Sollte man das Software Lifecycle Management auslagern?
Software Lifecycle Management ist eine aufwendige, doch wichtige Aufgaben, für die Know-how gefragt ist. Es eignet sich daher für eine Auslagerung als Managed Service.
Der zunehmende Einsatz von Cloud Services hat die Aufgaben des Software Lifecycle Managements (SLM) nicht wie erhofft vereinfacht, sondern eher verkompliziert. Denn die meisten Unternehmen nutzen heute eine Mischung aus Cloud-Services und On-Premises-Software. Sie müssen sich also im Lizenzdschungel beider Welten auskennen.
Bei On-Premises-Software soll vorwiegend Unter- oder Fehllizenzierung vermieden werden, um generell Risiken transparent zu machen und im Falle eines Audits auf der sicheren Seite zu sein. In der Cloud ist das Risiko für Compliance-Verstöße dagegen geringer. Unternehmen laufen hier aber große Gefahr, dass die Kosten explodieren. Cloud-Services werden teuer, wenn Kunden mehr Ressourcen konsumieren als geplant. Wer 100 Stunden Rechenleistung oder 100 GB Speicher pro Monat abonniert hat, aber 120 Stunden und 120 GB verbraucht, muss nachzahlen.
Ein weiterer Kostentreiber ist die Schatten-IT, die sich mit der Cloud in vielen Unternehmen verbreitet hat. Fachabteilungen und Mitarbeiter können heute schnell einen Cloud-Service buchen, ohne dass die IT-Abteilung Bescheid weiß. Dadurch haben es IT-Verantwortliche schwer, noch den Überblick über die tatsächlich genutzten Lizenzen zu behalten.
Das leistet Software Lifecycle Management (SLM)
Lizenzmanager kontrollieren im Idealfall den kompletten Lizenzbestand im eigenen Haus und sorgen dafür, dass Unternehmen bedarfsgerecht lizenziert sind – weder zu wenig noch zu viel. Dafür brauchen sie fundiertes Know-how in den komplexen Lizenzmodellen der Hersteller, um die jeweils günstigste Lösung herauszufinden, gleichzeitig aber Unter- oder Fehllizenzierung zu vermeiden.
Außerdem müssen sie die Lizenzen verwalten. Werden neue Lizenzen angeschafft, müssen sie diese richtig zuordnen und ablegen, so dass sie im Falle eines notwendigen Nachweises schnell parat sind und die Compliance belegen. Das ist akribische Fleißarbeit, die erheblichen Aufwand verursacht und den Einsatz von Spezial-Tools erfordert.
All diese Aufgaben im Lizenzmanagement zu stemmen, ist aufwendig und komplex. In großen Unternehmen ist Software Lifecycle Managements (SLM) daher meist auf mehrere Köpfe verteilt. In kleineren muss dagegen ein einzelner Mitarbeiter sämtliche Rollen übernehmen.
Das ist eine erhebliche Belastung und geht häufig auf Kosten der Qualität. Unabhängig von ihrer Größe leiden Unternehmen heute unter dem anhaltenden Fachkräftemangel. Qualifizierte IT-Mitarbeiter zu finden, ist schwer, und viele Teams arbeiten schon am Rande ihrer Kapazitäten. Gleichzeitig stehen sie vor der Herausforderung, die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben.
SLM als Managed Service
Lösen lässt sich dieses Dilemma, indem man SLM an einen spezialisierten Dienstleister als Managed Service auslagert. Er kann wahlweise einzelne Rollen oder das komplette Lizenzmanagement übernehmen. So werden die eigenen IT-Mitarbeiter entlastet – und diese gewinnen Zeit, sich mit der digitalen Transformation zu befassen.
Zudem müssen Unternehmen kein eigenes Experten-Know-how in Lizenzthemen aufbauen, sondern können auf das Fachwissen von erfahrenen Spezialisten zurückgreifen. Auf diese Weise lässt sich ein hochqualitatives SLM gewährleisten, ohne eigene Ressourcen zu binden.
Ein Managed Service Provider (MSP), der auf SLM spezialisiert ist, kennt sich im Lizenzdschungel aus, ist immer über die neuesten Regelungen informiert und verfügt auch über das nötige rechtliche Hintergrundwissen. Da er SLM für viele Unternehmen betreibt, kann er auf einen großen Erfahrungsschatz zurückgreifen.
„Natürlich kostet ein Managed Service auch Geld. Üblicherweise zahlt der Kunde eine monatliche Pauschale für die vereinbarten Leistungen. Ob sich das lohnt, lässt sich mit einer Kosten-Nutzen-Analyse errechnen.“
Bernhard Schweitzer, SoftwareONE
Bei der Wahl des MSP sollten Unternehmen darauf achten, dass er groß genug ist, um Kontinuität im Service zu garantieren. Er sollte in der Lage sein, Teams bei Bedarf aufzustocken und bei gleichbleibend hoher Qualität zu skalieren. Zudem sollte er über nachweisliche Erfahrung und spezialisiertes Know-how im SLM verfügen. Das lässt sich zum Beispiel anhand von Kundenreferenzen nachprüfen.
Für die Einführung ermitteln MSP und Kunde zunächst in einem gemeinsamen Workshop, wie das Lizenzmanagement aktuell im Unternehmen organisiert ist. Anschließend vereinbaren die Partner, welche Rollen der MSP übernehmen soll, und legen in den Service Level Agreements (SLAs) fest, welche Leistungen zu erbringen sind. In der Regel bietet der Provider ein Standardprodukt an, das er individuell an die Kundenbedürfnisse anpasst. Vielleicht möchte der Kunde zum Beispiel nur bestimmte Aufgaben auslagern oder nur die Betreuung bestimmter Hersteller an den Dienstleister übergeben.
Ein zentraler Bestandteil des Managed Service sind regelmäßige Reportings und Analysen. Der Provider informiert den Kunden über seine aktuelle Lizenzierung, Nutzung, Chancen und Risiken. Er berät ihn, ob die Analyseergebnisse zur IT-Strategie des Unternehmens passen und gibt Handlungsempfehlungen.
Wann lohnt sich Managed SLM?
Natürlich kostet ein Managed Service auch Geld. Üblicherweise zahlt der Kunde eine monatliche Pauschale für die vereinbarten Leistungen. Ob sich das lohnt, lässt sich mit einer Kosten-Nutzen-Analyse errechnen.
Je mehr Lizenzen ein Unternehmen einsetzt und je komplexer die Nutzung ist, umso aufwendiger ist auch das SLM. Umso größer ist die Gefahr für Unter- oder Fehllizenzierung und die Chance zur Kostenoptimierung. Dadurch rechnen sich die Ausgaben für den Managed Service schnell. Jedes Unternehmen muss zudem selbst für sich entscheiden, ob es sinnvoll ist, Zeit und Geld zu investieren, um eigene Mitarbeiter im SLM zu schulen – oder ob man diese Ressource nicht lieber für andere Projekte einsetzen möchte.
Über den Autor:
Bernhard Schweitzer ist Practise Lead SLM Services bei SoftwareONE.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
