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Sichere Druckerverwaltung: Von der Cloud aufs Papier
Drucker und Multifunktionsgeräte sind ein potenzielles Einfallstor in Netzwerke und zudem mit der Verarbeitung sensibler Daten betraut. Grund genug, die Sicherheit ernst zu nehmen.
59 Prozent der Unternehmen haben im vergangenen Jahr einen Datenverlust im Zusammenhang mit ihren Druckern gemeldet – so das Ergebnis einer Umfrage des Analystenhauses Quocirca. Die daraus resultierende Forderung ist klar: Es braucht schärfere Sicherheitsmaßnahmen für die entsprechenden Netzwerke.
Dabei muss den handelnden Personen bewusst sein, dass jedes Gerät und jede Anwendung innerhalb eines Netzwerks eine potenzielle Schwachstelle ist. Eine ungesicherte Druckumgebung, bestehend aus Druckern und Multifunktionsgeräten (MFPs), ist ein offenes Tor für potenzielle Hacker und Eindringlinge, die auf ein Firmennetzwerk zugreifen wollen.
Schwachstelle Druckserver
Obwohl einige Unternehmen ihre Druckumgebung bereits in ihre IT-Sicherheitsstrategie miteinbeziehen, konzentrieren sich (noch) zu viele auf die Endgeräte selbst. Die mit den Druckern verknüpfte Infrastruktur wird oft außer Acht gelassen. Dabei birgt ausgerechnet diese weitaus mehr Risiken, als viele erwarten. Das liegt in erster Linie daran, dass moderne Druckumgebungen deutlich komplexer sind als noch vor wenigen Jahren.
Weitläufige Druckerlandschaften, die mit vielen verschiedenen Servern verbunden sind, stellen keine Seltenheit dar. Für IT-Abteilungen bringen diese verstreuten Infrastrukturen Risiken mit sich. Außerdem können sich Server physisch an einem unsicheren Ort befinden, beispielsweise im Büro eines Einzelhändlers oder im unverschlossenen Schrank einer Bankfiliale. In extremen Fällen sind sich sogar weder Nutzer noch Administratoren der Existenz des Servers wirklich bewusst.
Die zunehmende Komplexität von Druckumgebungen macht deren Wartung und Verwaltung aufwändig. Geräte werden damit anfällig für Sicherheitslücken und unerlaubte Zugriffe. Die Tatsache, dass sich oft Geräte verschiedener Hersteller innerhalb einer Druckerflotte befinden, kommt erschwerend hinzu. Eine Quocirca-Umfrage aus dem Jahr 2017 (PDF) ergab, dass 67 Prozent der Befragten, die eine Multi-Vendor-Flotte betreiben, mindestens einen Datenverlust beklagen mussten. Bei denjenigen, die sich in ihrer Anschaffung auf einen Hersteller festlegten, lag der Prozentsatz bei 41.
Hinzu kommt, dass der omnipräsente Kostendruck in Unternehmen häufig dringend notwendige technologische Modernisierungen erschwert. Werden Geräte nicht mehr erneuert, werden sie für Angreifer zu einem leichten Ziel. Aber auch die internen Gefahren sind nicht zu unterschätzen: Bei laschen oder nicht vorhandenen Zugangskontrollen können auch nicht genutzte Ausdrucke auf Ausgabegeräten zu einem Sicherheitsproblem werden. Vertrauliche Dokumente, die sich in Kopierräumen ansammeln, können leicht verlegt werden oder in die falschen Hände geraten – und somit gegen die Compliance-Vorschriften eines Unternehmens verstoßen.
Die Antwort liegt in der Cloud
Um dieser Sicherheitsproblematik erfolgreich entgegenzutreten, ist es wichtig, eine Drucklösung zu wählen, die für das digitale Zeitalter entwickelt wurde. Cloud-basierte Lösungen für das Druckermanagement ermöglichen eine stärkere Zugriffskontrolle, Sicherheit und Compliance. Mit dem Gerätemanagement in der Cloud wird die Aktualisierung und Überwachung vereinfacht. Die Vorteile im Überblick.
