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So löschen Sie Daten richtig
Bei Compliance und Datenschutz geht es nicht nur um das richtige Sichern von Daten, sondern auch das richtige Löschen. Viele Unternehmen sorgen sich allerdings, Fehler zu machen.
Auch IT-Administratoren sind dabei, ihr Unternehmen digital zu transformieren. Dabei stehen sie vor der Aufgabe, Informationen klüger auszuwerten und zugleich strengere Datenschutz- und Compliance-Regeln einzuhalten. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) macht hierzu strenge Vorgaben und die Schonzeit zu ihrer Einhaltung ist vorbei.
Die Ansprüche an Datensicherung auf der einen und Digitalisierung auf der anderen Seite zu vereinen, ist eine große Aufgabe. Wer seinen Kunden aber neue digitale Angebote machen will, muss sie lösen. Denn Kunden wollen genau wissen, wofür ein Unternehmen Informationen nutzt und wie es diese speichert. Die Auskunftspflicht der DSGVO legt ihre Rechte exakt fest.
Für eine schnelle und klare Handlungsanweisung brauchen Unternehmen angesichts dieser Anforderungen eine Datenmanagementstrategie, welche die Prozesse zum Aufbewahren und Löschen von Informationen definiert. In der Praxis kommt es aber häufig zu Problemen, weil die Verantwortlichen den nötigen Ein- und Überblick zu den Datenbeständen nicht haben. Firmen können daher nur schwer entscheiden, welche Daten sie ohne Konsequenzen löschen dürfen.
Unternehmensgedächtnis ohne Überblick
Vor allem Altlasten machen die Lage kompliziert. Unternehmen waren zwar gesetzlich verpflichtet, die Daten nach rechtlichen Vorgaben zu speichern und personenbezogene Daten sorgfältiger zu pflegen. Allerdings waren die damaligen Strafen gering und auch die Digitalisierung weitaus weniger fortgeschritten.
Nun wuchsen Zahl, Größe und Komplexität der Datenbanken und -speicher über die Jahre, während Effizienz und rechtssichere Verwaltung dieser Datenmassen eine untergeordnete Rolle spielten. Dadurch wuchsen Datenberge voller alter, unbekannter Daten in die Höhe, während mit der DSGVO nun viel strengere Regeln hinzukamen. Umso größer ist nun die Aufgabe, die dort lagernden Informationen gesetzeskonform zu organisieren.
Zusätzliche Komplikationen schafft die Cloud. Sie ermöglicht es Unternehmen, alle Daten an einem zentralen sicheren Ort zu hinterlegen. In hybriden und Multi-Cloud-Umgebungen werden Informationen jedoch häufig redundant und in voneinander isolierten Infrastrukturen gesichert. Am Ende entstehen so neue Unübersichtlichkeiten, wenn Daten an mehreren Orten in der IT-Infrastruktur eines Unternehmens liegen.
Gleichzeitig wird der Wildwuchs an Tools und ein Mangel an Datenstrategien und einheitlichen Backup-Lösungen auch für die Mitarbeiter zu einer großen Belastung in ihrem Alltag. Diese Gemengelage wirkt sich auf die Produktivität aus, wenn die Suche nach Informationen einen großen Teil der Arbeitszeit einnimmt.
„Das Löschen von Daten ist eine wichtige Säule des Datenschutzes. Um diese Aufgabe effektiv zu bewältigen, benötigen die IT-Verantwortlichen jedoch den Überblick, welche Informationen wo gespeichert sind.“
Sascha Oehl, Veritas
Alte Daten sind aber auch interessant. Sie könnten durchaus zu einem späteren Zeitpunkt wertvolle Hinweise für Big-Data-Analysen oder andere „Insights“ liefern. Daher wollen viele IT- und Datenmanager ihre Speichersysteme gar nicht verkleinern und Daten löschen. Aber je weniger Daten gelöscht werden, desto wahrscheinlicher wird es, dass diese Informationen „dunkel“ werden: „Dark Data“ sind zwar erfasst, werden aber nicht mehr benutzt. Oft ist man sich ihrer Existenz gar nicht mehr bewusst. Angesichts von Compliance- und Datenschutzvorschriften werden solche Karteileichen zunehmend zum Risiko.
Der Datenflut Herr werden
Im Zeitalter der Digitalisierung spielt Datenmanagement eine immer größere Rolle. Die Konzepte dafür ruhen auf drei Säulen:
- Schulung: Datenbanken fragmentieren oder wachsen, wenn Mitarbeiter sich nicht an Richtlinien halten. Das beginnt beim falschen Benennen einer Datei oder der zusätzlichen Speicherung im Zweifelsfall. Hier kann das Management Mitarbeiter anleiten, Metadaten korrekt zu verwenden und unnötige Kopien zu reduzieren.
- Verwaltung: Ein wichtiger Aspekt ist es, die Sichtbarkeit von Informationen zu verbessern. Dazu tragen Lösungen für die übergeordnete Datenverwaltung bei. Solche Tools zeigen, welche Daten sich an welchen Orten in der IT-Infrastruktur befinden. Durch die Zusammenführung und Analyse der Informationen sind Organisationen in der Lage, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, was aufzubewahren und was zu löschen ist.
- Automatisierung: Sobald ein Unternehmen einen Überblick über seine Datenbestände hat, machen Automatisierungswerkzeuge Sinn. Für deren Einsatz arbeiten Unternehmen Entscheidungsrichtlinien für den gesamten Datenbestand aus. Die Daten werden dann beispielsweise beim Hochladen automatisch klassifiziert. Das senkt die Fehlerquote und verbessert die Genauigkeit der Sicherung. Zudem können Fristen festgesetzt werden, nach deren Ablauf Daten verfallen. Das verhindert den Aufbau nicht klassifizierter und risikoanfälliger dunkler Daten.
Risikofreies Löschen dank Wissen
Das Löschen von Daten ist eine wichtige Säule des Datenschutzes. Um diese Aufgabe effektiv zu bewältigen, benötigen die IT-Verantwortlichen jedoch den Überblick, welche Informationen wo gespeichert sind. Durch das Fördern der Datenverantwortung und das Implementieren zeitgemäßer Datenmanagement-Tools erreichen sie ein neues Niveau beim Sichern, aber auch beim Löschen von Daten. Denn dank des Wissens, um den Inhalt der Daten und ihre Bedeutung, lässt sich risikofrei entscheiden, ob eine Information gelöscht werden kann.
Über den Autor:
Sascha Oehl ist Director Technical Sales DACH bei Veritas. Er hilft Unternehmen als Director Technical Sales für Zentraleuropa bei Veritas Technologies, ihr Geschäft auf ein digitales Betriebsmodell umzustellen, in dem Daten Wettbewerbsvorteile liefern. Oehl unterstützt Kunden, Daten in Multi-Cloud-Umgebungen zu sichern, Speicherkosten zu senken und die IT insgesamt hochverfügbar zu betreiben.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
