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Nachhaltige Veränderungen durch richtiges Change-Management
Die Coronapandemie hat viele Unternehmen zu einer Veränderung der Arbeitsabläufe gezwungen. Das gelingt aber nur, wenn das Personal die anstehenden Veränderungen akzeptiert.
Durch die Coronakrise waren Unternehmen gezwungen, sich rasch umzustellen. Sie mussten Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit ins Home-Office schicken und notwendige Strukturen und neue Technologien für Remote Work bereitstellen. Aber die Coronapandemie ist nur der Auslöser. Der Treiber für die Entwicklung ist die Digitalisierung. Ein Zurück zu alten Strukturen wird es kaum geben: So gehen laut einer Umfrage von PwC 78 Prozent der CEOs davon aus, dass der Übergang zu Remote Work dauerhaft sein wird.
Doch wie lassen sich derartige Change-Prozesse am besten umsetzen? Veränderungen in Organisationen sollten immer in einem dualen Ansatz zusammen mit Adoption- und Change-Management (ACM) durchgeführt werden. Dabei ist eine adäquate Change-Management-Strategie essenziell, um die Einführung neuer Prozesse und Tools optimal zu meistern.
Die Rolle der Mitarbeiter bei der Umsetzung von Veränderungen
Veränderungen stoßen in der Regel zunächst auf wenig positive Resonanz. Meist durchlaufen die Anwender verschiedene Phasen – vom Schock über den Wandel bis hin zu Ablehnung. Idealerweise folgen dann die Erkenntnis, dass die Veränderung wichtig und notwendig ist und das neue Tool Vorteile bietet, das Akzeptieren der neuen Gegebenheiten und am Ende die Integration in den Nutzeralltag.
Unternehmen müssen verstehen, in welcher Phase sich die Angestellten während der Veränderung befinden. Ebenso ist es wichtig, dass Betriebe die aktuellen Bedürfnisse der Angestellten erkennen und respektieren. Sie sollten jederzeit wissen, wie es ihnen geht und welche Unterstützung sie brauchen – auch, wenn die neue Technologie schon eingeführt wurde. Dafür ist eine funktionierende Kommunikations- und Feedback-Kultur nötig.
Wie externe Change-Management-Experten helfen können
Insbesondere kleinere Firmen sind oft damit überfordert, ein ACM im eigenen Haus durchzusetzen. Ihnen fehlen Expertise und personelle Ressourcen. Größere Unternehmen implementieren Change-Management-Ansätze zwar, doch sie haben wenig Erfahrung mit effizienten Strategien und ihrer Umsetzung. In beiden Fällen besteht das Risiko, dass auf dem Weg etwas schiefläuft.
Experten für Adoption- und Change-Management helfen weiter. Deren Arbeit ist eine Kombination aus wissenschaftlich fundierter Vorgehensweise und dem Fokus auf den einzelnen Menschen. Sie bringen jahrzehntelange Erfahrungen und Know-how aus vielen Kundenprojekten mit. Außerdem haben sie ein strategisches Rahmenwerk entwickelt, das etablierte Methoden, Change-Modelle und Standards für die einzelnen Phasen des Change-Managements beinhaltet.
Die fünf Phasen des Adoption- und Change-Managements
Jeder ACM-Prozess erfolgt in fünf aufeinander abgestimmten Phasen:
Phase 1 – Preparing: Der erste Teil bereitet den Prozess vor: Ein ACM-Team wird geformt, die erforderliche Infrastruktur aufgebaut. Es werden Regeln für die Zusammenarbeit definiert, bevorstehende Veränderungen konkret beschrieben, die Sponsor-Roadmap wird gemeinsam mit dem Sponsor festgelegt und messbare Erfolgskriterien festgelegt. Diese Phase endet mit dem Setup des ACM-Teams, der ACM-Sponsoren sowie der benötigten Infrastruktur.
Phase 2 – Setting the stage: die ersten Pläne werden mit Informationen und Vorgehensweisen befüllt, sodass die Coaches und Champions in den ACM-Prozess eingebunden werden können. Coaches und Champions werden eingeführt. Coaches sind Führungskräfte, die dafür sorgen, dass Mitarbeiter die notwendigen Informationen und Methoden zur Umstellung bekommen. Champions sind technische Spezialisten. Die Phase endet mit einem Kickoff-Event für beide Gruppen.
Phase 3 – Recursion tree: Coaches und Champions lernen, wie sie mit Widerstand zur bevorstehenden Veränderung umgehen und Konflikte lösen. Kommunikations- und Trainingspläne werden erstellt. Diese Phase endet mit einem Kickoff für alle Mitarbeiter im Unternehmen.
Phase 4 – Tornado: Mitarbeiter aus diverse Pilotgruppen werden auf das neue System geschult, es wird aktiv im täglichen Betrieb eingesetzt. Das ACM-Team lernt so, wo Veränderungen oder Unterstützung notwendig sind und adaptiert die Pläne. Diese Phase endet mit der Akzeptanz der Mitarbeiter aus der Pilotgruppe für die neue Technologie, die nun aktiv im täglichen Betrieb eingesetzt wird.
Phase 5 – Sustainable Growth: Alle Pläne werden mit Unterstützung der Erfahrungen aus den vorherigen Phasen überarbeitet und verbessert. Als Vorbereitung zum Rollout erfolgen Trainings und Coachings. Die Kommunikation zu Anwendern und deren Feedback bleiben zentral, um Probleme und Widerstände zu identifizieren. So wird die Akzeptanz für die neue Technologie erhöht – und damit der aktive Einsatz im täglichen Betrieb.
Triple R: Nach dem eigentlichen Prozess der technischen Implementierung mit der größtmöglichen Akzeptanz der Mitarbeiter muss die Veränderung weiter in den täglichen Routinen verankert werden. Triple R steht für repeat, repeat, repeat, also mehrmalige Wiederholung. Damit wird sichergestellt, dass Mitarbeiter nicht in alte Prozesse zurückfallen. Auch hier wird für weitere Feinabstimmungen nochmals Feedback eingeholt. Außerdem werden die zu Beginn festgelegten Erfolgskriterien kontrolliert.
„Egal, ob sie neue Technologie oder Workflows einführen: Bei Veränderungen sollen Organisationen immer die Mitarbeiter in den Vordergrund stellen.“
Daniel Gemke, SoftwareOne
Fazit: Zielgerichtete Change-Management-Prozesse für nachhaltige Veränderungen
Der Bedarf nach Adoption- und Change-Management wächst, je mehr Veränderungen sich Unternehmen stellen müssen. Egal, ob sie neue Technologie oder Workflows einführen: Bei Veränderungen sollen Organisationen immer die Mitarbeiter in den Vordergrund stellen. Erfahrene Experten stellen sicher, dass Change-Management-Prozesse zielgerichtet verlaufen, aber auch, dass die Veränderung nachhaltig verankert wird.
Über den Autor:
Daniel Gemke ist bei SoftwareONE für Adoption & Change Management Services in der DACH-Region zuständig. Seit 2004 ist er im Unternehmen und war in dieser Zeit unter anderem als Projektmanager und Business Consultant tätig. Gemeinsam mit seinem Team hat Daniel Gemke das ACM Service Portfolio für SoftwareONE entwickelt und bereits bei zahlreichen Kunden erfolgreich umgesetzt. Insgesamt bringt er rund 30 Jahre Erfahrung in der IT-Branche mit.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
