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Oft unterschätzt: Geschäftsrisiken sind Prozessprobleme
Gutes Risikomanagement kann entscheiden dazu beitragen, Prozessprobleme zu erkennen und beheben sowie zu vermeiden, allerdings bedarf es steter Überprüfung und Aktualisierung.
Das Management von Unternehmensrisiken kann über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden. Indem Unternehmen Risiken vorhersehen und Strategien zur Risikominderung entwickeln, können sie ihr Erfolgspotenzial maximieren. Es braucht Führungskräfte, die die aktuelle Situation verstehen und sich mit bestehenden oder sich entwickelnden Risiken auseinandersetzen, die zukünftigen Fortschritt verhindern.
Um Geschäftsrisiken erfolgreich zu managen, sollten Führungskräfte proaktiv bleiben und sich über Branchentrends oder Veränderungen informieren, die sich auf das Tagesgeschäft auswirken könnten, wie die NIS2-Richtlinien (Network and Information Security-Richtlinie), die ab Oktober 2024 in Unternehmen gilt. Ohne ein angemessenes Risikomanagement werden die Bereiche Finanzen, Betrieb, Informationstechnologie sowie C-Level-Führungskräfte sich schwer tun voranzukommen. Es wird immer wichtiger, den Überblick über potenzielle Risiken zu behalten und Notfallpläne zu erstellen, mit denen sie im Bedarfsfall verhindert oder zumindest in ihrer Tragweite und Schwere gemindert werden können.
Es geht nicht nur darum, für das Schlimmste vorzusorgen, sondern auch im Bedarfsfall schnell agieren zu können, um die Auswirkungen des eingetretenen Risikofaktors gering zu halten. Ein erhöhtes Bewusstsein für potenzielle Risiken kann einen unschätzbaren Einblick geben, wie ein Unternehmen funktioniert und welche Schritte beispielsweise unternommen werden können, um Geschäftsabläufe effizient zu halten.
Auf welche Geschäftsrisiken Unternehmen besonders achten sollten
Unternehmensrisiken können wie eine unendliche Liste potenzieller Fallstricke erscheinen. Von der Regulierung bis zur Einhaltung von Vorschriften, vom Cashflow bis zu Verträgen gibt es viel, was Führungskräfte berücksichtigen müssen. Geschäftsrisiken gibt es in allen Formen und Größen, aber Risiken im Zusammenhang mit Vorschriften und Regulierungs- und Compliance-Risiken verursachen vermutlich den größten Schaden. Sie sind oft die Bereiche, die von der Geschäftsleitung am stärksten überwacht werden; ganz zu schweigen von den Rechnungsprüfungsorganen.
REGULIERUNGSRISIKO
Die meisten Unternehmen sind mit regulatorischen Risiken konfrontiert. Wenn zum Beispiel eine Branche strenge Auflagen für die Herstellung eines Produkts hat, belasten diese Vorschriften das Unternehmen sowohl in finanzieller Hinsicht als auch in Bezug auf die Erfüllung der Kundenerwartungen.
COMPLIANCE-RISIKO
Die Einhaltung von Vorschriften ist ebenso wichtig. Unternehmen müssen die lokalen Gesetze und Vorschriften einhalten, um die Sicherheit ihrer Kunden und ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten.
OPERATIONELLES RISIKO
Hier geht es um die Systeme und Verfahren, die das Tagesgeschäft unterstützen und die damit verbundenen Risiken. Dazu gehören Bereiche wie Risikomanagement in der Lieferkette, Berichtswesen-Verfahren, Datensicherheitsprotokolle, Datengenauigkeit, Kostenüberschreitungen, Reaktionsfähigkeit auf Kundenwünsche und das Management von Reputationsrisiken.
Einen ganzheitlichen Ansatz priorisieren
Obwohl Regulierung und Compliance die offensichtlichen Risiken sind, die oft priorisiert werden, sollten auch andere, weniger offensichtliche Geschäftsrisiken verstanden und gemanagt werden. Das umfasst sicherzustellen, dass Prozesse effizient in allen Abteilungen laufen, ein regelmäßiger Austausch zwischen allen Interessengruppen, Investitionen in neue Technologien, wo nötig, sowie die Schulung der Mitarbeitenden, damit sie die Prozesse und Systeme, die sie nutzen sollen, im Detail verstehen und richtig umsetzen.
Faustregel: wer ist wie stark betroffen
Ob groß oder klein, schlank oder komplex, global oder regional - jedes Unternehmen ist von Geschäftsrisiken betroffen. Aber es ist wichtig zu verstehen, dass einige Regionen und ihre Volkswirtschaften die Auswirkungen der großen wirtschaftlichen Risiken mehr oder weniger stark spüren als andere. Der Reifegrad der Prozesse im Unternehmen und wie gut alle Geschäftsprozesse abgebildet und verwaltet werden, wirkt sich auf die Art und Größe des Risikos aus, dem ein Unternehmen ausgesetzt ist. Generell gilt: Je größer das Unternehmen, desto größer das Risiko.
