AlienCat - stock.adobe.com
Wie Copilot zum Wingman in der Arbeitswelt wird
KI-gestützte Assistenz-Tools wie Microsoft Copilot versprechen effizientere Arbeitswelten, allerdings müssen Unternehmen bei der Integration und Nutzung vieles beachten.
Künstliche Intelligenz (KI), die uns hilft, unseren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Das ist, was uns Microsoft Copilotverspricht. Aber wie gelingt es Unternehmen, genau das mit dem Tool zu erreichen? Welche Voraussetzungen müssen geschaffen und wie die Mitarbeiter involviert werden?
In unserem Arbeitsalltag trifft uns häufig eine schiere Flut an Informationen und Daten in verschiedenen Kommunikationskanälen und aus unterschiedlichen Quellen. Hier den Überblick zu behalten, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu unterscheiden und aus Daten schnell belastbare Erkenntnisse zu gewinnen, ist eine Herausforderung. Hinzu kommen die vielen organisatorischen Aufgaben, die routinemäßig erledigt werden müssen und viel Zeit in Anspruch nehmen.
Wünscht man sich da nicht einen digitalen Assistenten, einen Wingman, der Routineaufgaben übernimmt, Informationen findet und strukturiert und uns bei Antworten auf gestellte Fragen bis zur Erstellung von Dokumenten unterstützt?
Was kann Copilot?
Copilot ist ein KI-unterstütztes Tool, das direkt in Apps wie Word, Teams, Outlook, PowerPoint oder Excel integriert ist. Es kombiniert die Fähigkeiten großer Large Language Modells (LLM) mit Erkenntnissen aus Microsoft Graph und den Microsoft-365-Apps. Es kann per Texteingabe oder per Sprache bedient werden. Anwendungsfälle gibt es viele, zum Beispiel von Aufgaben der Projektplanung und des Projektmanagements, der Verwaltung von Dokumenten bis hin zur Datenanalyse. Es kann bei der Erstellung von Dokumenten und Präsentationen, bei der Organisation von Terminen oder bei der Verwaltung von E-Mails unterstützen. Das Potenzial liegt wie bei jeder künstlichen Intelligenz darin, sich wiederholende, administrative und analytische Aufgaben zu erledigen.
Einführung mit Strategie und Struktur
Copilot schafft für viele Unternehmensbereiche neue Chancen. Es verändert die Art, wie wir arbeiten. Aus diesem Grund ist es wichtig, bei der Einführung überlegt, planvoll und strukturiert vorzugehen. Strategie, technische Voraussetzungen, Implementierung, Datenschutz sowie Adoption- und Change-Management sind fünf wichtige Punkte, die darüber entscheiden, ob eine Einführung gelingt oder fehlschlägt.
Strategie: Die ersten Fragen, die sich Unternehmen stellen sollten, sind: Sind wir überhaupt bereit für Copilot und für den damit verbundenen Wandel? Was wollen wir durch die neue Technologie erreichen? Wie wirkt sie sich auf unseren Geschäftswert aus? Welche Anwendungsfälle in welchen Abteilungen und Geschäftsabläufen können auf der Grundlage des ROI definiert und priorisiert werden? Ein Unternehmen muss festlegen, wie eine Copilot- und KI-gestützte Organisation aussehen soll und detaillierte Pläne zur Implementierung und zur Erfüllung des Geschäftswerts erarbeiten.
Technische Voraussetzungen: Die IT-Struktur eines Unternehmens muss für den Einsatz von Microsoft Copilot vorbereitet sein. Elementar wichtig sind die Verfügbarkeit und die Qualität der Datenquellen. Zudem muss eine Lizenz für Microsoft 365 E3 oder Microsoft 365 E5 sowie eine Lizenz für Microsoft 365 Copilot vorliegen. Eine Bewertung des aktuellen Microsoft-365-Bestands mit einem Lizenzierungsbericht und einer Analyse der Akzeptanz der User ist zu empfehlen.
Implementierung: Eine Implementierung und Integration von Copilot ist komplex und sollte durch zertifizierte Microsoft-Partner erfolgen. Wichtig ist zudem die Konfiguration in Hinblick auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens oder der Abteilung, die Copilot einsetzen möchte. Schulungen und Support für Administratoren sind in dieser Phase unabdingbar.
Datenschutz und Compliance: Die Einführung von Künstlicher Intelligenz im Allgemeinen bringt Herausforderungen in den Bereichen Security, Datenschutz und Compliance mit sich. Entsprechende Kontrollen sind hier unumgänglich. Copilot kann zur Generierung von Antworten nur jene Informationen nutzen, auf die der einzelne Nutzer Zugriff hat. Ist die Informationszugriffskontrolle innerhalb des Unternehmens allerdings nicht oder nicht ausreichend definiert, kann es zu Problemen kommen. Um dies zu verhindern, gilt es, die Datenschutz- und Compliance-Konfigurationen gründlich zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen.
„Copilot schafft für viele Unternehmensbereiche neue Chancen. Es verändert die Art, wie wir arbeiten. Aus diesem Grund ist es wichtig, bei der Einführung überlegt, planvoll und strukturiert vorzugehen. Strategie, technische Voraussetzungen, Implementierung, Datenschutz sowie Adoption- und Change-Management sind fünf wichtige Punkte, die darüber entscheiden, ob eine Einführung gelingt oder fehlschlägt.“
Thomas Kühlewein, Insight Technology Solutions
Adoption- und Change-Management: Ein Tool ist immer nur so effektiv wie es von den Mitarbeitern angenommen und genutzt wird. Der menschliche Faktor ist entscheidend für die Rendite des Copilot-Investments. Denn künstliche Intelligenz stößt nicht bei allen Beschäftigten auf Begeisterung. Bei einigen wird es Hemmungen, Skepsis bezüglich der Sinnhaftigkeit oder sogar Befürchtungen auslösen. Es ist daher entscheidend, durch gute Kommunikation sowie ein geplantes Adoption- und Change-Management die Akzeptanz der Mitarbeiter zu gewinnen.
Fazit
Copilot ist eine Chance. Es kann uns in der Aufbereitung von Daten und Information sowie bei der Erstellung und Ausgestaltung von Dokumenten und Routineaufgaben enorm unterstützen. Wichtig ist neben der Qualität der Daten allerdings eine geplante und strukturierte Einführung sowie die Akzeptanz der Mitarbeiter.
Über den Autor:
Seit Oktober 2020 ist Thomas Kühlewein General Manager Germany bei dem IT-Dienstleister Insight. Seit April 2022 hat er auch die Verantwortung für Insight Schweiz und Österreich übernommen.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
