Der ultimative Leitfaden für Team-Collaboration-Plattformen

Was sind Team-Collaboration-Plattformen?

Team-Collaboration-Plattformen haben sich im Laufe der Jahre von einem einfachen Kommunikationskanal zu einem wahren Innovationszentrum für Unternehmen entwickelt, das Aufgaben-, Projekt- und Dokumentenmanagement ermöglicht. Da ständig neue Funktionen hinzukommen, kann es schwierig sein, den Überblick über alle Optionen dieser Plattformen zu behalten.

Dies sind einige Kernfunktionen von Team-Collaboration-Plattformen:

• Messaging
• Chat
• Kanäle
• Sprachanrufe
• Video Conferencing
• Screensharing
• Kalender
• Filesharing

Mögliche weitere Features:

• virtuelle Whiteboards
• Anwendungsintegration in Produktivitätsanwendungen, ERP-Systeme oder Managementplattformen für den Kundenservice
• Webinare/Schulungen
• Chatbots
• KI für genauere Meeting-Transkripte.

Team-Collaboration-Plattformen sind so konzipiert, dass Benutzer virtuelle Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit zwischen fest bestehenden und Ad-hoc-Teams erstellen können. Die meisten Plattformen unterstützen Datenschutz- und Datensicherheitsrichtlinien, die Unternehmensdaten und Nutzer schützen. Sie ermöglichen es Organisationen zudem, Compliance- und gesetzliche Anforderungen für Datenaustausch und -speicherung, Protokollierung, Audits/Offenlegung und Archivierung durchzusetzen.

Während einige Team-Collaboration-Plattformen kostenlos verfügbar sind, zahlen die meisten Unternehmen für die Nutzung, um den Zugang zu Funktionen und Sicherheitsoptionen auf Enterprise-Niveau zu gewährleisten.

Die Auswirkungen der Pandemie auf Team-Collaboration-Plattformen

Zu Beginn der COVID-19-Pandemie waren nur wenige Unternehmen vollständig auf Remote-Arbeit vorbereitet. Dennoch mussten die Firmen quasi über Nacht eine Infrastruktur bereitstellen, die eine integrierte, produktivitätsorientierte Zusammenarbeit zwischen ihren verteilten Mitarbeitern unterstützt und sie mit Partnern, Lieferanten, Kunden und anderen Mitgliedern des geschäftlichen Ökosystems in Verbindung hält.

Plattformen wie Cisco Webex, Google Chat, Microsoft Teams und Slack wurden zu einem entscheidenden Faktor bei der Bewältigung dieser Herausforderung. Sie halfen Unternehmen, die Möglichkeiten der virtuellen Zusammenarbeit auf ein Niveau zu bringen, das mit der direkten Zusammenarbeit vor Ort vergleichbar ist. Das war keine leichte Aufgabe für Benutzer mit unterschiedlichem Niveau in Sachen Infrastruktur, wie Rechenleistung, Mobilität und Konnektivität. Alle Benutzer benötigten eine nahtlose, ähnliche und sichere Nutzungserfahrung, unabhängig von Standort und Gerät.

Die Plattformen mussten über eine erstklassige Integration in andere Anwendungen verfügen, etwa E-Mail, Kalender und Backend-Systeme, damit das Umschalten zwischen den Anwendungen auf ein Minimum beschränkt blieb. Dies bedeutete eine große Herausforderung für IT-Teams, die versuchten, sich außerhalb ihrer üblichen festen Büroräume zurechtzufinden.

Unternehmen mussten außerdem darauf achten, wie ihre Mitarbeiter diese Plattformen nutzten, da sich die Muster schnell änderten. Zu Beginn der Pandemie verließen sich die Nutzer beispielsweise stark auf Videokonferenzen. Doch inzwischen hat sich eine Zoom-Müdigkeit eingestellt, die Anwender dazu veranlasst, die Nutzung von Video-Meetings zu reduzieren. Den Nutzern wurde zudem klar, dass sie für eine bessere Zusammenarbeit Funktionen wie virtuelle Whiteboards benötigten, wenn sie dauerhaft remote arbeiten sollten.

Vorteile von Team-Collaboration-Plattformen

Team-Collaboration-Plattformen haben sich zu einem wichtigen Business Tool entwickelt, weil sie sowohl für Anwender als auch für Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten. Irwin Lazar, Mitbegründer von Metrigy Research, hat einige der geschäftlichen Vorteile von Team-Collaboration-Plattformen zusammengefasst:

• weniger Meetings
• erhöhte Produktivität
• Kosteneinsparungen
• Reduzierung des E-Mail-Aufkommens
• Umsatzsteigerung, da Mitarbeiter mit Kundenkontakt schnell Antworten auf ihre Fragen erhalten können.

Absicherung von Team-Collaboration-Plattformen

Wenn Unternehmen eine Team-Collaboration-Umgebung für ihre Remote-Mitarbeiter einrichten, müssen sie ihre Remote-Arbeitsrichtlinien und -prozesse überprüfen, um sicherzustellen, dass sie damit übereinstimmen, wie die Benutzer mit der Plattform interagieren.

