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5 Schritte für Gleichwertigkeit bei Hybrid-Meetings
Gleichwertigkeit in Meetings ist mehr als das Auftreten vor der Kamera. So garantieren Sie, dass hybride Meetings für alle Teilnehmer ansprechend, produktiv und gleichwertig sind.
Die Zukunft der Arbeit ist hybrid. Nur 20,5 Prozent der Unternehmen planen, ihre Mitarbeiter wieder in Vollzeit ins Büro zu bringen, so die Studie Unified Communications Management and Endpoints von Metrigy: 2021-22, einer globalen Umfrage unter 396 Unternehmen. Für die verbleibenden 80 Prozent ist die Zukunft der Arbeit eine, in der Mitarbeiter im Büro und an entfernten Standorten in der Lage sein müssen, unabhängig von ihrem Standort effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.
UC-Anbieter (Unified Communications) gehen heute das Problem der Gleichberechtigung in Meetings an, indem sie Hardware- und Softwareprodukte anbieten, die eine gleichwertige Präsentation aller Meeting-Teilnehmer in einem Galerieraster ermöglichen. Durch die Erfassung menschlicher Umrisse und den Einsatz mehrerer Kameras im Raum werden bei diesen Ansätzen Hindernisse wie Tische, Personen, die nicht in Richtung der Kamera blicken, und Verzerrungen aufgrund der Entfernung zur Kamera beseitigt.
Es reicht jedoch nicht aus, alle Teilnehmer gleichberechtigt darzustellen, um die Gleichwertigkeit bei Meetings zu gewährleisten. Wenn alle Teilnehmer auf demselben Bildschirm zu sehen sind, ist es nicht einfach, Ideen und Gespräche auszutauschen, und IT- und Unternehmensleiter erhalten nicht die Informationen, die sie benötigen, um sicherzustellen, dass die Besprechungen ihre Ziele erreichen.
Um echte Meeting-Gleichwertigkeit zu erreichen, müssen IT- und Unternehmensleiter die folgenden fünf Schritte unternehmen:
1. Installieren Sie Touch-Displays in den Räumen.
Touch-Displays sind entscheidend für die Verwendung virtueller Whiteboard-Software – entweder eigenständige Anwendungen von Anbietern wie Bluescape, Miro und Mural oder in Meeting-Plattformen von Anbietern wie Cisco, Google, Microsoft, RingCentral und Zoom integrierte Whiteboard-Funktionen. Ein berührbares virtuelles Display im Besprechungsraum bedeutet, dass die anwesenden Teilnehmer nicht auf ihre Laptops starren müssen, um ein Whiteboard zu überprüfen oder einen Beitrag zu leisten. Sie können gemeinsam auf dem Touchscreen im Raum arbeiten und gleichzeitig die Eingaben der anderen Teilnehmer sehen.
2. Aktivieren Sie den Chat im Raum.
Die Anbieter von Meeting-Apps offerieren zunehmend Funktionen, die es den Teilnehmern im Meetingraum ermöglichen, Unterhaltungen im Chat zu verfolgen. Dadurch müssen Meetings nicht mehr durch persönliche Geräte ergänzt werden. Auch wenn die Unterstützung von Chats im Meetingraum aufgrund der begrenzten Bildschirmgröße schwierig zu realisieren ist, sollte dies in Zukunft ein Designziel für Meetingräume sein.
3. Nutzen Sie zusätzliche Interaktionsmöglichkeiten.
Apps wie Slido, Polly und Slides with Friends ermöglichen eine Echtzeitbeteiligung von Präsenz- und Fernteilnehmern, insbesondere bei größeren Meetings, bei denen nicht jeder die Möglichkeit hat, sich zu äußern.
4. Überdenken Sie die Leitung von Meetings.
Selbst wenn IT- und Unternehmensleiter die ersten drei Schritte auf dieser Liste umsetzen, reicht dies möglicherweise nicht aus, um eine gleichwertige Beteiligung sicherzustellen. Die Leiter von Meetings müssen aktiv auf die Teilnehmer aus der Ferne zugehen, um sicherzustellen, dass deren Stimmen gehört werden. Sie müssen regelmäßig Feedback einholen, um zu gewährleisten, dass Meetings nützlich, produktiv und notwendig sind.
5. Nutzen Sie die Vorteile der Analytik.
Die Anbieter von Meeting-Apps sowie Drittanbieter wie Unisys und Vyopta bieten heute Einblicke in das Engagement und die Nutzererfahrungen ihrer Mitarbeiter. Die Auswertung dieser Tools kann nicht nur Einblicke in die Leistung der App, sondern auch in das Engagement der Teilnehmer geben. In Verbindung mit anderen, regelmäßig durchgeführten Mitarbeiter-Feedback-Maßnahmen, zum Beispiel Umfragen, können diese Analysen den IT- und Unternehmensleitern die notwendigen Anhaltspunkte für die Überarbeitung von Zukunftsstrategien liefern.
Fazit
Strategien für Meeting-Technologien sollten sich nicht nur darauf konzentrieren, dass sich die Teilnehmer gegenseitig sehen können, sondern vielmehr darauf abzielen, die gesamte Meeting-Erfahrung gleichwertig zu gestalten.
