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Outsourcing der Lohnabrechnung: Gründe für die Auslagerung
Das Outsourcing von Lohnabrechnungen ist für Unternehmen eine Option, Kosten, Zeit sowie Aufwand gering zu halten. Doch wie lassen sich Abrechnungen auslagern?
Ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung eines Unternehmens sind Lohnabrechnungen.
Immer mehr Betriebe lagern die Entgeltabrechnung ihrer Angestellten allerdings an externe Dienstleister aus. Das geschieht aus unterschiedlichen Gründen.
Was die Mehrzahl der Unternehmen dazu bewegt und welche Vorteile dadurch entstehen, wird im Folgenden näher beleuchtet.
Was ist Outsourcing?
Outsourcing bedeutet, dass Teile der Unternehmensaufgaben an externe Firmen übergeben werden. Dabei handelt es sich meistens um administrative oder bürokratische Aufgaben, die notwendig sowie wiederkehrend zu erledigen sind.
Diese Dienstleister sind auf die jeweiligen Gebiete spezialisiert und verfügen über die entsprechenden Fachkenntnisse. Für kleinere oder mittlere Unternehmen bietet sich auch das kostengünstigere Outsourcen an einen Online-Anbieter an, der durch sein Online-Programm eine einfache sowie korrekte und sichere Abwicklung der Lohnabrechnungen garantiert.
Gründe für Outsourcing
Die Gründe der Unternehmen, einzelne Aufgaben an externe Dienstleister weiterzugeben, sind unterschiedlicher Natur. Meistens geschieht dies aber aus Zeit- und Kostengründen. Denn ein Extra-Mitarbeiter oder eine ganze Abteilung, die sich nur um die Lohnabrechnungen kümmert, bedeutet zusätzliche Kosten, die zunächst einmal erwirtschaftet werden müssen.
Oftmals sind diese Mitarbeiter nicht ausreichend geschult. Auch auf die ständigen Änderungen und Richtlinien, die die Lohnabrechnungen betreffen, muss durch Weiterbildungsmaßnahmen reagiert werden. Schulungen und Lehrgänge müssen bezahlt werden, um korrekte Lohnabrechnungen garantieren zu können.
Manche Unternehmen entscheiden sich auf Grund von Personalveränderungen, sei es durch eine Verrentung oder eine Schwangerschaft, die Stelle nicht neu zu besetzen und stattdessen diesen Aufgabenbereich an eine spezialisierte Firma zu übergeben. Aber auch auf einen personellen Stellenabbau kann durch Outsourcing reagiert werden. Nicht ordnungsgemäß erstellte Lohnabrechnungen haben im schlimmsten Fall Straf- oder Nachzahlungen zur Folge. Externe Dienstleister garantieren die Richtigkeit der Abrechnungen.
Vorteile durch das Outsourcing der Lohnabrechnungen
Wenn sich Unternehmen dafür entscheiden, ihre Lohnabrechnungen per Outsourcing an externe Spezialisten zu übergeben, entstehen einige Vorteile:
1. Kosten- sowie Zeitersparnis: Der finanzielle und zeitliche Aufwand, der durch die Erstellung und Erarbeitung der Lohnabrechnungen entsteht, minimiert sich deutlich. Denn durch das Outsourcing werden keine separaten Mitarbeiter für diesen Aufgabenbereich benötigt.
Dies spart wiederum Kosten, die in Weiterbildungsmaßnahmen investiert werden müssen, da sich die bürokratischen Anforderungen und Richtlinien für Lohnabrechnungen oftmals verändern. Die Beschaffung der teuren Softwareprogramme, die benötigt werden und ständig aktualisiert werden müssen, fällt ebenfalls weg. Durch die Auslagerung der zeitintensiven Verwaltungsaufgaben kann das Unternehmen sich auf seine Kernaufgaben fokussieren und diese schneller erledigen.
2. Schutz bei Personalausfall: Personalausfälle erfordern immer eine schnelle Reaktion, denn der reibungslose Ablauf im Unternehmen muss weiterhin gewährleistet werden. Vor allem die Erledigung der Lohnabrechnungen muss stets pünktlich sowie richtig erfolgen. Fällt der eigentliche Lohnbuchhalter durch Urlaub, Krankheit oder Kündigung aus, muss das Unternehmen dafür Sorge tragen, dass keinerlei negative Folgen entstehen.