Zum Beispiel wurden Team-Collaboration-Plattformen vielfach zunächst als Anwendung von verschiedenen Abteilungen bereitgestellt und verwaltet. Nun gehen Unternehmen dazu über, das Management bei der IT zu zentralisieren und Single Sign-On sowie andere Best Practices für die Sicherheit anzuwenden. Für Team-Collaboration-Plattformen sollten die gleichen Standards wie für andere Enterprise-Anwendungen gelten und die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden.

Die Sicherheitsbedenken im Zusammenhang mit Team-Collaboration-Plattformen entsprechen denen bei anderen Business-Anwendungen: Phishing, mobile Schwachstellen, Compliance und Datenlecks. Diese Plattformen setzen Unternehmen auch anderen möglichen Problemen aus. Dazu zählen Gebührenbetrugsangriffe gegen ihre Anrufinfrastruktur, was zu finanziellen Verlusten führen kann, Denial-of-Service-Attacken gegen Netzwerke und On-Premises-Anwendungen sowie die potenzielle Verwendung von Beleidigungen oder unangemessene Wortwahl. Dagegen gilt es, Vorkehrungen zu treffen.

Um weniger Angriffsfläche zu bieten, besteht eine Möglichkeit darin, die Anzahl der im Unternehmen unterstützten Team-Collaboration-Plattformen zu reduzieren, da die Verwaltung mehrerer Anwendungen eine Herausforderung darstellen kann.

Im Folgenden sind einige der Probleme aufgeführt, die durch die Verwendung mehrerer Team-Collaboration-Plattformen entstehen:

• Anwendungsintegration
• Verständnis der Risiken und Durchsetzung der Sicherheit über zahlreiche Plattformen hinweg
• Bereitstellung und Aktualisierung von Funktionen
• Schwierigkeiten bei der Standardisierung den Anwenderschulungen
• erhöhte Kosten
• größerer Aufwand beim Troubleshooting für die IT-Abteilung
• Fehlen einer einheitlichen Benutzeroberfläche

Cloud-basierte Team-Collaboration-Plattformen können ebenfalls ein Risiko für Unternehmen darstellen. Sie erfordern einige grundsätzliche Überlegungen, unter anderem die Implementierung der folgenden Best Practices für die Sicherheit von Cloud Collaboration:

• gründliche Prüfung der Anbieter, insbesondere der Risiken durch Dritte
• Abwägung, wie die Provider mit Gastzugriffsrechten umgehen
• Verständnis, wie die Anbieter mehrschichtige Sicherheitskontrollen unterstützen
• Entwicklung eines Plans für Anwenderschulungen, der die Risiken der Cloud berücksichtigt

Unterstützung der externen Collaboration

Externe Collaboration wird schnell zu einem Muss bei Team-Collaboration-Plattformen, weil die Benutzer erwarten, dass sie mit Personen außerhalb der Firma in Kontakt treten und auf die gleiche Weise wie mit ihren Kollegen interagieren können. Die Bereitstellung eines solchen Zugangs kann jedoch knifflig sein.

Gastzugang und Federation sind zwei Modelle, die das Ziel der externen Collaboration erreichen können. Der Gastzugang ist einladungsbasiert und erstreckt sich auf einzelne Nutzer auf einer kontrollierten Basis. Federation wiederum beruht darauf, dass unterschiedliche Plattformen zusammenarbeiten können, wie Jon Arnold, Principal bei J Arnold & Associates, beschreibt. Während der Gastzugang einen einfacheren Ansatz darstellt, bietet Federation weitaus mehr Kontrolle, etwa die Beschränkung des Zugriffs externer Mitarbeiter auf bestimmte Funktionen. Arnold gibt Tipps, wie sich die beste Option für eine Organisation ermitteln lässt.

Andrew Froehlich, Präsident von West Gate, erläutert, wie Microsoft, Slack und Cisco jeweils den Federated-Zugriff handhaben, und vermittelt einen Einblick in die Angebote von neuen Drittanbietern.

Anbieter von Team-Collaboration-Lösungen

Team-Collaboration-Plattformen verfügen über so viele zusätzliche Extras, dass es schwierig sein kann, herauszufinden, welches Produkt sich für ein Unternehmen am besten eignet. Die meisten Plattformen bieten die Möglichkeit, persistente Kanäle, Räume oder Teambereiche zu erstellen, die eine Gruppenkommunikation im Rahmen einer Teamaktivität oder eines Teamprojekts ermöglichen und einen privaten Eins-zu-Eins-Chat bieten. Das macht sie zu einem geeigneten Ersatz für IM-Plattformen, so Irwin Lazar von Metrigy.

