Den E-Mail-Fluss in Exchange Online steuern und absichern

Nachrichtenfluss steuern

Ein weiterer wichtiger Bereich für die Organisation des E-Mail-Verkehrs innerhalb des Exchange Admin Center ist der Menüpunkt Nachrichtenfluss. Hier sind im oberen Bereich verschiedene eigene Menüunterpunkte zu finden (siehe Abbildung 5).

Über Neue Regeln erstellen lassen sich Transportregeln formulieren, mit denen die Zustellung von E-Mails gesteuert wird. Hier lassen sich zum Beispiel Spam-Nachrichten ausfiltern und weitere Einstellungen vornehmen, um den Nachrichtenfluss zu steuern.

Über die Transportregeln können Administratoren zum Beispiel auch festlegen, dass E-Mails in Office 365 automatisch verschlüsselt werden. Neben Standardregeln lassen sich auch manuell Bedingungen definieren (siehe Abbildung 6).

Über die Nachrichtenablaufverfolgung steht die klassische Variante dieser Lösung zur Verfügung. Microsoft empfiehlt aber auch hier den Weg über Security und Compliance zu nutzen.

Über Akzeptierte Domänen steuert man, was mit E-Mails passiert, die an E-Mail-Domänen geschickt werden, die im Abonnement hinterlegt sind (siehe Abbildung 7). Hier lassen sich zum Beispiel Relay-Einstellungen definieren. Mit den Einstellungen sollten Administratoren aber vorsichtig vorgehen.

Eigene Konnectoren in Office 365 erstellen

Connectors stellen in On-Premises-Bereitstellungen von Exchange eine wichtige Grundlage für das Versenden und Empfangen von E-Mails dar. In Office 365 können über den Menüpunkt Connector ebenfalls verschiedene Einstellungen hierzu vorgenommen werden (siehe Abbildung 8). Die Optionen sind allerdings nicht so umfangreich wie in lokalen Exchange-Umgebungen.

Über einen Connector können Admins zum Beispiel konfigurieren, wohin E-Mails aus dem Internet, von Partnerorganisationen oder aus anderen Quellen geschickt werden sollen. Auch die E-Mails, die von On-Premises Exchange-Servern an Office 365 gesendet werden, lassen sich damit konfigurieren.

Verteilerlisten und Gruppen in Office 365

Über den Menüpunkte Empfänger und dann Gruppen lassen sich Verteilerlisten und Gruppen erstellen. Verteilerlisten dienen ausschließlich dem Empfangen von E-Mails, während Gruppen auch für die Konfiguration von Berechtigungen genutzt werden können.

Verteilerlisten erhalten eine eigene E-Mail-Adresse. Wird an diese E-Mail-Adresse eine E-Mail gesendet, erhalten alle Mitglieder der Verteilerliste die E-Mail. Das funktioniert auch für den Empfang von externen E-Mails. In diesem Fall muss in den Eigenschaften der Verteilerliste die Option Absender innerhalb und außerhalb meiner Organisation unter Zustellverwaltung aktiviert werden. Außerdem muss sichergestellt sein, dass der Gruppe eine E-Mail-Adresse zugewiesen wurde.

Spam- und Malware-Schutz

Bezüglich des Nachrichtenflusses spielt schließlich der Menüpunkt Schutz im Exchange Admin Center von Office 365 eine entscheidende Rolle. Hier kann man über Schadsoftwarefilter die Richtlinie Default anpassen. Alternativ lassen sich neue Richtlinien erstellen. In den Eigenschaften der Richtlinien wird definiert, was Office 365 mit E-Mails macht, in denen Malware gefunden wurde (siehe Abbildung 9).

Unter Spamfilter gibt es ebenfalls eine Richtlinie. Über diese kann festgelegt werden, wie Office 365 mit Spam-E-Mails verfahren soll. Die Einstellungen sind ebenfalls über Bedrohungsmanagement unter Security und Compliance zu finden.