Zurück ins Büro: So verbessern Sie Ihre Employee Experience

Rückkehr ins Büro – warum überhaupt?

Die angeordnete Rückkehr der Belegschaft ins Büro entpuppt sich für viele Unternehmen eher als Fluch denn Segen – verringerte Arbeitsmoral oder sogar zahlreiche Kündigungen seitens der Mitarbeitenden sind immer öfter die Folge. Das hat vielfältige Ursachen und ist nicht einfach mit der Bequemlichkeit der Mitarbeitenden, die sich gerne den Arbeitsweg sparen würden, zu begründen. Zunächst einmal sollten Führungskräfte sich die Frage stellen, wieso sie denn eine Rückkehr des Teams ins Büro bevorzugen. Um Produktivität, Zusammenarbeit oder Kreativität zu verbessern? Sich über den Grund bewusst zu werden, ist der erste Schritt. Erst dann können Unternehmen die nötigen Voraussetzungen schaffen, um eine Rückkehr ins Büro in eine positive Erfahrung für die Mitarbeitenden zu verwandeln. 

Prä-pandemische Ausstattung vs. post-pandemische Arbeitsweise

Fehlt dieses Bewusstsein, passiert oft genau das Gegenteil: Mitarbeitende kommen zurück an einen Arbeitsplatz, dessen technische Ausstattung auf prä-pandemischem Stand ist – stehengeblieben in einer Zeit, in der Video-Calls und Remote Work vielleicht nicht zum täglichen Geschäft gehörten. Ist die Internetleitung der Büroräume überhaupt darauf ausgelegt, dass der Großteil der Belegschaft gleichzeitig videotelefoniert, streamt, hoch- und runterlädt oder andere datenintensive Aufgaben erledigt? Man kann wohl kaum von einer Verbesserung der Produktivität im Büro sprechen, wenn das eigene WLAN zu Hause merklich schneller ist. 

Sind die Angestellten, die zusammenarbeiten sollen, überhaupt am gleichen Tag im Office? Gerade bei Projekten, in die verschiedene Teams involviert sind, ist dies nicht automatisch gegeben. Ist auch nur ein Mitarbeiter nicht vor Ort, wird er virtuell zugeschaltet – und alle, auch diejenigen im Büro, sitzen genauso vor einem Video-Call, wie sie es auch im Home-Office tun würden. Wenn das Unternehmen jedoch nicht im Vorfeld in einen leistungsfähigen Besprechungsraum investiert hat, ist die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden im Büro und denjenigen, die sich remote verbinden, denkbar schlecht. Noch schwieriger wird es, wenn der Besprechungsraum nicht ordnungsgemäß verwaltet und unterstützt wird, denn dann können Zusammenarbeit und Produktivität auf null sinken, wenn Geräte ausfallen oder falsch konfiguriert sind. Im Gegensatz dazu ist ein Mitarbeitender persönlich für die Betriebsbereitschaft seiner Ausrüstung zu Hause verantwortlich, während die Kamera, der Ton oder das Whiteboard im Büro selten vorher getestet wurden. 

Ein anschauliches Beispiel für ein effektives Meeting-Raum-Management wurde von einem globalen Immobilienunternehmen mit fünf Niederlassungen in Deutschland implementiert. Jeder der verwalteten Konferenzraumtische ist mit einem gut sichtbaren QR-Code versehen, den jeder Teilnehmer mit seinem Telefon scannen kann, um schnell Unterstützung von einem Remote-Techniker zu erhalten, der die Konferenzraumteilnehmenden mit Hilfe von Merged Reality Schritt für Schritt zu einer Lösung führt. Hier braucht es also ein grundlegendes Umdenken in der Herangehensweise und einen engen Informationsaustausch zwischen Teamleads, Office Management und der IT-Abteilung.

