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Wie künstliche Intelligenz virtuelle Zusammenarbeit verändert
Videokonferenzsysteme integrieren immer häufiger KI-Funktionen. Anwenderunternehmen sollten beim Einsatz aber keine Kompromisse in puncto Datenschutz und Sicherheit eingehen.
Spätestens seit der Coronapandemie sind sie für viele Unternehmen nicht mehr wegzudenken: Zahlreiche Collaboration Tools ermöglichen die standortübergreifende Zusammenarbeit und vereinfachen den Arbeitsalltag aller Beteiligten. Auch wenn viele Mitarbeiter zumindest gelegentlich an den Büroschreibtisch zurückkehren und einige Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell bevorzugen, hat sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, nachhaltig verändert.
Insbesondere virtuelle Meetings sind mittlerweile oft fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Viele Unternehmen haben die zahlreichen Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit erkannt, zum Beispiel in puncto Reisekosten, Reisezeiten oder auch Kostenersparnisse für Büroräume – es werden in der Regel weniger Schreibtischplätze für die Mitarbeitenden benötigt als vor der Pandemie. Doch beim Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) zeigt sich, dass virtuelle Meetings nicht nur ein standortübergreifendes Arbeiten ermöglichen – sie können auch entscheidend dazu beitragen, die Qualität und Effizienz der virtuellen Zusammenarbeit dauerhaft zu verbessern.
Status Quo – Der Einsatz von KI in virtuellen Meetings
Künstliche Intelligenz wird von Anbietern virtueller Kollaborations-Tools schon seit geraumer Zeit dazu eingesetzt, Videoanrufe durch Funktionen wie das Hervorheben aktiver Teilnehmer oder virtuelle Hintergründe zu ergänzen. Zudem ermöglicht der Einsatz von KI oftmals eine Verbesserung der Bild- und Audioqualität. So lässt sich die Verständlichkeit von Anrufen auch bei störenden Hintergrundgeräuschen für alle Teilnehmenden verbessern, beispielsweise durch Active Noise Cancelling oder Acoustic Fencing, also einer aktiven Geräuschunterdrückung, die Straßenlärm, Bauarbeiten oder Gespräche von Kollegen herausfiltert.
Um die Anwendererfahrung mit virtuellen Meetings intuitiver und produktiver zu gestalten, wird die Kombination aus Videokonferenzen und KI zunehmend wichtiger. Aus diesem Grund gewinnen etwa eingebaute digitale Assistenten, die Notizen machen, To-Dos aufzeichnen und Folgegespräche oder -meetings planen, schon jetzt an Bedeutung. Doch das wahre Potenzial der Technologie zeigt sich vor allem bei einem Blick in die Zukunft.
Mit künstlicher Intelligenz zur intelligenten Zusammenarbeit
Eine der vielversprechendsten Möglichkeiten von KI besteht darin, die Produktivität und Zusammenarbeit durch eine enge Integration von Videokonferenztechnologie mit Business-Management-Anwendungen zu fördern. Durch diese Integration kann die KI beispielsweise nahtlos in eine Kollaborationsumgebung und in jeden Kanal für Datenspeicherung und Kommunikation eingefügt werden. So ist die Technologie unter anderem dazu in der Lage, Telefonkonferenzen zu transkribieren, Übersetzungen anzufertigen, Aufgaben zuzuweisen und Erinnerungen an die entsprechenden Teilnehmer zu senden.
KI kann viele der routinemäßigen Aufgaben übernehmen, die derzeit den Organisatoren der Meetings zukommen. Ein Beispiel hierfür ist, dass der Meeting-Leiter ein Folgetreffen aufsetzen möchte, sobald sich das aktuelle Meeting dem Ende nähert. Ein KI-Assistent kann daraufhin automatisch den Kalender aller Teilnehmenden überprüfen und einen geeigneten Zeitpunkt vorschlagen, an dem alle für ein weiteres Treffen zur Verfügung stehen.
Generative KI kann zudem eine wichtige Rolle als stiller Teilnehmer während der Sitzungen spielen, indem sie bei aufkommenden Fragen hilft. Als Basis eignen sich hierfür etwa Datenbanken im Internet, Online-Enzyklopädien oder auch interne Unternehmensdaten. Die KI übernimmt in diesem Fall die Recherche der offenen Fragen und stellt passende Antworten oder Optionen für alle Teilnehmenden bereit.
KI in Kombination mit Videokonferenzen wird sich in Zukunft zudem dazu einsetzen lassen, die beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten der Mitarbeiter zu verbessern. Durch das Identifizieren von Wissenslücken auf Basis von Mitarbeiterfragen können Informationen, zum Beispiel relevante Artikel und internes Schulungsmaterial, bereitgestellt werden, um die Mitarbeiter gezielt weiterzubilden. Je mehr Informationen der KI zur Verfügung stehen, desto eher ist sie dazu in der Lage, zu erkennen, welches Wissen ein Mitarbeiter in seiner Position oder Rolle tatsächlich benötigt.
„Eine der vielversprechendsten Möglichkeiten von KI besteht darin, die Produktivität und Zusammenarbeit durch eine enge Integration von Videokonferenztechnologie mit Business-Management-Anwendungen zu fördern.“
Jürgen Engelhard, Mitel
Auf diese Weise lassen sich Weiterbildungsmöglichkeiten entwickeln, die optimal auf den jeweiligen Mitarbeiter zugeschnitten sind; je nach Anwendungsfeld zum Beispiel auch mittels Augmented Reality (AR). Wenn beispielsweise ein Techniker auf ein Problem stößt, könnte eine AR-gestützte Videokonferenz ihn automatisch mit einem Kollegen verbinden, der bei der Lösung des Problems hilft. AR kann auch bei der Fernschulung eine große Bereicherung darstellen, insbesondere, wenn eine persönliche Schulung vor Ort schwierig umzusetzen oder kostspielig ist.
Herausforderungen und Chancen
Diese Beispiele machen deutlich: KI kann einen entscheidenden Beitrag dazu leisten, die virtuelle Zusammenarbeit und die Produktivität in vielen Arbeitsbereichen zu erhöhen. Doch um die damit einhergehenden Chancen effektiv zu nutzen, stehen Unternehmen vor einigen Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt.
Die Auswirkungen auf den Datenschutz der Nutzer können etwa die breite Einführung der Technologie erschweren. In virtuellen Meetings sind die Mitarbeitenden schließlich mit Bild und Ton mit den anderen Teilnehmenden verbunden und tauschen unter Umständen sensible oder persönliche Daten miteinander aus. Die konsequente Einhaltung hoher Datenschutz- und Data-Governance-Standards ist demnach essenziell.
Außerdem müssen zuverlässige Sicherheitsmechanismen etabliert werden, die einen umfassenden Schutz der Daten vor externen Angriffen gewährleisten – unabhängig von ihrem Speicherort. Zusätzlich müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Integration mit Anwendungen von Drittanbietern gewährleistet ist und dass die Qualität der Daten, mit denen die KI-Algorithmen gefüttert werden, ausreichend ist, um die gewünschte Leistung zu erzielen.
Unternehmen sind gut beraten, auch bei virtuellen Meetings in puncto Datenschutz, Sicherheit, Datenverwaltung und Datenqualität keine Kompromisse einzugehen. Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen können Unternehmen das Vertrauen der Nutzer gewinnen und gleichzeitig die vielfältigen Potenziale von KI in virtuellen Meetings jetzt und in Zukunft für sich nutzen.
Über den Autor:
Jürgen Engelhard ist Business Development Manager bei Mitel.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
