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Schlanke Home-Office-Infrastrukturen für mehr Produktivität
In vielen Unternehmen schoss die Zahl der Home-Office-Tools während der Coronapandemie ins Kraut. Nun müssen sie evaluieren, wie sie ihre Infrastruktur wieder verschlanken können.
Bis vor zwei Jahren waren Remote Work und Home-Office hierzulande noch eher eine Seltenheit – mittlerweile kennt die Begriffe jeder. Doch nicht alle Unternehmen konnten bei der Umsetzung auf eine effiziente Infrastruktur achten. Wir ziehen Bilanz, wo es Optimierungsbedarf gibt und wo technische Fallstricke lauern.
Unternehmen, die infolge der Coronapandemie gezwungen waren, auf Remote Work umzustellen, wählten oft einen Viel-Hilft-Viel-Ansatz. Mitarbeiter erhielten eine Reihe von Tools, von Messengern bis Videokonferenz-Software. Für sich genommen sind die Anwendungen vollkommen in Ordnung – doch ein zu reichhaltiges Angebot kann Mitarbeiter überfordern.
Eine Studie, die Citrix im Frühjahr in den USA durchführte, zeigt sogar, dass die Employee Experience zu kippen droht. Demnach besteht die Gefahr, dass Technologie, die eigentlich Motivation und Produktivität fördern sollte, die Mitarbeiter frustriert und ausbremst. Von 2.000 befragten Arbeitnehmern geben 64 Prozent an, dass sie mehr Kommunikations-Tools und andere Programme für die Zusammenarbeit nutzen als vor der Pandemie. 71 Prozent sagen, dass dadurch ihre Arbeit komplexer geworden sei.
Effizienz statt Komplexität
Als die Arbeitgeber diese Software bereitgestellt haben, hatten sie sich das wahrscheinlich anders erhofft. Statt Arbeitnehmer zur Anpassung zu zwingen, sollte sich die Technik dem Arbeitsstil der Nutzer anpassen und ihnen den Alltag erleichtern – nicht für zusätzliche Aufgaben sorgen. Jedes Unternehmen muss bei der Einführung von Remote Work die beiden Bereiche Teammanagement und IT-Systemunterstützung im Blick haben.
„Um den Betrieb so reibungslos wie möglich aufrechtzuerhalten, müssen Mitarbeiter wissen, welche Desktop-, Web- oder Mikro-Apps sie verwenden sollen und welche Bedeutung sie haben.“
Oliver Ebel, Citrix
Klare und etablierte Richtlinien für Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten sind von zentraler Bedeutung für effektive Fernarbeit. In Krisenzeiten, insbesondere wenn sich die Umstände schnell ändern, fehlt Zeit und Erfahrung, um verbindliche Richtlinien zu vereinbaren, so dass der Geschäftsbetrieb vorübergehend beeinträchtigt werden kann.
Es gibt viele nützliche Ressourcen von Unternehmensberatern und Forschungseinrichtungen, die wichtige Anleitungen für effektive verteilte Arbeit bieten. Ein klarer Fokus liegt jedoch auf der IT-Abteilung, die für die Kontinuität des digitalen Arbeitsplatzes sorgt und den Mitarbeitern bestehende und vertraute Desktop- und Anwendungsumgebungen zur Verfügung stellen muss, unabhängig davon, wo sie gerade arbeiten. Hier kann die IT Maßnahmen ergreifen, die das Fortbestehen des Betriebs ausschlaggebend begünstigen.
Bestehende Lösungen erweitern
Unternehmen, die bereits seit längerem etablierte Home-Office-Infrastrukturen betreiben, haben natürlich einen erheblichen Vorteil. Doch ohne ausreichende und bewährte IT-Ressourcen, die notwendigen Systeme und Nutzungsinformationen sowie die Fähigkeit zur schnellen Skalierung ist die Leistungsfähigkeit jedes Unternehmens eingeschränkt. Diese Voraussetzungen nach einer Krise zu schaffen, kann wertvolle Zeit kosten.
