Ilona - stock.adobe.com
Wie New Work mit UCC-Lösungen zum Standard wird
Ortsungebundenes Arbeiten wird durch Unified Communication and Collaboration (UCC) erst möglich. Damit UCC-Lösungen die erhofften Vorteile erbringen, gibt es einiges zu beachten.
Erst mussten alle, die konnten, ins Home-Office, dann war es wieder mehr oder weniger freiwillig, dann wieder Pflicht. Klar ist dabei nur: Wie auch immer sich die Gesetzgebung gestalten wird, ob es ein Anrecht auf Heimarbeit gibt oder nicht, New Work wird bleiben. Denn Home-Office ist nur ein Teil davon.
Flexibel und ortsunabhängig mit Kollegen und Kunden zu kommunizieren und zu kooperieren, hat schlichtweg zu viele Vorteile. Unternehmen können so zum Beispiel auf größere Bewerberpools zugreifen. Wer standortunabhängig sucht, muss nicht in den Ballungsräumen angesiedelt sein, um viele potenzielle Kandidaten zu finden.
Die Voraussetzung: Digitale Tools wie Microsoft Teams müssen funktionieren. Das klingt einfach. Lösungen für Unified Communication and Collaboration (UCC) sind schnell besorgt und installiert. Aber funktionieren sie dann auch richtig? Werden alle Compliance-Vorgaben eingehalten? Sind die Verbindungen sicher und können die Mitarbeiter mit den Anwendungen umgehen? Hier einige Fehler, die Betriebe vermeiden sollten, wenn sie UCC-Lösungen implementieren und Tipps, wie so ein Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann.
Diese Fehler vermeiden
Entscheider übersehen bei der Planung manchmal wichtige Kriterien wie die Sicherheit der neuen Systeme im Zusammenhang mit der bestehenden IT-Infrastruktur. Oder sie missachten versehentlich Datenschutzkriterien. Die Dimensionen der Lösung werden möglicherweise über- oder unterschätzt, was dazu führt, dass Zusatzkosten anfallen.
Die Arbeitsabläufe, die über das UCC-Tool laufen sollen, müssen sich darauf abbilden lassen. Nicht jeder Prozess kann ohne weiteres ins Digitale übertragen werden. Der Faktor Mensch spielt ebenfalls eine Rolle. Ist die Belegschaft bereit und vorbereitet, kollaborativ über eine Plattform zu arbeiten?
Eine Lösung wie Microsoft Teams ist mehr als nur ein Programm. Es ist eine Plattform mit vielen Anwendungen. Damit die funktionieren, braucht es Schnittstellen zu vielen Unternehmensbereichen und -ebenen. Existieren sie nicht, sind manche Anwendungen nutzlos.
Kollaborative Anwendungen gehen über die Firmengrenzen hinaus. Extern oder intern: Der Datenschutz muss gewährleistet sein. Bei Videokonferenzen darf der Gast keine Firmendaten zu Gesicht bekommen, solange das ein befugter Mitarbeiter nicht initiiert.
Es kann zu einer erhöhten Belastung des IT-Teams kommen, wenn Mitarbeiter eigenständig Teams-Kanäle einrichten. Ein fehlender Überblick über die Kanäle birgt Sicherheitsrisiken. Das Vorgehen für diesen Fall klären die Verantwortlichen am besten, bevor das Projekt umgesetzt wird.
Mit Spezialisten UCC-Projekte realisieren
Es lohnt sich, bei der Planung einen Dienstleister hinzuzuziehen, der in allen Projektphasen unterstützt. Sie helfen bei der Planung und tragen Sorge, dass die Basis für die Collaboration-Plattform gegeben ist. Nach der erfolgreichen Planung übernehmen sie die Bereitstellung, Installation und Konfiguration der notwendigen Hard- und Softwarekomponenten. Unternehmen entscheiden frei, was sie auslagern wollen und welche Aufgaben die eigenen IT-Ressourcen übernehmen. Erfahrene Dienstleister haben modulare Angebote, die vier entscheidende Komponenten abdecken:
Im Servicemodul für Teams ist der technische Support für die Plattform und die Telefonsysteme enthalten. Ein reaktionsschneller und zuverlässiger Support mit transparenten Reaktionszeiten ist dabei essenziell. Die Systeme auf dem neuesten Stand zu halten, ist ebenfalls Teil dieses Service.
Die einzelnen Anwendungen der Plattform und die Peripheriegeräte, um sie zu nutzen, sind in einer weiteren Komponente des Angebots zusammengefasst. Der Dienstleister sorgt dafür, dass die Nutzer ohne Ton- oder Bildprobleme kommunizieren können. Reibungslose Abläufe strahlen Professionalität aus.
„Entscheider übersehen bei der Planung manchmal wichtige Kriterien wie die Sicherheit der neuen Systeme im Zusammenhang mit der bestehenden IT-Infrastruktur.“
Daniel Kersjes, SoftwareONE
Viele Unternehmen haben mehrere Standorte. Im mobilen Office sind Mitarbeiter teilweise über den ganzen Globus verteilt. Nicht alle nutzen die gleiche Hardware. Teil des Service muss es sein, dass Geräte unterschiedlicher Hersteller unterstützt werden und für die Dienste konfigurierbar sind. Wo die Hardware eingesetzt wird, darf sich außerdem nicht auf die Performance auswirken.
Neben Planung, Installation und Instandhaltung steht noch die Qualitätskontrolle. UCC-Partner überprüfen regelmäßig die digitale Infrastruktur und die Netzwerkverbindungen. Der Dienstleister erkennt mögliche Probleme frühzeitig und kann Wartungsmaßnahmen angehen.
Das sollte ein Dienstleister können
Da UCC-Projekte Einfluss auf den Geschäftserfolg und die Mitarbeiterzufriedenheit haben, ist eine Firma gut beraten, einen Partner mit Bedacht auszuwählen. Hier einige Auswahlkriterien:
- Der Anbieter ist die zentrale Anlaufstelle für UCC-Themen. Der Service läuft als One-Stop-Shop ab.
- Der Dienstleister ist in der Lage, den Kunden entlang des gesamten Projektzyklus zu begleiten – von der Planung über die Einrichtung bis zum langfristigen Betrieb.
- Der Anbieter arbeitet mit dem/den Technologiepartner(n), deren Systeme der Kunde nutzen möchte.
- Der Dienstleister kann die Erfahrung und Expertise anhand entsprechender Referenzen belegen.
- In den Service Level Agreements (SLA) sind die Reaktionszeiten für Wartungen klar festgelegt.
- Der Anbieter hat Erfahrung mit der Branche und Unternehmensgröße des Kunden.
- Neben technischen Angeboten befinden sich auch Zusatzleistungen wie Schulungen oder Prozessmanagement im Portfolio.
Viele Unternehmen haben in den letzten zwei Jahren eine UCC-Lösung aus der Not heraus umgesetzt. Weil es notwendig war, musste es schnell gehen. Nun, da die wirtschaftlichen und gesetzlichen Rahmenbedingungen wieder mehr Spielraum zulassen, ist ein guter Zeitpunkt, die Projekte zu überarbeiten oder zu ergänzen.
Über den Autor:
Daniel Kersjes ist Solution Sales Specialist bei SoftwareONE Deutschland GmbH. Bereits seit 2014 ist er für das Unternehmen tätig. Zuvor hat er eine Ausbildung zum IT-Systemkaufmann erfolgreich absolviert. Heute berät er Kunden zum Thema Future Workplace, besonders sein Fachwissen im Bereich Unified Communications wird sehr geschätzt.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
