Software-Portfolio-Management: Den Softwarebestand ausmisten
Ein professionelles Software-Portfolio-Management umfasst ganzheitliches Beschaffen und Verwalten von Software. Hierbei helfen spezielle Lösungen.
Ein professionelles Software-Portfolio-Management umfasst das ganzheitliche Beschaffen und Verwalten von Software. Hier helfen Lösungen, den Verantwortlichen einen Überblick über installierte und genutzte Anwendungen zu verschaffen. Diese analysieren das Softwareinventar und identifizieren Tools, die redundante oder ähnliche Funktionen bieten. Richtig interpretiert, senken Unternehmen dank dieser Informationen die Softwareausgaben und erhöhen die IT-Sicherheit.
Einkäufer für Softwarelizenzen, Lizenz-Manager, System-Administratoren, Sicherheitsbeauftragte und CIOs stehen vor der Herausforderung, installierte und genutzte Anwendungen im Auge zu behalten. Oft fehlt ihnen das passende Werkzeug, um ihr Softwareinventar zu analysieren und zu managen. Der Bedarf nach solchen Tools steigt permanent, da der Trend zu Cloud Computing und Software-as-a-Service-Angeboten den Softwareeinsatz in Unternehmen noch komplexer macht.
Effektive Lösungen liefern detaillierte Einblicke zu verschiedenen Anwendungen, die Mitarbeiter tatsächlich nutzen. Andersherum identifizieren die Tools auch die Programme, die redundante oder ähnliche Funktionen aufweisen und sich aussortieren lassen.
Den Softwarekreislauf klein halten
Ein solches Software-Portfolio-Management dient dazu, den firmeneigenen Softwarebestand aufzuräumen – und letztlich Kosten einzusparen und Sicherheitsvorgaben einzuhalten. Es ist ärgerlich, wenn Erneuerungen und Verlängerungen von Lizenzen für eigentlich nicht benötigte Produkte stattfinden. Für jede Version müssen außerdem Wartung und Support sichergestellt sein und ein Patch-Management aufgesetzt werden. Das gleiche gilt für verschiedene Anwendungen in mehreren Versionen, die alle denselben Einsatzzweck haben und sich in der Funktionalität kaum unterscheiden.
Tatsächlich findet sich vielerorts ein chaotisches Software-Portfolio. Das äußert sich beispielsweise darin, dass verschiedene PDF-Reader, zahlreiche Security-Programme und mehrere Grafikanwendungen zum Einsatz kommen. Typischerweise bieten auch unterschiedliche Online-Services und Cloud-Speicher sowie Virenscanner ähnliche Funktionen. Die Produktvielfalt kann viele Gründe haben. Niederlassungen wird womöglich freie Hand bei der Softwarebeschaffung gelassen oder es wurde eine Firma übernommen.
Ob eine Anwendung On-Premises läuft oder auf einer Cloud-Plattform, bedingt häufig, welche Lizenzen dafür benötigt werden. Viele Hersteller verbieten in ihren End User Licensing Agreements (EULAs) sogar, Programme in einer Public-Cloud-Umgebung zu verwenden. Steht eine Migration an, verhindert eine Analyse des Softwarebestandes und des benötigten Nutzungsmodells Lizenzverstöße und etwaige Nachzahlungen.
Tickets vermeiden, Sicherheitslücken schließen
Ein weiterer Grund, das Software-Portfolio so klein wie möglich zu halten, sind die Kosten, die überschüssige Tools zusätzlich verursachen: In die Ausgabenbilanz für das Softwareinventar fließt auch der Posten für den Support ein. Jedes Ticket, welches ein Mitarbeiter öffnet, kostet ein Unternehmen Geld, bis die IT-Abteilung das Problem behoben hat.
Ein gutes Patch-Management wiederum trägt zu einer niedrigen Ticketquote bei. Schon Browser, bei denen nicht alle Bugs ausgemerzt und in die neuen Funktionen integriert sind, führen zwangsläufig zu Support-Anfragen. Patches sind jedoch vor allem relevant, weil sie Sicherheitslücken schließen.
Mit wenigen Klicks zum Überblick
Einen technischen Überblick über installierte Software verschaffen Inventarisierungslösungen wie Miss Marple. Über eine Schnittstelle gelangen die Rohdaten in einen Aufbereitungsmechanismus, dieser überträgt die Ergebnisse in ein Portal, das einen Self-Service bietet, mit dem ein Unternehmen seine Infrastrukturinformationen im Detail auswerten kann.