Der Schlüssel dazu ist die Bereitstellung von Diensten, mit denen die Benutzer vertraut sind. Eine leistungsfähige Remote-Work-Lösung muss das erweitern, was die Mitarbeiter bereits nutzen – der Wechsel zu alternativen Online-Anwendungen, die neu erlernt werden müssen, führt nur zu zusätzlicher Komplexität und zu Unterbrechungen. Auch das Implementieren eines VPN, mit dem die Benutzer von zu Hause aus Anwendungen nutzen und auf Daten zugreifen können, erfordert ein Eingreifen der IT-Abteilung, was zu einem erhöhten Support-Aufwand und zu Sicherheitsrisiken führt, da Daten auf nicht autorisierten und unsicheren Geräten gespeichert werden.
Wie bereits gesagt, ist es kontraproduktiv, von den Mitarbeitern zu verlangen, dass sie sich am heimischen Arbeitsplatz in vollkommen neue Programme und Anwendungen einarbeiten. Stattdessen sollten sie sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können, die dem Unternehmen einen Mehrwert bringt.
Um den Betrieb so reibungslos wie möglich aufrechtzuerhalten, müssen Mitarbeiter wissen, welche Desktop-, Web- oder Mikro-Apps sie verwenden sollen und welche Bedeutung diese haben. Es gibt Anwendungen, die offensichtlich kritisch sind, einige, die eher nebensächlich, aber praktisch sind und solche, von denen Verantwortliche vielleicht gar nicht wussten, dass sie existieren, die aber eine wichtige unterstützende Rolle spielen.
Der digitale Arbeitsplatz begleitet die Mitarbeiter überall hin
Die Virtualisierung der Desktop- und Anwendungsumgebungen der Benutzer ist bei weitem die effektivste und am einfachsten zu skalierende Lösung, um Mitarbeitern überall Zugriff auf die ihnen zur Verfügung stehenden Geräten zu gewähren, damit sie ohne eine Neukonfiguration oder ein Eingreifen der IT-Abteilung arbeiten können.
Es ist sehr wahrscheinlich, dass Unternehmen Remote-Work-Lösungen bei Bedarf sehr schnell skalieren müssen. Wenn der Fernzugriff auf Arbeitsplätze binnen kurzer Zeit eingerichtet werden muss, ist das Vereinfachen und Automatisieren repetitiver Prozesse ein wichtiger Zeitfaktor. Wenn man weiß, welche Anwendungen für den Betrieb wichtig sind, und über umfassende Informationen verfügt, um die Bereitstellungsanforderungen mit einem effizienten Mechanismus zu steuern, können wichtige Geschäftsabläufe aufrechterhalten werden.
In Zeiten wie diesen, in denen die Möglichkeiten der Infrastruktur, die IT-Fachkräfte und die Ressourcen ausgereizt werden, lernen wir, wie belastbar unsere Systeme sind. Während wir uns diesen Herausforderungen stellen, von denen viele auch die besten IT-Abteilungen an ihre Grenzen bringen, ist es auch ein guter Zeitpunkt, um zu verstehen, wie Systeme und Infrastrukturen widerstandsfähiger gemacht werden können.
Über den Autor:
Oliver Ebel ist seit November 2018 Area Vice President Central Europe bei Citrix. In seiner Rolle verantwortet er das Geschäft rund um die Citrix-Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz und moderne Netzwerke in der DACH-Region. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der IT-Branche. Oliver Ebel kommt von Lenovo, wo er seit 2005 in unterschiedlichen nationalen wie internationalen Management-Rollen beschäftigt war. Zuletzt bekleidete er die Rolle des Vice President and General Manager EMEA für die Lenovo Mobile Business Group und war Mitglied des globalen Führungsteams. Vor Lenovo arbeitete der Diplom-Wirtschaftsingenieur für IBM.
