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Remote-Arbeit: Security und Datenschutz brauchen Priorität
Für viele Unternehmen ist ein flexibles Arbeitsmodell zum Standard geworden und wird dies auch bleiben. Dabei benötigen Sicherheit und Compliance jedoch ein hohes Maß an Aufmerksamkeit.
Dies sind unter anderem Ergebnisse der Studie „Work Transformation in Deutschland 2021“ von IDC. Basis der Studie ist eine Befragung, die im April 2021 unter 250 deutschen Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern durchgeführt wurde. Dabei wurden unterschiedliche Branchen berücksichtigt, alle befragten Organisation haben sich bereits mit veränderten Arbeitsmodell auseinandergesetzt und bieten aktuell oder künftig ortsunabhängiges Arbeiten an.
Demnach planen 79 Prozent der befragten Unternehmen ein neues Arbeitsplatzmodell. So wollen 32 Prozent der Befragten ihr Modell verändern, haben aber noch keine konkrete Vorstellung davon, wie dies aussehen soll. 36 Prozent der Befragten setzten auf eine Mischung aus Büroarbeit vor Ort im Unternehmen und der Remote-Arbeit, ein Modell das inzwischen meist als hybrid bezeichnet wird. Und 11 Prozent der Befragten wollen künftig komplett virtuell agieren, das heißt es wird keine Büroflächen mehr geben. Lediglich 20 Prozent der Befragten geben an, ihr bisheriges Arbeitsmodell nicht verändern zu wollen.
Firmenkultur, Security und Compliance als Herausforderungen
Bei einer Belegschaft, die von unterschiedlichsten Standorten aus agiert existieren selbstredend große Herausforderungen. Zu den größten gehört, laut Nennungen der Befragten, mit 26 Prozent die Änderungen der Firmenkultur. Zu den ebenfalls genannten Hürden gehören jene, die eher organisatorisch zu bewältigen sind, wie das Finden der richtigen Balance zwischen Sicherheit und Flexibilität sowie die Einhaltung des Datenschutzes und der gesetzlichen Vorschriften. Und das sind natürlich auch Themen, die in Sachen IT auch für Bedenken und Herausforderungen sorgen. So ist es augenscheinlich um die Einhaltung der Richtlinien in Sachen Security und Compliance im Alltag nicht zum Besten bestellt.
So gaben 32 Prozent der befragten Entscheider an, die Mitarbeiter würden die Richtlinien zwar kennen, ihnen aber wenig Beachtung schenken. Und neun Prozent der Teilnehmer der Studie gaben an, die Belegschaft sei nicht gut über die Compliance- und Sicherheitsrichtlinien informiert. Ihnen würde das nötige Wissen fehlen, um sich an die Richtlinien halten zu können. Weitere sieben Prozent sagten, dass die Mitarbeiter die Richtlinien als unpraktisch empfinden würden, und sie daher nicht umfassend eingehalten würden. Hier besteht offensichtlich sowohl bei der Kommunikation, beim Training wie auch bei den Tools noch Handlungsbedarf.
„Der Shift zu mehr Remote Work bringt neue Herausforderungen und Erfordernisse mit sich. in den meisten Organisationen werden neue Strategien, Technologien, Tools und Lösungen sowie ein verändertes Mindset unter der Belegschaft und neue Raumkonzepte erforderlich werden,“ so Sabrina Schmitt, Senior Consultant und Projektleiterin bei IDC.
Prozesse müssen angepasst werden
Damit flexiblere Arbeitsmodelle funktionieren, bedarf es zum einen der entsprechenden Werkzeuge und auch eine Anpassung sowie Automatisierung der Prozesse. So stehen bei den befragten Unternehmen Themen wie die elektronische Signatur, Dokumentenerfassung sowie IT Workflow Automation ziemlich weit oben auf der Liste, die bereits implementiert wurden oder in den nächsten 12 bis 24 Monaten implementiert werden sollen. Die Digitalisierung von Prozessen und Arbeitsabläufen wird dann auch von 30 Prozent der Befragten als einer der wichtigen Erfolgsfaktoren genannt, wenn es um die Verbesserung der Zusammenarbeit und die Kommunikation geht. Da ist es nicht erstaunlich, dass bei 36 Prozent der Befragten Multifunktionsgeräte (MFPs) als „Enabler“ für einen modernen Arbeitsplatz genannt werden. Lassen sich mit diesen häufig doch Abläufe relativ benutzerfreundlich digital abbilden, oder auch erst digital umsetzen.
Geht es um die Investitionen, um eine ortsunabhängige Zusammenarbeit zu ermöglichen, dann werden von den Entscheidern auf Seiten der Hardware neue Desktop-PCs oder Notebooks genannt. Geht es um die Software, dann stehen Lösungen ganz oben auf der Liste, die alle mehr oder minder mit Abläufen zu tun haben, namentlich werden folgende genannt: Compliance-Lösungen, eSignatur-Software sowie Workflow-Lösungen und CRM-Tools.
