5 Best Practices für eine erfolgreiche Slack-Implementierung
Befolgen Sie diese Best Practices für die Einführung von Slack, um die Benutzerakzeptanz zu fördern, die Zusammenarbeit sicher zu halten und auf Kunden und Partner auszuweiten.
Slack hat den Arbeitsbereich seit seiner Einführung im Jahr 2013 neu definiert, sowohl für seine Kunden als auch für die Nutzer von konkurrierenden Messaging- und Kollaborationsdiensten für Unternehmen. Slack hat sich als Alternative zu IM-Anwendungen wie IBM Sametime, Cisco Jabber und Microsoft Skype for Business durchgesetzt, indem es persistente Channels ermöglicht, die App für mobile Geräte optimiert und Emojis, animierte GIFs und Anwendungsintegrationen unterstützt.
Die erfolgreiche Implementierung von Slack ist aber nicht so einfach, wie es auszurollen und auf das Beste zu hoffen. Basierend auf unseren Untersuchungen zur Slack-Akzeptanz und -Nutzung sowie unseren eigenen Erfahrungen bei Metrigy als Slack-Nutzer in den letzten sechs Jahren, sind hier fünf Best Practices, die den Erfolg sicherstellen.
1. Beachten Sie Compliance- und Sicherheitsanforderungen
Zuallererst muss jede Slack-Implementierung die Sicherheitsanforderungen des Unternehmens erfüllen. Die Sicherheitsfunktionen, die den Slack-Kunden zur Verfügung stehen, hängen vom Lizenzierungsmodell ab. Der Freemium-Dienst unterstützt lediglich die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Die kostenpflichtigen Standard- und Plus-Lizenzen bieten zusätzlich Single-Sign-on-Unterstützung sowie Funktionen zur Speicherung und Aufbewahrung von Daten.
Das Angebot Enterprise Grid bietet Unterstützung für Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit Enterprise Key Management unter Verwendung von AWS Key Management Service (AWS KMS) sowie Enterprise Mobility Management (EMM) zur Kontrolle des Datenzugriffs von mobilen Geräten.
Slack-Anwender müssen die richtige Lizenz auswählen und die erforderlichen Sicherheits- und Aufbewahrungskontrollen implementieren, die dem Risiko und den regulatorischen Anforderungen entsprechen.
2. Machen Sie Slack zu Ihrem Arbeitsmittelpunkt
Unter den Studienteilnehmern von Metrigy sehen 63 Prozent derjenigen, die den höchsten ROI oder Produktivitätszuwachs für die Einführung von Team-Collaboration verzeichnen konnten, ihre gewählte App als Work Hub, also als den Ort, an dem Mitarbeiter in erster Linie untereinander und zunehmend auch mit externen Partnern und Kunden kommunizieren und zusammenarbeiten.
Team Collaboration als Work Hub zu sehen, bedeutet, Teamarbeitsbereiche mit externen Apps zu integrieren, wie zum Beispiel Projektmanagement, Videokonferenzen und -anrufe, CRM und File Sharing. Es bedeutet auch, die Unterstützung für die Low-Code/No-Code-Tools von Slack zu ermöglichen, damit die Benutzer ihre eigenen Workflows auf der Grundlage ihrer spezifischen, individuellen und wiederholbaren Aktivitäten erstellen können.
Abbildung 1: Checkliste für die Einführung von Slack.
3. Trainieren Sie Anwender, um Unterbrechungen zu minimieren
Eines der am schwersten zu überwindenden Probleme bei der Einführung von Slack – oder jedem anderen Tool für die Teamzusammenarbeit – ist das Ärgernis der ständigen Unterbrechungen, wenn jemand eine neue Nachricht in einem Channel postet.
Standardmäßig benachrichtigt Slack die Benutzer nur, wenn sie eine Direktnachricht erhalten, in einem Channel erwähnt werden oder wenn jemand eine Nachricht mit einem Schlüsselwort postet, das für den Erhalt einer Benachrichtigung konfiguriert wurde.
Die erfolgreiche Implementierung von Slack ist nicht so einfach, wie es auszurollen und auf das Beste zu hoffen.
Die Benachrichtigungseinstellungen können weiter verfeinert werden, um sie auf bestimmte Stunden und Tage zu beschränken sowie um Töne und Warnungen anzupassen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich die Zeit nehmen, den Anwendern beizubringen, wie sie ihre persönlichen Benachrichtigungseinstellungen anpassen können. Ziehen Sie in Erwägung, Slack in Ihren Unternehmenskalender zu integrieren, um eine automatische Konfiguration des Status basierend auf Kalenderereignissen zu ermöglichen.
4. Slack Connect implementieren
Slack ist eine großartige Alternative zu E-Mail für die interne Zusammenarbeit, aber Unternehmen verwenden oft E-Mail für die externe Zusammenarbeit. Glücklicherweise ermöglicht Slack Connect bis zu 20 Unternehmen, einem gemeinsamen Channel beizutreten.
Die gleichen Vorteile wie bei der internen Nutzung von Slack können auf die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit ausgeweitet werden, wobei jedes Unternehmen die Kontrolle darüber behält, was in einem Slack Connect Channel geteilt wird. Dadurch entfällt die Notwendigkeit von Gastkonten, die schwer zu verwalten und zu kontrollieren sind.
Unternehmen können auch Apps von Drittanbietern, wie Mio und Sameroom, verwenden, um Slack mit externen Organisationen oder sogar mit internen Bereitstellungen von Microsoft Teams und Cisco Webex zu verbinden.
5. Channel-Management implementieren
Slack-Anwender haben oft Probleme mit der Ausbreitung von Channels, da Benutzer neue Channels für Projekte oder Aktivitäten erstellen. Erfolgreiche Unternehmen haben in der Regel Channel-Mitglieder in der IT oder in den Geschäftsbereichen, deren Aufgabe es ist, die Erstellung von Channels zu überwachen. Slack-Administratoren möchten vielleicht sogar die vielen Tools nutzen, die es gibt, um inaktive Channels zu identifizieren und zu archivieren.
Um mit Slack erfolgreich zu sein, muss ein proaktiver Ansatz in Bezug auf Sicherheit, Nutzung, Schulung, unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und Channel-Management verfolgt werden. Befolgen Sie diese Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre Slack-Implementierung den größtmöglichen Nutzen mit dem geringstmöglichen Risiko erzielt.