Höhere Sicherheit und Compliance
Das Drucken aus der Cloud trägt zur Sicherheit von Informationen bei. Mit der Cloud-fähigen Druckfreigabe wird es möglich, Druckaufträge unabhängig von Gerät und Ort in die Cloud zu senden. Die Ausdrucke können dann zu einem beliebigen Zeitpunkt auf einem ausgewählten Drucker nach Authentifizierung des Benutzers freigegeben werden. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass sensible Dokumente im Ausgabefach vergessen werden und so Informationen in die falschen Hände geraten. Da Dokumente erst dann gedruckt werden, wenn sich der Auftraggeber am Ausgabegerät authentifiziert und den Druck anstößt, können zudem auch Verbrauchsmaterialien eingespart werden.
„Obwohl einige Unternehmen ihre Druckumgebung bereits in ihre IT-Sicherheitsstrategie miteinbeziehen, konzentrieren sich (noch) zu viele auf die Endgeräte selbst. Die mit den Druckern verknüpfte Infrastruktur wird oft außer Acht gelassen.“
Hartmut Rottstedt, Lexmark
Innerhalb eines Unternehmens können es bestimmte Gruppen oder Abteilungen vorziehen, Dokumente innerhalb der Firewall zu halten. Für diesen Fall bietet eine hybride Cloud eine flexible Lösung: Cloud-basiertes Druckmanagement wird mit vernetzten Servern kombiniert. Nur die Metadaten eines Druckauftrags werden über das Internet in die Cloud geschickt, der Rest bleibt hinter der Firewall. Die hybride Cloud-Option lässt genau steuern, wie, wann und wo Cloud-Funktionen genutzt werden.
Einfacheres Management und Analysen
Dank des ferngesteuerten Zugriffs auf Druckumgebungen gestaltet sich deren Management noch effizienter. Firmware- und Sicherheits-Updates können beispielsweise auf mehreren Geräten gleichzeitig und ‚remote‘ durchgeführt werden. Besonders für IT-Mitarbeiter ist dies ein entscheidender Vorteil. Auch Fehlermeldungen können in der Cloud bearbeitet werden, ohne dass ein Serviceeinsatz beim Drucker vor Ort zwingend notwendig ist. Dies spart Serviceteams viel Zeit und letzten Endes Geld. Eine gute Cloud-basierte Lösung sollte Benutzern zudem auch die Verknüpfung mit gängigen externen Content-Sharing-Sites (Dropbox, Google Drive oder OneDrive) ermöglichen, um auch direkt von dort aus Dateien auszudrucken oder – in die entgegengesetzte Richtung – nach dem Scan dorthin hochzuladen. Der Zwischenschritt über E-Mail, Computer und Server entfällt.
Informationen zum Materialverbrauch oder zu gedruckten, kopierten und gescannten Seiten können mit einer Cloud-Lösung ebenfalls online abgerufen werden. Analysen dazu können wertvolle Erkenntnisse über Optimierungspotenziale liefern. Je nach Auslastung einzelner Geräte oder ganzer Arbeitsgruppen können IT-Teams Druckerflotten effizienter gestalten.
Fazit
Selbst wenn Unternehmen über das entsprechende Personal und Budget verfügen, können Wartung, Support und Sicherheit einer Druckerflotte unnötig kompliziert und teuer sein. Die Cloud vereinfacht die Wartung einer serverbasierten Umgebung. Somit können Cloud-basierte Lösungen für Druckerflotten dabei helfen, Druckinfrastrukturen sicherer und effizienter zu gestalten.
Über den Autor:
Hartmut Rottstedt ist Geschäftsführer Deutschland bei Lexmark.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder und entsprechen nicht unbedingt denen von ComputerWeekly.de.
