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Wie können Firmen ihre Steuersysteme zukunftssicher machen?
Es ist für Unternehmen wichtiger denn je, zu verstehen, was sie Steuerbehörden übermitteln. Warum ein proaktiver Ansatz der Schlüssel zum Erfolg der Steuerdigitalisierung ist.
Weltweit sehen sich Steuerfachleute mit einem immer komplexeren steuerlichen Umfeld konfrontiert. In Deutschland ist die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ein Kernelement der Steuerdigitalisierung und Teil des Wachstumschancengesetzes der Bundesregierung. Ziel ist es, den Prozess der Rechnungsstellung und -bearbeitung zu modernisieren.
Die Steuerdigitalisierung ist jedoch nicht auf Deutschland beschränkt, sondern eine globale Entwicklung. Mit dem Programm VAT in the Digital Age (ViDA) hat die Europäische Kommission ein Maßnahmenpaket auf den Weg gebracht, um das Umsatzsteuerrecht EU-weit zu modernisieren und an die Anforderungen des digitalen Zeitalters anzupassen. Während E-Invoicing in der europäischen Region ein relativ neues Konzept ist, haben die lateinamerikanischen Länder eine Vorreiterrolle bei der Modernisierung ihrer Steuersysteme eingenommen, wobei einige E-Invoicing-Modelle bereits mehr als 20 Jahre alt sind.
Diese Entwicklungen haben weitreichende Auswirkungen auf grenzüberschreitend tätige Unternehmen. Die größte Herausforderung besteht darin, mit den Veränderungen Schritt zu halten und zu vermeiden, dass die Compliance die Geschäftstätigkeit beeinträchtigt. Konflikte ergeben sich häufig aus Unterschieden und Unstimmigkeiten zwischen staatlichen, nationalen, regionalen und globalen Vorschriften. Elektronische Rechnungsstellung und andere Echtzeitregelungen bedeuten auch, dass die Steuerbehörden heute ein umfassenderes Bild von den Daten der Steuerzahler haben als je zuvor, und es ist für Unternehmen wichtiger denn je, zu verstehen, was den Steuerbehörden in Echtzeit übermittelt wird.
Trotz des Trends zu Budgetkürzungen erwägen viele Unternehmen, in Tax Compliance Software zu investieren, um ihre Systeme an die neuen Anforderungen der Steuerbehörden anzupassen und die Erfüllung der Compliance-Anforderungen über mehrere Jurisdiktionen hinweg zu automatisieren. Besonders wichtig ist dabei der Einsatz skalierbarer Systeme: Steuerlösungen sollten in der Lage sein, sich schnell an aktuelle und zukünftige Anforderungen anzupassen, damit das Unternehmen angesichts des ständigen Wandels auf globaler Ebene für die Zukunft gerüstet ist.
Tax Compliance ist ein strategisches Thema: Unternehmen, die sich nicht auf die Herausforderungen der steuerlichen Digitalisierung vorbereiten, riskieren Bußgelder und Reputationsschäden. Sie sollten daher die Einhaltung von Steuervorschriften in ihre umfassendere Unternehmensstrategie integrieren.
Die Zukunft sichern: IT und Finanzen müssen Hand in Hand arbeiten
Mit der Digitalisierung des Steuerwesens verlagert sich die Verantwortung für die Einhaltung der Steuervorschriften zunehmend von den Steuerabteilungen auf die IT-Abteilungen der Unternehmen. Die IT-Abteilungen bestehen jedoch in der Regel aus Mitarbeitern mit IT-Kenntnissen und nicht unbedingt mit Steuerkenntnissen – und umgekehrt. Die IT-Abteilung spielt eine Schlüsselrolle bei der Implementierung technischer Lösungen, die die Einhaltung der Steuervorschriften erleichtern. Dazu gehören die Implementierung von E-Invoicing-Systemen, die Gewährleistung der Datensicherheit und die Integration von Steuersoftware in bestehende Geschäftssysteme.
Die Steuerabteilung ist für die korrekte Erfassung, Berechnung und Deklaration der Umsatzsteuer verantwortlich. Sie muss sicherstellen, dass die Buchhaltung ordnungsgemäß geführt wird und alle steuerlichen Pflichten erfüllt werden. Die Zusammenarbeit zwischen der IT-Abteilung und der Steuerabteilung ist unerlässlich, um zu gewährleisten, dass die technischen Lösungen den steuerlichen Anforderungen entsprechen und reibungslos in die Geschäftsprozesse integriert werden können.
„Unternehmen, die sich nicht auf die Herausforderungen der steuerlichen Digitalisierung vorbereiten, riskieren Bußgelder und Reputationsschäden.“
Andrew Hocking, Sovos
Dies erfordert eine klare Kommunikation und ein gemeinsames Verständnis der steuerlichen Ziele und Anforderungen sowie eine Unternehmensleitung, die das Thema ernst nimmt und die notwendigen Ressourcen für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den beiden Abteilungen bereitstellt.
Eine häufige Herausforderung in jedem Transformationsprozess ist der Widerstand gegen Veränderungen. Unternehmen sollten darauf vorbereitet sein und entsprechende Schulungen anbieten, um die Mitarbeiter bei der Anpassung an die neue Technologie zu unterstützen. Eine positive Unternehmenskultur, die Compliance als wichtiges Ziel ansieht, ist ein wichtiger Erfolgsfaktor.
Von reaktiv zu proaktiv: Chancen und Vorteile für Unternehmen
Unternehmen sollten Steuern nicht länger als kurzfristiges Problem betrachten. Stattdessen sollten sie einen strategischen und vorausschauenden Ansatz verfolgen. Unternehmen, die sich an Veränderungen anpassen, werden in der Lage sein, ihren steuerlichen Verpflichtungen effizienter nachzukommen und gleichzeitig Möglichkeiten zur Optimierung ihrer Steuerlast zu nutzen.
Um in einer digitalen Welt erfolgreich zu sein, ist es höchste Zeit, von einem reaktiven zu einem proaktiven und vorausschauenden Steueransatz überzugehen. Unternehmen, die dies verstehen, werden gut auf die Herausforderungen der steuerlichen Digitalisierung vorbereitet sein.
Die Einführung einer Software zur Einhaltung der Steuervorschriften ist nicht nur aus rechtlicher Sicht sinnvoll. Sie bietet auch geschäftliche Vorteile, indem sie Prozesse rationalisiert, das Risiko menschlicher Fehler verringert, Kosten senkt und Unternehmen detaillierte Echtzeitdaten für schnelle und fundierte Entscheidungen zur Verfügung stellt.
Über den Autor:
Als Vice President für Beratungs- und Compliance-Dienstleistungen in Europa sorgt Andrew Hocking für die professionelle und genaue Erbringung von Dienstleistungen zwischen Sovos und den Kunden. Andrew leitete die Transformation der Beratungs- und Compliance-Dienstleistungen von Sovos als integrierte technologische Funktion über mehrere Steuerbereiche hinweg und startete die europäische Kundenerfolgsfunktion von Sovos, um sicherzustellen, dass alle Kunden mehrere Ansprechpartner haben, um eine hohe Kundenzufriedenheit und gute Kundenerfahrung zu garantieren.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