Die Portfolio Management Platform von Comparex etwa nutzt einen Produktkatalog, der aktuell über eine Million Softwaretitel von mehr als 14.000 Herstellern umfasst und kontinuierlich gepflegt sowie erweitert wird. Softwareerkennung und -katalogisierung auf Client- und Server-Basis bildet jedoch lediglich den Anfang. Ein ausgereiftes Tool in Verbindung mit einem Aktualisierungsservice bietet die Option, Inventarisierungsergebnisse und Zuordnung nach Version, Edition, Sprache, Lizenztyp, Kategorie oder Funktion zu veredeln. So lässt sich mit wenigen Klicks ein Report erstellen, mit dem sich Einsparpotenziale heben lassen. Ein Unternehmen stärkt dadurch seine Verhandlungsposition, um bessere Preise bei den Herstellern zu erzielen. Insgesamt minimiert sich der Arbeitsaufwand für Kauf, Verwaltung, Wartung und Support von Software sowie die Schulung der Anwender.
Führt der Management-Service Informationen zu Vorgänger- und Nachfolger-Versionen eines Produkts auf, kann der Anwender die ganze Prozesskette betrachten, beispielsweise wie das Patch-Management läuft und wie dieses unterstützt wird oder wann der Hersteller-Support endet. Auch die Verknüpfung zur Nachnutzung der Ergebnisse mit den Regelwerken eines Herstellers ist für viele Anwender wertvoll und möglich. So stellt Microsoft alle zwei Wochen Patches bereit, die sich mittels Regeln automatisiert aufspielen lassen. Als besonders nützlich erweist sich das Zuordnen nach Funktionalität – so listet die Portfolio Management Platform alle PDF-Reader oder -Writer, CAD-Programme, Security-Anwendungen oder Datenbanken auf.
Zusätzlich vergleicht die Lösung die Anwendungen auch auf Funktionsebene – über alle Hersteller und deren Produkte hinweg. Ein Anwender sieht zum Beispiel eine Auflistung von CAD-Programmen, welche dieselbe Funktion besitzen. Zudem kann man Softwaretitel, die von Herstellern nicht mehr unterstützt werden, Support- und Patch-Level auswerten. Ein Report liefert eine solide Grundlage, den Business Case für eine Software festzulegen. Die Fachabteilung hat letztendlich zu bewerten, welche vier oder fünf CAD-Anwendungen aus Nutzerperspektive im Bestand bleiben – und welche überflüssig sind.
Einfache Implementierung und Vier-Wochen-Test
Vor der Einführung einer solchen Lösung sollten Unternehmen deren Regelbetrieb definieren. Anbieter installieren diese vor Ort oder per Fernwartung nach Zugangserteilung im firmeneigenen Rechenzentrum. Betriebsbereit ist der Service spätestens in sechs bis acht Stunden. Das erfolgreiche Einbinden einer Inventarisierungslösung wie Miss Marple dokumentiert ein Health Check.
„Software-Portfolio-Management dient dazu, den firmeneigenen Softwarebestand aufzuräumen – und letztlich Kosten einzusparen und Sicherheitsvorgaben einzuhalten.“
Winfried Metzger, Comparex
Zumeist haben Unternehmen die Möglichkeit, in einem Vier-Wochen-Test Teile ihrer IT-Landschaft zu durchleuchten. Die Ergebnispräsentation enthält Empfehlungen, die sich auf das Erzielen schneller Mehrwerte konzentrieren. Ein Unternehmen sieht so, wie es über erste Konsolidierungsmaßnahmen des Bestandes Kosten einsparen kann.
Kosten und Sicherheit im besten Einklang
Eine Self-Service-Plattform, mit der Unternehmen Softwarekosten und IT-Sicherheit optimieren können, stellt eine umfassende Übersicht über die verwendeten Programme und Patch-Stände bereit. Das Auswerten der geschaffenen Datenbasis vermeidet unnötige Lizenzkäufe. Externe Dienstleister wie Comparex übernehmen die Pflege und Wartung der Plattform, die Anwender selbst nicht leisten können. Darüber hinaus lässt sich das Fachwissen der Spezialisten für die Beratung nutzen, um aus den generierten Reports, die richtigen Schlüsse zu ziehen. Insgesamt stellt eine solche Plattform in Aussicht, die Betriebskosten für die genutzte Software um 20 bis 30 Prozent zu senken.
Über den Autor:
Winfried Metzger ist Product Manager Portfolio Management Platform bei Comparex. Er hat mehr als 30 Jahre Erfahrung im IT-Bereich und beschäftigt sich vor allem mit der Analyse von Unternehmensumgebungen und ihrer Optimierung mittels Business Intelligence. Zudem befasst er sich seit vielen Jahren mit der Analyse von Software und großen Datenmengen und ist erfahren in der strategischen Beratung zur Softwareausrichtung von Unternehmen.
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