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Wie Unternehmen Prozessautomatisierung erfolgreich umsetzen
Damit die digitale Transformation Erfolg hat, sollten sich Unternehmen die richtigen Fragen stellen. Eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten auf dem Weg in die Automation Readiness.
Digitalisierung und agiles Arbeiten sind vielerorts ein Segen, allerdings einer mit Schattenseiten: Weil die Anforderungen der digitalisierten Welt mit einer Vielzahl von individuellen Softwarelösungen und Anwendungen gelöst werden, entsteht in Organisationen mitunter ein Geflecht aus unzusammenhängenden Daten und Prozessen.
Setzen Unternehmen auf ein sogenanntes Best-of-Breed-Modell, bei dem spezialisierte Anwendungen zur Lösung einzelner Probleme in das IT-Netzwerk des Unternehmens implementiert werden, kann dies schnell zum Problem werden. Je mehr spezialisierte Anwendungen es gibt, desto komplizierter und unübersichtlicher wird die Organisation der Daten im Unternehmen und die Abstimmung der Prozesse zwischen Abteilungen und Teams.
Der Great App Sprawl, also der große App-Wildwuchs, schafft Datensilos in Fachabteilungen und verhindert oft eine effektive Kommunikation zwischen Teams und Dienstleistern.
Ist mein Unternehmen bereit für die Automatisierung?
Um Daten und Prozesse im gesamten Unternehmen miteinander zu verknüpfen, setzen viele Unternehmen auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Unterstützung von Plattformen wie iPaaS, die alle unterschiedlichen Daten und Anwendungen integrieren können.
Bevor sich ein Unternehmen jedoch auf eine Automatisierungsstrategie festlegt, ist es wichtig zu ermitteln, wo es sich auf seinem Weg zur Automatisierung befindet, was sein Unternehmen bereits kann und wo es noch Lücken gibt. Auf diese Weise können sie eine maßgeschneiderte Roadmap für die Automatisierung erstellen, die speziell auf ihr Unternehmen und dessen Bedürfnisse zugeschnitten ist und keine wichtigen Schritte im Prozess auslässt.
Wer sich darüber im Klaren ist, wo er sich gerade befindet, wer die Situation im Unternehmen klar einzuschätzen weiß, kann die richtigen Vorkehrungen treffen, um die Automatisierungsleiter weiter zu erklimmen. Im Folgenden werden die verschiedenen Stufen der Automatisierung dargestellt:
Stufe 1: Ad-hoc. In dieser Stufe ist die Automatisierung ein nachträglicher Gedanke und dezentralisiert. Ihr Unternehmen verwendet wahrscheinlich eine Vielzahl von Integrationen, die von Anbietern entwickelt wurden.
Stufe 2: Entwickeln. Die Automatisierung wird eingesetzt, um akute Probleme zu lösen, aber die Grenzen der herstellerbasierten Integrationen beginnen sich abzuzeichnen.
Stufe 3: Zentralisiert. Ihr Unternehmen hat erkannt, dass Automatisierung ein organisatorisches Problem ist, und beginnt damit, die Verantwortung an die IT-Abteilung zu übertragen. Komplexe Integrationsanforderungen sind in der gesamten Organisation weit verbreitet.
Stufe 4: Optimiert. Sie haben die Entwicklung zusammengefasst und konzentrieren sich auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Das bedeutet, dass sowohl die IT als auch die Fachanwender an der Entwicklung beteiligt sind und die IT wiederverwendbare Integrationsressourcen erstellt, um die Integrationen weiter miteinander zu verbinden.
Stufe 5: Ermächtigt. Sie haben einen Plan für die Automatisierung erstellt und Ihre Teams sind in der Lage, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und proaktiv zu verbessern.
Nachdem Sie ermittelt haben, wo sich Ihr Unternehmen auf dem Weg zur Automatisierung befindet, gibt es mehrere Schlüsselbereiche, die angegangen werden müssen, um die Leiter hochzuklettern:
Unterstützung der Führungsebene
Strategische Führung: Gerade zu Beginn kommt es vor, dass die Unternehmensleitung keine klaren strategischen Vorgaben für die Automatisierung macht. Bevor jedoch die eigentliche Umsetzung beginnt, sollten die Rahmenbedingungen definiert und an alle Beteiligten kommuniziert werden. Ein erster Schritt kann sein, die wichtigsten Geschäftsprozesse in die strategischen Überlegungen einzubeziehen. In automatisierungsbereiten Unternehmen legt die Geschäftsleitung in regelmäßigen Besprechungen strategische Leitlinien für Innovationen fest, passt diese gegebenenfalls an und informiert alle Mitarbeiter regelmäßig und ausführlich über die Ergebnisse der strategischen Planung.
