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Effektive Richtlinien für PC-Lebenszyklen kreieren
PC Lifecycle Management erfordert es, ein Gleichgewicht zwischen Kostensenkung und Aufrechterhaltung der Produktivität zu finden. Das ist nicht trivial.
Wenn es um den Lebenszyklus von PC-Hardware geht, ist die Rechnung einfach: Je länger der Lebenszyklus, desto größer die Kostenersparnis.
Die Verlängerung des PC-Lebenszyklus ist jedoch einfacher gesagt als getan. Schließlich entspricht ältere Hardware möglicherweise nicht den Leistungsvorstellungen und -standards seiner Benutzer oder des Managements, was zu Produktivitätsverlusten führen kann. Für die Unternehmens-IT besteht die Herausforderung darin, ein effektives Gleichgewicht zwischen Kostensenkung und Aufrechterhaltung der Produktivität zu finden. Das ist nicht ganz einfach.
Wie lange sollte ein PC-Lebenszyklus dauern?
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen an den PC-Lebenszyklus. Wenn jeder Mitarbeiter hochfunktionale und Performance-kritische Hardware benötigt, sind die Lebenszyklen kürzer – man kann in diesem Fall von etwa drei Jahren ausgehen.
Wenn einige Mitarbeiter jedoch nicht so viel Rechenleistung oder Geschwindigkeit benötigen, kann die IT-Abteilung auch ältere PCs verwenden – der Lebenszyklus kann hier auf fünf bis zehn Jahre verlängert werden.
Lebenszyklen dieser Länge können zwar zu gelegentlichen Leistungsproblemen bei älteren PCs führen. Aber die Kosteneinsparungen durch den Verzicht auf den Kauf neuer PCs können gelegentliche Produktivitätsverluste durch alte Hardware ausgleichen.
Wie sollte die IT PCs verteilen?
Sobald die IT ihre Lebenszyklen festgelegt hat, muss sie die PCs entsprechend verteilen, um eine Balance zwischen Produktivität und Kosteneinsparungen zu finden. Zum Beispiel sollten Führungskräfte und andere wichtige Mitarbeiter mit den neuesten PCs ausgestattet werden, um eine optimale Leistung zu gewährleisten. Mitarbeiter, die weniger ressourcenintensive Aufgaben erledigen, wie etwa die Eingabe von Daten, können hingegen mit älteren PCs auskommen.
Die PCs der Führungskräfte sollte die IT spätestens dann durch neue Hardware ersetzen, wenn sie spürbar langsamer werden. Die älteren, aber noch funktionsfähigen PCs, können dann an die Mitarbeiter mit weniger wichtigen Aufgaben weitergegeben werden. Dies hilft, aus einem Gerät, das den Anforderungen von Anwendern mit hoher Priorität nicht mehr gerecht wird, ein paar Jahre mehr herauszuholen.
Manchmal benötigen ältere PCs auch nur ein Hardware-Tuning, um die Prozessorgeschwindigkeit oder den Arbeitsspeicher zu erhöhen. Das kann sich lohnen, wenn das Optimieren der PCs zu einem längeren Lebenszyklus führt. Schließlich ist es billiger, eine einzelne Hardwarekomponente eines PCs zu ersetzen, als ein komplett neues Gerät zu kaufen.
Sollte die IT nach Ablauf der Garantiezeit Support in Anspruch nehmen?
Bei der Einrichtung des PC-Lebenszyklus muss die IT-Abteilung auch Garantien und Support berücksichtigen. Grundsätzlich kann sich die IT auf die Herstellergarantie als Sicherheitsnetz verlassen, wenn etwas schief geht. Garantien dauern jedoch nicht ewig. Daher muss die IT-Abteilung auch den Support nach der Garantiezeit durch den Hersteller oder einen Dritten in Betracht ziehen.
Der Support nach Ablauf der Garantiezeit stellt sicher, dass die Organisation auch nach Garantieablauf auf einen zuverlässigen PC-Support zurückgreifen kann. Dazu kann die IT-Abteilung beispielsweise den Support auf die Dauer des PC-Lebenszyklus verlängern. Zwar kann Support teuer sein – oft mehr als eine Garantie – aber er kann den Lebenszyklus eines PCs weit über die typische Garantiezeit von ein bis drei Jahren hinaus verlängern.
Eine Alternative dazu ist, dass die IT auf den externen Support verzichtet und ihre PCs im eigenen Haus wartet. Dieser Weg der Selbsthilfe erhöht zwar die Arbeitsbelastung der IT und kann dazu führen, dass die IT-Abteilung mehr Mitarbeiter einstellen muss, um die erhöhte Arbeitsbelastung zu bewältigen. Andererseits lassen sich damit auch Kosten einsparen.
Die IT-Abteilung kann diese Optionen natürlich auch nach eigenem Ermessen miteinander kombinieren. Unternehmen mit einem fünfjährigen PC-Lebenszyklus können zum Beispiel eine einjährige Garantie mit drei Jahren externem Support und einem Jahr internen Support kombinieren.
Was sollte die IT mit Hardware machen, die ihren Lebenszyklus beendet hat?
Auch wenn einige PCs nicht den von der eigenen Organisation festgelegten Standards entsprechen: Solche Rechner können immer noch in anderen Organisationen eingesetzt werden und dort eine gute Leistung erbringen. Unternehmen können auf diese Weise PCs mit kürzeren Lebenszyklen in großen Mengen an andere Unternehmen verkaufen, wenn die Geräte ihr Lebensende erreicht haben.
Alternativ kann die IT-Abteilung auch am Ende des PC-Lebenszyklus alle noch brauchbaren Komponenten demontieren und die Teile entweder recyceln oder verkaufen. Selbst bei einem defekten Gerät hat ein Teil der Hardware immer noch einen gewissen Wert.
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