Hybrides Arbeiten: ein Kulturwandel muss her

Hybride Arbeitsformen haben neue Maßstäbe für den Arbeitsplatz gesetzt. Doch viele Unternehmen haben das volle Potenzial einer hybriden Arbeitsumgebung noch nicht ausgeschöpft – vor allem, weil sie noch immer in der Denkweise traditioneller Arbeitsplatzpraktiken verharren. Der Übergang von einer traditionellen Unternehmenskultur zu einer, die hybrides Arbeiten unterstützt, ist ein mehrteiliger Prozess. Um die Employee Experience zu verbessern, müssen Unternehmen die Erfahrungen und Wünsche der Mitarbeitenden zunächst einmal verstehen. Erst dann können sinnvolle Anpassungen vorgenommen werden. Dazu empfiehlt sich die Nutzung eines durchdachten und fundierten Systems zum organisatorischen Veränderungsmanagement (Organizational Change Management, OCM). Außerdem müssen kulturelle Anpassungen und die damit verbundene Mitarbeitererfahrung kontinuierlich gemessen und bei Bedarf modifiziert werden.

Auch Änderungen der technischen Infrastruktur zur Unterstützung von Remote Work reichen nicht mehr aus, wenn die Mitarbeitenden für einen Teil der Woche ins Büro zurückkehren sollen. Jetzt müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Angestellten unabhängig vom Standort eine einheitliche Erfahrung machen. Die Übereinstimmung von Unternehmenskultur und technischer Infrastruktur ist entscheidend, um die Effizienz zu steigern, agil zu bleiben und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Dies zahlt sich durch eine verbesserte Produktivität, höhere Umsätze und die Bindung von Talenten aus.

HR und IT müssen zusammenarbeiten

Die Personal- und IT-Abteilung müssen eng zusammenarbeiten, um ein solides Programm für die Employee Experience zu entwickeln. Durch die Analyse der Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeitenden können Unternehmen die passenden Rahmenbedingungen schaffen, um Angestellte motiviert zu halten und so Produktivität und Umsatz zu steigern. Mehr als 60 Prozent der Arbeitnehmer und Arbeitgeber sind der Meinung, dass EX-Programme zumindest einen gewissen Einfluss auf die Produktivität der Mitarbeitenden, die Fähigkeit eines Unternehmens, Talente zu halten, und das Kundenerlebnis (Customer Experience, CX) haben. Dies geht aus der aktuellen Unisys-Umfrage „From Surviving to Thriving in Hybrid Work“ hervor, die in Zusammenarbeit mit HFS Research durchgeführt wurde.

Eine fortlaufende Mitarbeiterbefragung ist eine Möglichkeit, das Engagement der Mitarbeitenden und die allgemeine Zufriedenheit mit dem Arbeitsumfeld oder dem Arbeitsmodell im Auge zu behalten. Anstelle einer jährlichen Umfrage, die alle Angestellten ausfüllen müssen, können die HR-Teams monatlich eine Umfrage an eine andere Gruppe von Mitarbeitenden senden, die alle Abteilungen und Führungsebenen des Unternehmens repräsentieren. Auf diese Weise können die Personal- und IT-Teams messen, wie ihre Technologien und Richtlinien den Mitarbeitenden am besten dienen, was mit größerer Wahrscheinlichkeit zu den gewünschten Geschäftsergebnissen im Laufe des Jahres führt. Wenn die Ergebnisse der monatlichen Umfragen Probleme aufzeigen, können die Führungskräfte diese in Echtzeit angehen, anstatt bis zum Ende des Jahres zu warten, um das Problem zu entdecken und zu lösen – wenn es womöglich schon zu spät ist.

4 Tipps für ein reibungsloses Organizational Change Management

Sobald Personal- und IT-Verantwortliche die besten Tools und Methoden zur Umstellung auf beziehungsweise Verbesserung der bestehenden hybriden Arbeitskultur ermittelt haben, müssen sie diese umsetzen. Ein solider OCM-Rahmen macht dies leichter, indem er sicherstellt, dass jeder befähigt ist, die Einführung technischer und kultureller Veränderungen voranzutreiben.