Festlegung von Prioritäten: Es reicht nicht aus, wenn die Ressourcen für die Automatisierung nur auf Ad-hoc-Projektbasis zugewiesen werden. Der Einsatz der Ressourcen sollte klaren Strukturen folgen und institutionalisiert sein. Die goldene Regel: so umfangreich wie nötig, so intensiv wie möglich. Ressourcen für die Automatisierung sollten (fast) immer Vorrang haben.
Zuweisung von Ressourcen: Ein präziser strategischer Rahmen für die Ressourcenzuweisung ist ebenso wichtig wie ein vernünftiger Investitionsplan. Rein opportunistische Investitionen bringen niemanden weiter - Investitionen sollten so getätigt werden, dass sie die Innovationskraft der einzelnen Teams fördern, zum Beispiel durch die Anschaffung der notwendigen technischen Ausstattung oder das richtige Schulungsangebot.
Organisatorisches Engagement
Legitimität der Bemühungen: Automatisierung sollte nie ohne das Wissen und die Anleitung von IT-Fachleuten erfolgen. Gleichzeitig sollte klar geregelt sein, welche Abteilung über welches Budget für Automatisierungsmaßnahmen verfügen darf. Im Idealfall sind die Fachabteilungen in der Lage, selbst an der Verbesserung digitalisierter Geschäftsprozesse mitzuwirken, da sie Zugang zur Technologie haben und befugt sind, die Initiative zu ergreifen.
Übergreifendes Engagement: Wenn Fachabteilungen spezifische Anwendungen verwenden, die nur auf ihre eigenen Bedürfnisse ausgerichtet sind, führt dies unweigerlich zu Datensilos. Teams für Prozessautomatisierungsollten nicht auf ihre eigenen Abteilungen beschränkt sein. Der Schlüssel ist eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit klaren Regeln und Verantwortlichkeiten.
Ausrichtung auf Unternehmensziele: Damit Automatisierungsinitiativen nicht ins Leere laufen, müssen sich Unternehmen fragen, ob Automatisierungen vielleicht nur mit dem Ziel vorgenommen werden, unmittelbare Einzelprobleme zu beheben. Das ist aber der falsche Ansatz. Automatisierte Prozesse sollten den Gesamtzielen des Unternehmens dienen, weil mit einer klar strukturierten Automatisierungsstrategie unmittelbare Probleme gar nicht erst auftreten.
Automatisierung - erste Einführung
Automatisierungswerkzeuge: Welche technischen Tools setzt das Unternehmen derzeit ein? Verlassen Sie sich weitgehend auf native Integrationen, um Teile der Geschäftsprozesse von Fall zu Fall zu automatisieren? In diesem Stadium läuft die SaaS-Struktur des Unternehmens noch Gefahr, in das Chaos des Great App Sprawl abzurutschen. Stattdessen sollten Unternehmen auf eine ganzheitliche Plattformlösung setzen.
„ Unternehmen müssen sich zunächst darüber im Klaren sein, wo sie sich auf dem Weg zur Automatisierung befinden. Dann können sie die richtigen Schritte auf dem Weg zu einer befähigten Organisation unternehmen.“
Gert-Jan Wijman, Celigo
Automatisierungsfähigkeiten: Wie bei allen anderen Geschäftsbereichen auch, reichen technische Hilfsmittel nicht aus, um das Unternehmen voranzubringen. Entscheidend sind die Mitarbeitenden. Wer keine Fachkräfte für die Prozessautomatisierung einstellt und seine Mitarbeitenden auch nicht intern weiterbildet, steht noch ganz am Anfang. Ein sinnvoller erster Schritt ist es, interne technische Entwickler einzustellen. Ziel sollte es aber sein, sowohl technische Mitarbeiter gezielt zu rekrutieren als auch nicht-technische Mitarbeiter so zu entwickeln, dass sie die unternehmensweite Prozessautomatisierung unterstützen können.
Anpassung der Geschäftsprozesse: Die einfachsten Lösungen und das beste Personal helfen einem Unternehmen nicht, wenn die Geschäftsprozesse nicht im Einklang mit dem Geschäftsziel stehen. Werden Ihre Geschäftsprozesse umfassend verstanden? Sind die Prozesse klar definiert? Denn nur wenn die Ziele des Unternehmens klar sind und von allen Beteiligten verstanden werden, helfen automatisierte Prozesse wirklich weiter.
Unternehmen müssen sich zunächst darüber im Klaren sein, wo sie sich auf dem Weg zur Automatisierung befinden. Dann können sie die richtigen Schritte auf dem Weg zu einer befähigten Organisation unternehmen. In jedem Fall ist das richtige Werkzeug entscheidend: Niederschwellige und flexible iPaaS-Lösungen schaffen Übersicht im Wirrwarr der SaaS-Anwendungen.
Über den Autor:
Gert-Jan Wijman ist Vice President für Europa, den Mittleren Osten und Afrika bei Celigo.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