Weiteres Fachpersonal einzustellen, ist für viele Betriebe aber schlichtweg nicht umsetzbar, da es zu hohe Kosten verursachen würde. Durch das Outsourcing an den externen Dienstleister sind Unternehmen vor solchen Risiken sicher.
3. Professionalität: Die Anforderungen, die bei der Erstellung der Lohnabrechnungen einzuhalten sind, werden immer komplexer. Vor allem Gesetzesänderungen, die sofort angewendet werden müssen, erschweren die Arbeit und bergen die Gefahr, Fehler zu machen.
Erledigt ein externer Dienstleister die Lohnabrechnungen des Unternehmens ist eine professionelle und korrekte Abwicklung garantiert. Die Faktoren der Lohnabrechnungen folgen nach der einmaligen Kalkulation einem strikten und unveränderlichen Muster, so dass alles ordnungsgemäß vonstatten geht und keine Irrtümer entstehen. Außerdem verpflichten sich die externen Dienstleister, ihre Mitarbeiter ständig weiterzubilden und zu schulen, daher sind diese immer auf dem neusten Stand.
4. Kostentransparenz: Durch das Outsourcen der Lohnabrechnungen wird ein Festpreis vereinbart, je nachdem was ein Unternehmen benötigt, wird die Dienstleistung gebucht. Unvorhergesehene Schwankungen der Kosten oder böse Überraschungen sind durch die vertraglichen Vereinbarungen ausgeschlossen.
5. Flexibilität: Unternehmen sind daran interessiert, zu wachsen und ihren Umsatz zu steigern, so dass sie sich langfristig und erfolgreich am Markt etablieren können. Dabei sind sie dazu verpflichtet, eine sichere Unternehmensstruktur aufzubauen, die auch die Verwaltung einschließt. Da beides gleichzeitig vielen Betrieben oftmals nur schwer gelingt, ist das Outsourcing der Lohnabrechnungen in diesen Fällen eine gute Möglichkeit. Denn dadurch ist die ordnungsgemäße Verwaltungsarbeit bei der Abwicklung der Gehälter gesichert und das Unternehmen kann sich seinem Wachstum und der Umsatzsteigerung widmen.
„Letztendlich muss jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden, inwieweit sich Outsourcing lohnt, beziehungsweise in welchem Umfang sie dieses in Anspruch nehmen wollen.“
Anna Schmidt, freie Journalistin
Sorge um Datensicherheit
Die Vorteile, die das Outsourcen der Lohnabrechnungen mit sich bringt, sind deutlich. Unternehmen hadern dennoch oftmals mit Bedenken bezüglich dem Kontrollverlust über die Sicherheit ihrer Daten.
Die Datenschutzrichtlinien sowie Sicherheitsstandards in Deutschland sind allerdings so strikt geregelt, dass die Dienstleister diese einhalten müssen. Die Unternehmen sollten immer darauf achten, dass die von ihnen gewählten externen Dienstleister über die benötigten Sicherheitszertifikate des Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verfügen.
Outsourcing ja oder nein?
Die Auslagerung der Lohnabrechnungen ist für Unternehmen jeder Größe eine gute Option, um Kosten, Zeit sowie Aufwand möglichst gering zu halten. Durch die vertraglich vereinbarten Regelungen sind die Unternehmen auch im Schadensfall, was die Haftung betrifft, abgesichert.
Die Professionalität der Dienstleister schützt allerdings meist vor Fehlern oder etwaigen Unregelmäßigkeiten. Außerdem weisen deren Angebote eine hohe Rentabilität auf. Letztendlich muss jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden, inwieweit sich Outsourcing lohnt, beziehungsweise in welchem Umfang sie dieses in Anspruch nehmen wollen.
Über den Autor:
Die studierte Politikwissenschaftlerin und Journalistin Anna Schmidt arbeitet als freischaffende Autorin für mehrere regionale und überregionale Zeitungen. Spezialisiert hat sie sich auf die Themen rund um Globalisierung, Wirtschaftspolitik und Nachhaltigkeitsaspekte in Unternehmensfragen.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