• Einführung eines Schulungsportals und Einbindung in das neue Tool: Wenn alle Informationen über ein bestimmtes Tool an einer Stelle zur Verfügung gestellt werden, ist es für die Mitarbeitenden einfacher, auf die Informationen zuzugreifen. Und wenn das Lernen leichter fällt, haben die Angestellten mehr Vertrauen in ihre Fähigkeiten, neue Aufgaben zu verstehen und auszuführen. Wenn Unternehmen ein neues Kommunikations-Tool einführen, sollten sie in Erwägung ziehen, die Schulung direkt im neuen Tool unterzubringen. Dadurch, dass die Mitarbeitenden direkt in die neue Technologie oder Umgebung eintauchen, wird eine zusätzliche Einstiegshürde beseitigt und sie haben die Möglichkeit, die Funktionen des Tools zu selbst erkunden.
• Mit gutem Beispiel vorangehen: Führungskräfte sollten den OCM-Prozess begrüßen und mit gutem Beispiel vorangehen, um die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu fördern.
• Auf Gamification setzen: Ein spielerischer oder belohnungsbasierter Ansatz für die Einführung neuer Tools oder Richtlinien kann bei den Mitarbeitenden Begeisterung und Entschlossenheit wecken, Schulungen zu absolvieren und eine neue Arbeitsweise anzunehmen.
• Tech-Champions ernennen: Die Unternehmensleitung sollte Personen auf allen Führungsebenen und in den verschiedenen Abteilungen benennen und damit betrauen, den Wert dieser technologischen und kulturellen Veränderungen aufzuzeigen. Die Überzeugung, dass der Wandel besser ist als der Status quo, trägt dazu bei, die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu erhöhen.

Monitoring und Analyse der Umsetzung zur Optimierung des Erfolgs

Der Wandel ist nicht abgeschlossen, sobald eine Lösung implementiert ist; er erfordert eine kontinuierliche Bewertung, um die Leistung zu optimieren. Monitoring-Werkzeuge, wie sie in UCC-Plattformen (Unified Communication and Collaboration) eingebettet sind, ermöglichen es Personal- und IT-Fachleuten, die Grundursache eines Problems zu ermitteln, einen detaillierten Einblick in die Einführung eines bestimmten Tools oder einer Änderung zu geben und sicherzustellen, dass Unternehmen auf dem richtigen Weg sind.

Wenn ein Tool oder eine Anpassung nicht den gewünschten Effekt hat, können die Führungskräfte schnell den Kurs ändern. Die Effizienz, die diese Ressourcen bieten, ermöglicht es Unternehmen, schnell zu reagieren, was für die Qualität von CX und EX – und damit für den Geschäftswert – entscheidend ist.

„Hybride Arbeitsformen haben neue Maßstäbe für den Arbeitsplatz gesetzt. Doch viele Unternehmen haben das volle Potenzial einer hybriden Arbeitsumgebung noch nicht ausgeschöpft – vor allem, weil sie noch immer in der Denkweise traditioneller Arbeitsplatzpraktiken verharren. Der Übergang von einer traditionellen Unternehmenskultur zu einer, die hybrides Arbeiten unterstützt, ist ein mehrteiliger Prozess.“

Weston Morris, Unisys

Fazit: Technische und kulturelle Anpassung fördern

Personal- und IT-Führungskräfte müssen zusammenarbeiten, um mit der Stimmung der Mitarbeitenden Schritt zu halten und die technologische Leistung kontinuierlich zu überwachen, damit die Unternehmenskultur und die technische Infrastruktur aufeinander abgestimmt werden können. Die Bereitstellung einer kohärenten EX, ob bei der Arbeit von zu Hause aus oder im Büro, ist entscheidend für die Moral der Mitarbeitenden und das Angebot einer erstklassigen CX. Ein robuster OCM-Rahmen macht dies möglich. Es ist an der Zeit, den traditionellen Arbeitsplatz der Vergangenheit angehören zu lassen und das Versprechen einer hybriden Kultur anzunehmen, die Flexibilität, Agilität sowie Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit fördert.

Über den Autor: Weston Morris ist Senior Director of Global Strategy, Digital Workplace Services bei Unisys.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.