Prozesse mit Process Mining intelligent managen

Gesetzliche und regulatorische Vorgaben zwingen Unternehmen und Organisationen im Bereich Kritische Infrastrukturen (KRITIS), ihre Prozesse kontinuierlich anzupassen. Energieversorger müssen zum Beispiel veränderte Anforderungen der Bundesnetzagentur bei der Energiebeschaffung und dem Energiehandel berücksichtigen. Im Banken- und Versicherungsbereich gibt es regelmäßig neue Verwaltungsanweisungen, die vor allem das Prozess- und Risikomanagement betreffen.

Und auch im Gesundheitswesen sind im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung neue prozessuale Herausforderungen zu bewältigen. Die Coronapandemie hat gezeigt, dass dabei noch ein gewaltiger Handlungsbedarf besteht.

Die zentralen Aufgaben für Betreiber kritischer Infrastrukturen bei der Integration und Verbesserung von Betriebsmodellen und -prozessen lauten: Identifikation von Optimierungsbereichen, Bestimmung des Umfangs der Änderungen und ihrer Auswirkungen auf die Organisation sowie Antizipation möglicher zukünftiger Ergebnisse.

Für die Umsetzung dieser Anforderungen ist Prozessmanagement das entscheidende Hilfsmittel. Es unterstützt Unternehmen und Organisationen, relevante Prozesse zu entwerfen, zu modellieren, auszuführen, zu überwachen und zu optimieren – sowohl hinsichtlich aktueller als auch zukünftiger Betriebsabläufe. Zudem sind Organisationen mit einem intelligenten Prozessmanagement besser im Hinblick auf Innovationen und Krisensituationen aufgestellt. Schließlich bilden die transparente Prozessintelligenz und -überwachung die Grundlage für Agilität und Reaktionsfähigkeit.

Um diese Veränderungen effizient umzusetzen, ist eine professionelle Prozessmodellierung zwingend erforderlich. Dabei nutzen Unternehmen vielfach klassische Business-Process-Management-Lösungen (BPM). Diese können zwar Soll-Prozesse modellieren, aber nicht zeigen, wie ein Prozess tatsächlich im IT-System abläuft.

Für die Optimierung eines Geschäftsprozesses muss jedoch der Unterschied zwischen dem Idealzustand eines Prozesses und seiner tatsächlichen Ausführung erkannt werden. Diese Möglichkeit bietet Process Mining. Die Technologie identifiziert die Schwachstellen in den Geschäftsabläufen und ermittelt deren Ursachen. Mit Process Mining Tools können Unternehmen Geschäftsprozesse mit Auffälligkeiten in den Key Performance Indicators (KPIs) auch über unterschiedliche IT-Systeme hinweg analysieren.

Das heißt, Process Mining analysiert Prozessdaten aus verschiedenen Systemen und verfolgt die Datenspuren von Prozessen über Systemgrenzen hinweg. Damit liefert Process Mining detaillierte Informationen über die Funktionsweise und Interaktion komplexer Prozesse. So kann ein Nutzer Probleme beziehungsweise Prozessabweichungen feststellen und Optimierungspotenziale schnell erkennen. Process Mining geht damit einen entscheidenden Schritt über die reine BPM-Modellierung hinaus.

Auch im Bereich Business Continuity, einem aktuell viel diskutierten Thema bei Betreibern Kritischer Infrastrukturen, bietet Process Mining eine wichtige Unterstützung. Bei externen Krisen ist der Verlust von Mitarbeiterkenntnissen eine reale und in der Vergangenheit oft übersehene Gefahr. Der Einsatz von Process Mining kann das Risiko mindern, da damit das Prozesswissen einzelner Mitarbeiter nicht verloren geht. Dadurch besteht die Möglichkeit, dass im Ernstfall andere Beschäftigte ihre Aufgaben übernehmen können.

„Process Mining analysiert Prozessdaten aus verschiedenen Systemen und verfolgt die Datenspuren von Prozessen über Systemgrenzen hinweg. Damit liefert Process Mining detaillierte Informationen über die Funktionsweise und Interaktion komplexer Prozesse.“

Gerrit de Veer, SAP Signavio

Für alle KRITIS-Organisationen in stark regulierten Branchen gehören zudem die proaktive Reduzierung von Risiken und die Einhaltung von Vorschriften zu den zentralen Aufgaben. Dabei werden häufig System für Governance, Risk Management und Compliance (GRC) genutzt. Sie können mit einer modernen Prozessmanagementlösung integriert werden, um eine Datensynchronisation vorzunehmen.

Auf dieser Basis ist es dann möglich, Informationen für die Identifizierung von Risiken und Compliance-Verstößen zu nutzen, Ursachen zu ermitteln und die Auswirkungen von Prozessänderungen auf Risiken und Compliance zu überwachen.

Insgesamt können Unternehmen mit einem Prozessmanagement, das Prozessmodellierung und Process Mining vereint, Prozesse erkennen, analysieren, optimieren und überwachen. Damit bietet es auch die Möglichkeit, alltägliche Betriebsabläufe effizienter zu gestalten und zu standardisieren, etwa durch die Etablierung neuer integrierter und interaktiver Prozesse. Prozessoptimierung erlaubt es zudem, einfache, repetitive Aufgaben zu automatisieren, so dass Unternehmen ihre Kerngeschäftsfelder stärker fokussieren können und die Mitarbeiter Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten gewinnen.

Ein Prozessmanagement bietet damit weit mehr als klassische BPM-Verfahren. Es umfasst nicht nur die reine Prozessoptimierung, sondern zusätzlich Aspekte wie Modellierung, Kollaboration, Mining, Customer Excellence oder Governance.

Über den Autor:
Gerrit de Veer ist Senior Vice President Sales MEE bei SAP Signavio.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.