Wie elastische Lizenzierung für mehr Flexibilität sorgt

Flexibel und trotzdem planbar

Flexibilität und Planbarkeit stehen auf Kundenseite momentan hoch im Kurs. In wirtschaftlich volatilen Zeiten wollen Unternehmen möglichst viel Spielraum, was die Nutzung ihrer IT-Assets angeht. Gleichzeitig sollen die Kosten der Anwendungen vorhersagbar bleiben. Doch selbst bei den weit verbreiteten Software-Abos ist das nicht immer der Fall. Kommt es zu saisonalen oder kurzfristigen Nachfragespitzen reichen vorhandene Berechtigungen oft nicht aus. Neue Lizenzen, die vielleicht sogar nur auf Jahresbasis verfügbar sind, rechnen sich wiederum auf die Dauer kaum.

In manchen Fällen müssen einzelne Anwender nach wie vor warten, bis eine Lizenz einer Software frei wird oder sie loggen sich unter einem geteilten Account ein (was nicht selten gegen Compliance-Richtlinien verstößt). Beschließen Unternehmen in den sauren Apfel zu beißen und für ein kurzfristiges Projekt zusätzliche Lizenzen zu kaufen, ist es an der IT-Abteilung, die Nutzung zu überwachen und den Mehrwert zu evaluieren, um unnötige IT-Ausgaben zu verhindern. Eine Aufgabe, die angesichts des hybriden IT-Estates sowie fehlender Kapazitäten, oft genug unter den Tisch fällt. Elastic Access soll das ändern.

Was ist Elastische Lizenzierung?

Das Monetarisierungsmodell hat viele Namen. Neben elastischer Lizenzierung ist häufig auch von Elastic Access, Token-basiertem-Lizenzmodell, Prepaid-Guthaben, Pay-as-You-Go-, Pay-per-Use- oder projektbasierter Lizenzierung die Rede. Die Bezeichnung elastisch verweist auf die agile Natur des Ansatzes: Die Nutzung lässt sich ausdehnen, um sporadische Perioden mit höherem Verbrauch lizenztechnisch abzudecken. Danach kehrt die Nutzung wieder zum vereinbarten Ausgangswert (Baseline) zurück.

Elastic Access kombiniert den abonnementbasierten Zugriff auf eine bestimmte Anzahl von Berechtigungen. Basis-Abonnements decken die erwartete, tägliche Nutzung ab. Kunden können jedoch im Voraus zusätzliche Credits (oder Token) erwerben – also einen Vorrat aufbauen – und diese bei Bedarf eintauschen. Im Unterschied zu anderen nutzungs- oder ergebnisbasierten Modellen lässt sich der tatsächliche Bedarf punktgenau anpassen, ohne notwendigerweise IT-Budgets beziehungsweise fest eingeplante Ausgaben zu überschreiten.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen hat für 70 Anwender ein Jahresabonnement für eine Softwarelösung abgeschlossen. Im Elastic-Access-Modell können IT-Verantwortliche zusätzlich zu den Abos 50 Token erwerben, die bei Bedarf eingetauscht werden. Die Kosten für jedes verfügbare Element sind vorab festgelegt und ändern sich im Laufe dieses Jahres nicht mehr. Eintauschen lässt sich die Nutzung der Anwendung, ein bestimmtes Feature oder eine zusätzliche Ressource, die der Hersteller anbietet. Für drei Token zum Beispiel wird dem Anwender eine bestimmte Premium-Funktion der Lösung freigeschalten – und zwar so lange bis der neue Service nicht mehr benötigt wird, oder die Token aufgebraucht sind.

Wann macht Elastic Access Sinn?

Diese flexible Form der Softwarelizenzierung ist vor allem praktisch, wenn Produkte schwankende Nutzungsmuster aufweisen – zum Beispiel bei zeitlich begrenzten Projekten, saisonalen Spitzen oder nur sporadischer Nutzung. Hersteller verwenden die elastischen Lizenzen häufig für Angebote, die einen On-Demand-Zugang zu einer breiten Palette von Anwendungen und Funktionen ermöglichen und die dadurch unterschiedliche Preis- und Tarifpakete mit sich bringen. Auch auf Cloud-Plattformen und im High-Performance Computing (HPC) hat sich das Modell bewährt.