Geschäftsrisiken managen mit intelligenten Prozessen
Prozesse bilden die Grundlage für alles, was Menschen bei der Arbeit tun, und beeinflussen die von jeder Abteilung erzielten Ergebnisse. Bevor Unternehmen sie automatisieren und optimieren, müssen sie die Rolle jedes einzelnen Prozesses im gesamten Geschäftsablauf im Unternehmen verstehen. Durch Identifizierung, Katalogisierung und Erstellen von Prozesslandkarten, können sie erkennen, welche Prozesse zuerst verbessert werden müssen.
Unternehmen tun gut daran sich, bei der Bestandsaufnahme nicht nur auf die Analysen von Managern und Beratern zu verlassen. Viel entscheidender ist, dass Führungskräfte ihre Mitarbeitenden miteinbeziehen und sie gezielt fragen, warum Prozesse so ablaufen wie sie ablaufen, wo Dinge schieflaufen und vor allem, was sie für die Automatisierung und Digitalisierung benötigen. Dies führt zu einer positiv gelebten Prozess- und Feedback-Kultur, welche das Unternehmen ganzheitlich zukunftsfähig voranbringt. Für Unternehmen, die weniger Zeit haben und sehr effektiv arbeiten möchten, empfehlen sich Prozessüberwachungs-Tools. Diese laufen im Hintergrund und bilden alle Prozesse automatisiert ab. So wird jeder einzelne Schritt detailgetreu erfasst.
Zudem sind diese Tools in der Lage, die Prozesse zu analysieren und Verbesserungsvorschläge zu machen, was viele Prozesse in Unternehmen vereinfacht, effizienter macht und Mitarbeitenden die Arbeit ein Stück erleichtert. Die Resonanz unter den Mitarbeitenden ist positiv, auch wenn Teilprozesse automatisiert werden, denn oftmals setzen sie manuelle Prozesse fort, weil das schon immer so gemacht wurde, dabei wünschen sich die Mitarbeitenden einen besseren Weg.
Beständige Pflege und Governance von Prozessen
Prozesse laufen dann am besten, wenn sie regelmäßig verwaltet und aktualisiert werden und das Geschäftsverhalten einer Organisation widerspiegeln. Ist dies nicht der Fall, sehen sich Unternehmen mit kaputten Prozessen konfrontiert, die in der falschen Reihenfolge ablaufen und ein zusätzliches Geschäftsrisiko darstellen.
Jedes Mal, wenn es 20 Minuten dauert, um ein Passwort zurücksetzen zu lassen, jedes Mal wenn neu eingestellte Mitarbeiter ihre Arbeit nicht aufnehmen können, weil sie nicht über die richtige Ausrüstung verfügen, jedes Mal wenn ein Mitarbeiter ein Verkaufsangebot neu schreiben oder Angebote umschreiben muss oder ein Produktionsmitarbeiter die Abläufe nicht in der die richtige Reihenfolge einhält, dauern Arbeitsschritte unnötig lange und werden verkompliziert, die Produktivität stockt und Ergebnisse verzögern sich. Leider tolerieren viele Unternehmen Probleme, die die Produktivität untergraben und das Risiko für das Unternehmen erhöhen. Denn es gilt: Wenn mit der Zeit immer mehr Prozesse ausfallen steigt das Geschäftsrisiko.
Was passiert mit der Zeit, wenn Prozesse nicht verwaltet und automatisiert werden?
In jeder Minute eines jeden Tages sind Unternehmen vielen prozessbezogenen Geschäftsrisiken ausgesetzt. Je nach Art des Unternehmens, Branche und der Risikobereitschaft der Führungskraft sind die offensichtlichsten Risiken wahrscheinlich bereits im Risikoregister irgendwo in der Organisation vermerkt. In vielen Fällen kann man davon ausgehen, dass die meisten operationellen Geschäftsrisiken nicht wahrgenommen werden. Es fehlt an Prozessmanagement und Automatisierung, um sie zu erkennen und zu kontrollieren.
Effektive Prozesse mildern Geschäftsrisiken und fördern den Erfolg
Mit Blick auf die aktuellen globalen Insolvenztrends in den USA gab ein bekannter Speditionsriese mit über 30.000 Mitarbeitern an, dass die Hauptursache für den gemeldeten Konkurs darin liegt, dass die Kunden zu flexibleren, effizienteren Anbietern wechseln. Im Vereinigten Königreich stand 2023 ein Discounter-Imperium mit 12.000 Beschäftigten und einem Jahresumsatz von 1,2 Milliarden Pfund kurz vor dem Zusammenbruch, was darauf hindeutet, dass sie von effizienteren Konkurrenten überflügelt werden.
In der APAC-Region ist die Hauptursache für den Zusammenbruch vieler großer Bauunternehmen Probleme in der Lieferkette und gestiegene Arbeitskosten. Die Unternehmen brechen nicht zusammen, weil sie Risiken nicht erkennen. Sie scheitern, weil sie den Wert von Prozessen und deren kontinuierliche Verbesserung, Digitalisierung und Verwaltung übersehen.
