Checkliste zur Auswahl und Implementierung eines ERP-Systems

Was sind die ERP-Anforderungen Ihres Unternehmens?

Möglicherweise benötigen Sie ein ERP-System, um die Geschäftsprozesse Ihrer Organisation zusammenzufassen, damit diese effizienter funktionieren. Oder Sie benötigen ein ERP-System, das genau auf Ihre unmittelbaren Bedürfnisse ausgerichtet ist, das aber später erweitert werden kann, wenn Sie weitere Module benötigen.

In manchen Fällen wollen Unternehmen nur zentrale Finanz- und Personalsysteme. In anderen Fällen sind Unternehmen in spezifischen Branchen tätig, so dass sie sich ein ERP-System wünschen, das auf diese Branche zugeschnitten ist. Wieder andere Unternehmen wünschen sich ein projekt- oder serviceorientiertes ERP. Oftmals benötigen Unternehmen ERP, um Projekte individuell zu managen, oder ein ERP-System, das global eingesetzt werden kann.

Es gibt so viele verschiedene ERP-Anforderungen. Unabhängig davon, in welchem Szenario Sie sich befinden, ist es jedoch wichtig, ein ERP-System zu finden, das in der Lage ist, die Leistungserwartungen zu erfüllen, die Sie und Ihre internen Akteure identifiziert haben.

Operativ wollen Sie wahrscheinlich die Herausforderungen der Systemübernahme minimieren. Wie Sie dies erreichen, kann davon abhängen, ob Sie sich für harten Schnitt entscheiden, bei dem die komplette ERP-Suite auf einmal integriert wird, oder ob Sie einen phasenweisen Ansatz planen.

Eine phasenweise ERP-Implementierung ist am wenigsten riskant – und im Allgemeinen die bevorzugte Methode für diejenigen, die die Systeme implementieren. Erst nachdem Sie die betriebswirtschaftlichen Treiber für ERP in Ihrem Unternehmen verstanden haben, sollten Sie die Anforderungen in Ihre Ausschreibung aufnehmen.

Möchte Ihr Unternehmen eine skalierbare ERP-Lösung?

Ihr Unternehmen denkt vielleicht nicht darüber nach, dass es heute eine komplette ERP-Suite benötigt. Doch wenn es das ERP-System erfolgreich einsetzt, besteht die Wahrscheinlichkeit, dass es ERP in andere operative Bereiche ausdehnen möchte. Hier kommt es auf Skalierbarkeit an.

Wenn das ERP-System, das Sie in Betracht ziehen, sich in erster Linie im Finanzbereich auszeichnet, prüfen Sie, ob der Anbieter über weitere ERP-Komponenten verfügt, die zu einem späteren Zeitpunkt für andere Unternehmensfunktionen hinzugefügt werden können. Sollte dies nicht der Fall sein, prüfen Sie, ob das System mit anderen ERP-Angeboten auf dem Markt kompatibel ist.

Da ERP-Systeme gewisse Risiken aufweisen, ist es von entscheidender Bedeutung, einen Anbieter zu wählen, der ERP-Implementierungen, Schulungen und Support-Erfolge nachweisen kann.

Die ERP-Skalierung sollte auch unter dem Gesichtspunkt des Preises betrachtet werden. Sie müssen wissen, ob das ERP-System effizient auf die Funktionalität skalieren kann, die Sie hinzufügen oder entfernen. Einige Anbieter berechnen den Preis auf Basis von Modulen, andere wiederum auf der Basis von Benutzern beziehungsweise Arbeitsplätzen.

Die Zahl der Anwender und die Leistung können sich ebenfalls erhöhen, und dies sollte berücksichtigt werden, wenn Sie planen, Ihr Unternehmen zu vergrößern. Das ERP-System muss neue Benutzer und Standorte ohne Leistungsverlust aufnehmen.

Welchen Support erwarten Sie von einem ERP-Anbieter?

Da ERP-Systeme historisch betrachtet hohe Risikoraten aufweisen, ist es von entscheidender Bedeutung, einen Anbieter zu wählen, der nachweislich über ERP-Implementierungen, Schulungen und Support-Erfolge verfügt.

Im Folgenden finden Sie eine Checkliste der Dinge, die Sie bei der Auswahl eines ERP-Anbieters beachten sollten:

1. Implementierungsoptionen: Fragen Sie einen Anbieter nach seinen Implementierungsoptionen und wer das Implementierungsprojekt leiten wird: Sie, der Anbieter oder beides.
2. Schulungen und Ressourcen: Beurteilen Sie, welche IT-Schulungen Ihr Anbieter oder dessen Implementierungspartner hat und ob es spezielles Schulungspersonal gibt. Ein gut abgestimmtes Schulungsprogramm von Softwareanbietern ist flexibel und umfassend. Es bietet sowohl Live- als auch Online-Schulungen, Einführungs- und Weiterbildungsangebote. Einige Anbieter stellen sogar Schulungsressourcen zur Verfügung, die auf bestimmte Rollen und Aufgaben in Ihrem Unternehmen ausgerichtet sind.
3. Kundenreferenzen: Die ERP-Anbieter, die Sie befragen, sollten in der Lage sein, lange Listen mit Kundenreferenzen zu erstellen, aus denen Sie auswählen können. Eine umfangreiche Liste hilft sicherzustellen, dass der Verkäufer die Referenzen nicht selbst ausgewählt hat. Wenn Sie mit diesen Kundenreferenzen reden, fragen Sie sie gezielt nach der ERP-Implementierung, Schulung und laufendem Support. Dies wird helfen, unerwünschte Anbieter auszusortieren.
4. Support und Wartung: Der Kauf eines ERP-Systems ist eine langfristige Unternehmensinvestition. Daher sollte Ihr ERP-Anbieter ein Geschäftspartner sein, der in der Lage ist, nicht nur die oben erwähnte Implementierungsunterstützung, sondern auch laufenden Support und Wartung zu leisten. Sie sollten sich auch darüber im Klaren sein, welchen Grad an internen IT-Support Sie erwarten, was Ihr Anbieter anbietet und wie dieser kollaborative Support funktioniert. Wenn Ihr Unternehmen ERP in verschiedenen Ländern einsetzen wird, sollten Sie den Umfang des lokalen Supports des ERP-Anbieters in diesen Ländern untersuchen, der sehr unterschiedlich sein kann.
5. Servicevereinbarungen: Die Service-Level-Agreements (SLA) des ERP-Anbieters für die mittlere Dauer einer Fehlerbehebung, mittlere Reaktionszeit und Disaster Recovery sollte mit der eigenen übereinstimmen oder diese sogar übertreffen. Stellen Sie sicher, dass die Anbieter mit Cloud-ERP-Angeboten eigene Rechenzentren besitzen und betreiben.
6. Software-Usability: Die Rolle der Software-Usability bei der ERP-Einführung sollte nicht unterschätzt werden. Je einfacher die Software zu bedienen und zu verstehen ist, desto mehr werden Ihre Anwender sie begrüßen.

ERP-Anbieter sollte starker Geschäftspartner sein

Ein starker ERP-Geschäftspartner sollte eine solide Basis in Ihrer Branche haben und sich des Branchendrucks bewusst sein, unter dem Ihr Unternehmen operiert. Bitten Sie jeden Lieferanten um einen Finanzbericht und einen vollständigen Satz der neuesten Audit- und Sicherheitsüberprüfungen von unabhängigen Gutachtern, um die langfristige Tragfähigkeit und das Risikoprofil zu beurteilen.

Die ERP-Branche ist genauso anfällig für den Unternehmens- und Produktkonsolidierungsdruck, dem andere kommerzielle Softwarebranchen ausgesetzt sind. Aus diesem Grund sollten Sie beurteilen, ob der Anbieter wahrscheinlich übernommen wird oder ob er neue Unternehmen akquirieren möchte, da dies die langfristige Rentabilität Ihres ERP-Systems beeinträchtigen kann, und ob er weiterhin in dem Maße unterstützt wird, wie der Lieferant es versprochen hat.

Zusätzlich zu einem Finanzbericht sollte der Anbieter bereit sein, seine ERP-Produkt-Roadmap zu teilen, da Sie sicherstellen möchten, dass neue Produkterweiterungen mögliche zukünftige betriebliche Verbesserungen unterstützen. Fragen Sie den Hersteller, wie oft er seine Software weiterentwickelt, in welcher Frequenz Verbesserungen vorgenommen werden und ob Sie Updates akzeptieren müssen oder ob Sie selbst entscheiden können, wann Sie sie implementieren möchten.

Einige Hersteller bieten zusätzlichen Support und Fehlerbehebungen bei neuen Softwareversionen an, wobei viele Hersteller es ermöglichen, die neue Software vor der Installation zu testen.

Abschließend sollten Sie beurteilen, ob Sie als Kunde in den Softwareentwicklungsprozess des Anbieters eingebunden sind. Überprüfen Sie, ob der Softwarelieferant über Anwenderkonferenzen, einen formalen Prozess für Erweiterungsanfragen, einen Nutzerrat, Anwendergruppen oder eine andere Möglichkeit verfügt, Feedback und Vorschläge zu geben.

Preis und ROI berücksichtigen

Ein Hauptbestandteil jeder Ausschreibung ist der Preis. Die meisten Anbieter bieten den vollständigen Kauf oder die Lizenzierung einer ganzen Suite oder einzelner Module oder Cloud-basierter Abonnements auf Grundlage der Nutzung oder als monatliche Pauschalgebühr an.

Einige Anbieter bieten Rabatte an, um den Zuschlag zu erhalten, aber es gibt in der Regel Bedingungen, zum Beispiel eine Mindestlaufzeit von drei bis fünf Jahren für eine Softwarelizenz. Wenn die interne Finanzierung des Systems schwierig ist, fragen Sie den Anbieter, ob er über eine Finanzierungs- oder Leasing-Möglichkeit verfügt, die Ihnen weiterhelfen kann.

Ein zweites Element der Finanzierung ist der Return on Investment (ROI) für das ERP-System. Ihr CFO wird das sehen wollen. Die meisten Anbieter sind sich dessen bewusst, so dass die meisten Ihnen eine ROI-Formel für ihre Software geben und sogar anbieten, die Zahlen Ihrer Organisation mit diesen Zahlen zu vergleichen. Es wird jedoch empfohlen, dass Sie und Ihre internen Stakeholder Ihre eigenen Key Performance Indicators (KPI) identifizieren und eigene ROI-Berechnungen und -Einschätzungen entwickeln.

Die optimale Entscheidung treffen

Sobald Sie die spezifischen ERP-Anforderungen Ihres Unternehmens ermittelt haben, sind Sie bereit, die ERP-Produkte zu überprüfen, die am besten zu Ihrer Geschäftssituation passen. Da es viele verschiedene Arten von ERP-Software sowie -Anbieter gibt, kann ein starkes RFP, welches die geschäftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens erfasst, sicherstellen, dass Sie bei der Erfüllung dieser Anforderungen auf Kurs bleiben.

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