Das Monetarisierungsmodell bietet – wie im Übrigen alle nutzungsbasierten Lizenzmodelle – sowohl Softwareanbietern als auch Anwendern einige Vorteile:

• Flexibilität: Kunden können die richtigen Tools zur richtigen Zeit nutzen, die Kapazität skalieren, um Nachfrageschübe zu bewältigen, oder um sofort auf Ressourcen zuzugreifen, die nur zeitweise gebraucht werden.
• Kostenoptimierung: Eine elastische Lizenzierung hilft, das altbekannte Problem von Shelfware (ungenutzte Software) in den Griff zu bekommen. Unternehmen zahlen nur für das, was sie nutzen. Gleichzeitig verlagern sich die Ausgaben von Investitionskosten (CapEx) zu Betriebskosten (OpEx), was insbesondere die Finanzabteilung freut.
• Detaillierte Berichte und Usage Intelligence: Wie und wann Mitarbeitende Software nutzen, verrät viel darüber, wo der Mehrwert des IT-Assets steckt, wo es Optimierungspotential gibt und wo Kostenfresser liegen. Lizenzen lassen sich bedarfsgerecht vergeben, Abonnements fristgerecht verlängern oder kündigen. Hersteller wiederum erhalten über die Nutzungsdaten einen tiefen Einblick in die tatsächlichen Kundenanforderungen. Produktfeatures lassen sich so gezielt in der nächsten Version verbessern, Preise benutzerspezifisch anpassen und Cross-Sell- und Upsell-Möglichkeiten datenbasiert evaluieren.
• Reibungsfreie Bereitstellung: Über Tokens können Anwender sofort und unmittelbar auf benötigte Lösungen zugreifen, ohne vorerst auf eine Budgetbewilligung warten zu müssen oder zusätzliche Verträge abzuschließen. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen liegen die Einstiegshürden also niedrig.
• Compliance-Sicherheit: Die höhere Convenience und das faire Pricing auf der Anwenderseite wirkt sich erfahrungsgemäß positiv auf die Compliance und damit auf die Gewinnspanne von Herstellern aus. Das Risiko von Softwarepiraterie sinkt, wenn Nutzer über eine Pay-as-you-go-Abrechnung einfach und legal auf Anwendungen zugreifen können.
• Schnelle Updates: Über ein zentralisiertes Cloud-System können Softwareanbieter dynamische Änderungen an Produkt-SKUs vornehmen und neue Preis- und Verpackungsoptionen schnell in die Tariftabelle aufnehmen. Die schnelle Bereitstellung und die Reaktion auf die Nachfrage am Markt kann die Kundenzufriedenheit spürbar verbessern und sich zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil entwickeln.

Voraussetzung für die Implementierung

Wie der Monetization Monitor 2023 von Revenera zeigt, suchen viele Softwareanbieter nach solchen neuen Lizenzierungsstrategien und Möglichkeiten der Monetarisierung. Nutzungsbasierte Modelle gelten hier als vielversprechend und werden sich laut 59 Prozent der Befragten in den nächsten Jahren weiter ausbreiten.

„Diese flexible Form der Softwarelizenzierung ist vor allem praktisch, wenn Produkte schwankende Nutzungsmuster aufweisen – zum Beispiel bei zeitlich begrenzten Projekten, saisonalen Spitzen oder nur sporadischer Nutzung.“

Nicole Segerer, Revenera

Für die Implementierung der elastischen Lizenzen sind dabei einige grundlegende Faktoren zu beachten. Auf technischer Seite muss die Nutzung den jeweiligen Identitäten beziehungsweise Benutzerprofilen eindeutig zugeordnet sein, um genau nachzuverfolgen, welcher Anwender welche Token verwendet. Für eine genaue Abrechnung ist es zudem erforderlich, die Nutzung detailliert zu messen und entsprechend der vereinbarten Metriken automatisch auf das Token-Pool umzurechnen. IT- und Compliance-Manager sollten darüber hinaus jederzeit einsehen können, inwieweit ihr Vorrat an Token aufgebraucht ist.

Auf Preis- und Produktebene geht es in erster Linie darum, eine flexible Tariftabelle zu erarbeiten, um die jeweiligen Gebühren und unterschiedlichen Preis- und Leistungsangebote schnell und zuverlässig zu managen. Wer die Monetarisierung seiner Software zentral aufstellen möchte, sollte sein Portfolio zunächst ganzheitlich betrachten und beispielsweise die Akzeptanz verschiedener Modelle, Pakete und Preise bei den Kunden in Augenschein nehmen. Elastic Access setzt eine gute Kenntnis der Bedürfnisse und Präferenzen auf Kundenseite voraus. Darüber hinaus lohnt sich ein Blick auf den Wettbewerb am Markt, die eigenen Back-Office-Prozesse und bestehende Berechtigungsmanagementsysteme.

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