Zu den Unterscheidungsmerkmalen gehören laut Lazar folgende Punkte:

• Unterstützung für integrierte Telefonie- und Video-Meeting-Funktionen
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, einschließlich kundeneigener Verschlüsselungs-Keys
• Integration in Legacy-Anruf- und -Conferencing-Plattformen
• Standardintegrationen sowie APIs, um individuelle Integrationen und Workflows zu ermöglichen
• Lizenzierungsoptionen und -kosten
• Unterstützung für die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit

Darüber hinaus empfiehlt es sich, zwei der Angebote, die zu den Favoriten eines Unternehmens gehören, genau unter die Lupe zu nehmen. So sehen Sie, wo deren Stärken und Schwächen liegen. So hat Andrew Froehlich beispielsweise einen direkten Vergleich zwischen Microsoft Teams und Slack in vier wichtigen Bereichen durchgeführt: Collaboration-Grundlagen, Video-Conferencing-Funktionen, Anruf- und Telefonieoptionen sowie Softwareintegrationen.

Management von Team-Collaboration-Plattformen

Virtuelle Zusammenarbeit lässt sich nicht einfach einführen und ist damit erledigt. Führungskräfte und IT-Teams müssen die Akzeptanz und Nutzung auf einem optimalen Level halten und bereit sein, Anpassungen vorzunehmen, wenn dies nicht der Fall ist.

Der erste Schritt besteht darin, den Mitarbeitern die Plattform als Arbeitsmittelpunkt zu präsentieren. Legen Sie fest, dass sich die Mitarbeiter zu Beginn ihres Arbeitstages auf der Plattform anmelden müssen. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Informationen, die sie zur Planung ihres Tages benötigen, dort zu finden sind. Das sind zum Beispiel Projektstatus, Meetings, Korrespondenz und Aufgaben. Je einfacher es für sie ist, innerhalb der Anwendung zu bleiben, desto mehr wird sie zu ihrer zentralen Anlaufstelle.

Unternehmen müssen zudem darauf achten, dass sie die passenden Tools für die zu erledigenden Aufgaben zur Verfügung stellen. Wenn ein Anwender im Rahmen seiner Tätigkeit Videokonferenzen mit Dutzenden von gleichzeitigen Teilnehmern durchführen muss, dann würde eine Plattform mit einer niedrigen maximalen Teilnehmerzahl nicht zu diesen Anforderungen passen. Seien Sie auch offen für Vorschläge der Benutzer zu Funktionen, Integrationen und Add-ons, die ihre Produktivität verbessern könnten.

Mitarbeiter werden Ihnen sagen, was sie benötigen, wenn Sie zuhören. Wenn Sie etwa den Angestellten erlauben, ihre Kameras während Besprechungen auszuschalten, könnte sich durch diese einfache Maßnahme die Beteiligung erhöhen, weil sich die Teilnehmer wohler fühlen.

Ermutigen Sie die Mitarbeiter, sich über Kanäle und andere Funktionen miteinander auszutauschen. Zeigen Sie ihnen, wie sie die Funktionen der Plattform nutzen können. Je stärker sie sich eingebunden fühlen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie einen Verbesserungsvorschlag in puncto Produktivität oder Kommunikation machen, von der das gesamte Unternehmen profitieren würde.

Bei der Verwaltung von Team-Collaboration-Plattformen geht es – abgesehen von Zugangs- und Sicherheitsmaßnahmen – häufig eher darum, die Gewohnheiten der Benutzer, wie Workflow- und Kommunikationspräferenzen, zu verstehen. Wer die Anwender ernst nimmt, erhöht die Wahrscheinlichkeit der Akzeptanz.

Die Zukunft von Team-Collaboration-Plattformen

Obwohl viele Unternehmen eine vollständige Remote-Zukunft für ihre Beschäftigten anstreben und möglicherweise ihre stationären Büroräumlichkeiten aufgeben, planen andere eine hybride Umgebung. In diesen Szenarien müssen IT-Teams herausfinden, wie sich die gemischte Nutzung von Team-Collaboration-Plattformen durch verschiedene Teilnehmer realisieren lässt. Angenommen, einige Teilnehmer halten sich in einem Konferenzraum im Büro auf, während andere sich in ihren Home-Offices befinden: Wie stellt ein Unternehmen sicher, dass alle individuellen Zugriff auf Chat, Screensharing, Whiteboards und andere wichtige Funktionen haben?

Es steht zu erwarten, dass die Zusammenarbeit im Team intelligenter wird, weil künstliche Intelligenz tiefer in die Plattformen eingebettet wird. Neben der Transkription von Besprechungen wird Automatisierung auch auf Einladungslisten für Meetings, Aktionspunkte nach dem Meeting, Workflow-Verbesserungen und andere Collaboration-Maßnahmen angewendet werden.

Irwin Lazar von Metrigy beschreibt die Zukunft von Team Collaboration als zentralen Knotenpunkt, an dem die Mitarbeiter ihren Arbeitstag beginnen und der andere notwendige Datenquellen und Anwendungen miteinander verknüpft.