategischen Ziele des Unternehmens zu definieren, was zu einer Analyse der Produkte und Märkte führt, die das Unternehmen vorantreiben. Diese Märkte werden zusätzliche Ressourcen erfordern, und die Produkte müssen möglicherweise verbessert werden, um den wahrscheinlichen Reaktionen der Wettbewerber entgegen zu treten.

Die Geschäftsstrategie im ersten Jahr auszuarbeiten ist ein wichtiges Ziel der Budgetplanung. Das heißt nicht, dass Kosten-Management unwichtig ist (insbesondere in den Verwaltungsabteilungen), aber Unternehmen, die Budgetierung als Teil der Planung und Geschäftsstrategie sehen, werden erfolgreicher sein.

Eine kleine Warnung sei aber angebracht. Einige Unternehmen kaufen Budgetierungssoftware, um die Effizienz und Effektivität ihrer Budgetzyklen zu verbessern.

Dieser Ansatz kann zwar operativ nützlich sein, sollte aber nicht auf Kosten der formalen Planung gehen, die für eine effektive Budgetierungsstrategie unerlässlich ist.

Best Practices für die Budgetierung

Bevor mit einem formalen Budgetprozess begonnen wird, ist es sinnvoll, die Best Practices für die Budgetierung zu bewerten.

Folgende Abbildung zeigt fünf Best Practices für die Budgetplanung.

Es gibt einige sehr gute Artikel zu Best Practices für die Budgetierung, zum Beispiel dieser in der Harvard Business Review (auf Englisch), die bei der Umsetzung helfen können. Sie bilden eine unschätzbare Grundlage für den Erfolg einer Budgetierungsstrategie.

Auswahl einer Budgetierungsmethodik

Der nächste logische Schritt ist die Entscheidung über den Projekt-Management-Ansatz, mit dem das Budget erstellt wird. Man sollte die Aufgaben festlegen, wer sie ausführt, wie Budgetschritte überprüft werden und wie ein endgültiges Budget erstellt wird.

Eine starke Methodik wird bei der Konsensbildung helfen, bei den Korrekturen in der Mitte des Prozesses und der Fähigkeit, das Budget jedes Quartal zu verlängern – sobald die tatsächlichen Ergebnisse vorliegen.

Budgetstrategie und Softwareanbieter

Obwohl die Bedeutung von Softwarefunktionen, die bei der Erstellung von qualitativ hochwertigen Budgets helfen, nicht zu unterschätzen ist (zum Beispiel Workflow, Business Intelligence und treiberbasierte Planung), gibt es wichtigere Faktoren, die zu berücksichtigen sind.

Diese werfen Fragen auf, wenn es darum geht, die Expertise bestimmter Anbieter für die Budgetierungsstrategie zu bewerten: Wie sieht der Ansatz des Herstellers zur Zielsetzung und zu Best Practices aus? Hat er eine Methodik? Wie ist es den Kunden gelungen, ihre Budgetierungsstrategie erfolgreich umzusetzen, insbesondere bei der Erreichung der strategischen Ziele, die den Budgetierungsprozess vorantreiben?

Die Anbieter können eigene Beratungsgruppen oder Beratungspartner haben. Die Herausforderung besteht darin, deren Erfolgsbilanz mit zielgerichteten Ergebnissen zu überprüfen, die in den Erfolgsgeschichten der Kunden verfügbar sein sollten.

Hier sind Anwendungsbeispiele zweier Softwareanbieter für Corporate Performance Management (CPM).

Henkel setzt Tagetik für treiberbasierte Unternehmensplanung ein

Henkel ist weltweit führend bei Marken und Technologien in den drei Geschäftsfeldern: Wasch- und Reinigungsmittel, Schönheitspflege sowie Klebetechnologien. Ziel des Unternehmens war es, den Prozess der Unternehmensplanung zu rationalisieren.

Henkel beauftragte hierfür pmOne. Das Beratungsunternehmen hatte die Geschäftsanforderungen von Henkel am besten verstanden und konnte nachweisen, dass die CPM-Software von CCH Tagetik das passende Produkt zur Vereinheitlichung von Budgetierung und Planung war. Dieser Fall zeigt, welchen Nutzen Beratungsfirmen haben können, und veranschaulicht, dass man vor der Auswahl eines Softwareherstellers einen Berater konsultieren sollte.

In früheren Jahren war die Entwicklung und Validierung von strategischen Plänen bei Henkel zu langsam. Jetzt werden die Pläne mit einem gut durchdachten, konsensbasierten Ansatz für die Budgetstrategie von oben nach unten in den einzelnen Abteilungen veröffentlicht und die Abteilungen erstellen ihre eigenen Budgets (bottom-up), um die Pläne zu unterstützen. Die Planungsabteilung des Unternehmens nutzt das neue System auch, um zu sehen, welche Treiber für die endgültigen Planergebnisse am wichtigsten waren.

Mehr als 1.000 Abteilungen lieferten die Inputs für den Planungsprozess. Das Ergebnis war ein transparentes Planungssystem mit kürzeren Planungszyklen und der Möglichkeit, die Werttreiber zu visualisieren. Henkel hatte eine Vision für die Unternehmensplanung und setzte Tagetik und pmOne ein, um ein System zu entwickeln, das sowohl schneller als auch treiberbasiert ist.

Produktionsplanung in Prophix bei Panariagroup

Panariagroup ist ein Hersteller von keramischen Wand- und Bodenbelägen mit rund 9.000 Kunden und sechs Produktionsstätten. Ziel des Unternehmens war es, zu verstehen, welche Produkte hergestellt werden sollten und in welchen Bereichen die Kundenwünsche am gewinnbringendsten erfüllt werden können.

Die Panariagroup wollte ein integriertes Budget über alle Abteilungen hinweg aufbauen. Mit der CPM-Software von Prophix war es ihr möglich, einen einheitlichen Ansatz zu schaffen und den Budgetzyklus von vier Monaten auf zwei zu verkürzen.

Mit dem neuen System kann die Panariagroup intelligente Entscheidungen treffen, zum Beispiel den Einkauf von Rohstoffen, die zu verwendenden Produktionslinien, den Einsatz von Arbeitskräften und die Produktion von Fliesen in den sechs Werken.

Renato Martelli, Vice President Corporate Controlling und Investor Relations, sagt: „Mit der Software von Prophix erstellen wir jetzt einen hochkarätigen Produktionsplan, der die Entscheidungen der Panariagroup in Bezug auf den Einkauf von Rohstoffen, die Lagerbestände und die Nutzung der Ressourcen beeinflusst.“

Diese beiden Anwendergeschichten zeigen, wie strategisch eine Budgetierung sein kann, wenn sie mit Geschäftsplänen verknüpft ist und wie integrativ sie für eine gute Planung ist. Das erste Jahr eines strategischen Plans erfordert eine sorgfältige Budgetierung. Das gemeinsame Management von Zielen, Plänen und Best Practices ist dabei entscheidend für den Geschäftserfolg.

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