Unterschätzt und doch so wichtig: Business Process Management
Business Process Management (BPM) ist ein wichtiges Instrument für Unternehmen, um Risiken zu managen und den Betrieb reibungslos zu steuern. Die Rationalisierung von Prozessen ist einer der Hauptvorteile des Prozessmanagements. Sie macht Geschäfte kontrollierter, weniger risikoreich, schneller und bequemer für Kunden und Mitarbeitende. Unternehmen, die Prozessmanagement eingeführt haben, behaupten, auch andere Vorteile erzielt zu haben, wie verbesserte Datengenauigkeit, Kosteneinsparungen durch die Wiederverwendung vorhandener Technologie und eine größere Transparenz der Arbeitsabläufe.
Wann Business Process Automation ins Spiel kommt
Sobald alle Prozesse abgebildet, dokumentiert, verwaltet, analysiert und optimiert wurden, sind Unternehmen bereit für den nächsten Schritt: die Business Process Automation (BPA). BPA hilft Unternehmen, das Geschäftsrisiko durch weniger Prozessfehler und -abweichungen zu verringern. Darüber hinaus hilft die verbesserte Compliance durch schnellere Prozessabwicklung und niedrigere Betriebskosten bei der Erfüllung von Industrie- und Regierungsvorgaben.
„Unternehmen brechen nicht zusammen, weil sie Risiken nicht erkennen. Sie scheitern, weil sie den Wert von Prozessen und deren kontinuierliche Verbesserung, Digitalisierung und Verwaltung übersehen.“
Cosima von Kries, Nintex
Automatisierung ist kein neues Konzept, denn Unternehmen automatisieren bereits bestimmte Aspekte ihres Geschäfts erfolgreich mit Einzellösungen. Aber heute suchen Unternehmen nach Softwareplattformen, die eine durchgängige Prozessautomatisierung bieten, indem sie die richtigen Tools für die richtigen Prozesse bereitstellt, um das Risiko im gesamten Unternehmen zu verringern. Werkzeuge wie die Automatisierung von Formularen und Arbeitsabläufen, Robotic Process Automation (RPA) zur Automatisierung von einfachen, sich wiederholenden Computeraufgaben oder Dokumentenautomatisierung zur Automatisierung der Dokumentenerstellung und Unterschriften unterstützen Unternehmen dabei, ihr Risikomanagement auf die nächste Stufe zu heben, die über BPM hinausgeht.
Es wird Zeit: Machen Sie die nächsten Schritte
Einfach ausgedrückt: Geschäftsprozessmanagement und Geschäftsprozessautomatisierung nutzen Unternehmen, indem sie alle Arten von Geschäftsrisiken mindern. Diese reichen von der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, über finanzielle Verluste aufgrund von Marktschwankungen bis hin zu potenziellen Reputationsschäden aufgrund von Datenschutzverletzungen sowie ineffizienten Abläufen, die den Gewinn und das Vertrauen von Mitarbeitenden und Kunden vermindern.
Durch einen proaktiven Prozessansatz zum Verstehen und Verwalten von Risiken, können Unternehmen von zahlreichen Vorteilen profitieren, darunter höhere Kosteneffizienz, bessere Kundenerfahrungen, größere Flexibilität und mehr Umsatzmöglichkeiten, um nur einige zu nennen. Ganz gleich, ob sie die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen, die Kosten kontrollieren, die Produktivität steigern oder die Verkaufszahlen erhöhen wollen, durch die Implementierung robuster Risikomanagementstrategien durch BPM und BPA können Unternehmen ihre Ziele schneller und effizienter erreichen. Das Management von Geschäftsrisiken ist einfacher als angenommen und Unternehmen können sich auch für die NIS2-Richtlinien, ISO 27001 und weitere Richtlinien schon heute umfangreich wappnen.
Das Beispiel der Fallstudie von Zoom zeigt, wie das Unternehmen BPA nutzt, um das Risiko zu mindern, dass Partner ihre Aufträge nicht rechtzeitig erfüllen.
Über die Autorin:
Cosima von Kries ist Director, Pre-Sales Solution Engineering EMEA bei Nintex. Seit mehr als 6 Jahren ist sie in der IT-Branche tätig und engagiert sich im Women in Tech Umfeld. Ihr Spezialgebiet ist Prozessautomatisierung. Sie verfügt über umfangreiches Wissen, wenn es um die Nintex, Salesforce und Microsoft 365 Produkt-Plattformen geht sowie digitales Prozessmanagement und Prozessoptimierung. Von Kries spricht regelmäßig auf internationalen Technologiekonferenzen, ist aktive Mentorin für Frauen in technischen Führungspositionen und steht Kunden/Partnern bei technischen Fragestellungen sowie strategischen Herausforderungen mit Rat und Tat zur Seite.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
