Moderne Arbeitsplätze auf Basis eines Intranet-in-a-Box

1. Besser zusammenarbeiten

Organisationen mit mehreren Standorten haben es schwer, einen unternehmensweiten Zusammenhalt in der Belegschaft zu schaffen. Dabei geht es nicht nur um emotionale Befindlichkeiten. Die Erfahrung zeigt, dass der Zusammenhalt im Team das Arbeitsverhalten positiv beeinflusst:

• Teams mit einem guten Zusammenhalt arbeiten mehr als andere.
• Mitarbeiter setzen sich über die ihnen zugewiesenen Aufgaben hinaus für den Erfolg Ihres Teams ein.
• Kollegen teilen Informationen freier, damit auch andere Teammitglieder erfolgreich sind.

Social Features und Mitarbeiterverzeichnisse können den Zusammenhalt in der Belegschaft fördern. Sie helfen, Kollegen zu finden, die man für eine bestimmte Aufgabe braucht. Gleichzeitig erhöhen sie die Sichtbarkeit von Kolleginnen und Kollegen, die teilzeitbeschäftigt sind, häufig im Home-Office oder unterwegs arbeiten. Sie geben einem Namen ein Gesicht, auch wenn Kollegen sich noch nie begegnet sind. Moderne Intranet-Software auf Basis von Microsoft SharePoint und Microsoft Office 365 macht vorhandene Benutzerdaten aus dem Active Directory oder anderen externen Quellen über Standard-Schnittstellen verfügbar. Damit lassen sich Verzeichnisse und Übersichten von Mitarbeitern und Teams effizient erstellen und pflegen.

Moderne Systeme erlauben es, die Suchfilter, mit denen Mitarbeiter Kontakte recherchieren, einfach an deren Bedürfnisse anzupassen. Bonzai Intranet stellt zum Beispiel eine sogenannte Type Ahead Search zur Verfügung. Der Nutzer gibt einfach einen Namen in die Suchbox ein und das Profil des Kollegen erscheint.

2. Schneller gezielter informieren

Falsch abgelegt ist wie weggeworfen – diese alte Büroweisheit gilt auch in der digitalen Welt. Eine der Hauptaufgaben eins Intranets besteht deshalb darin, häufig genutzte Formulare, Verträge, Vorschriften und Prozessbeschreibungen einfach und schnell verfügbar zu machen. Inhalte im thematischen Kontext bereitstellen ist eine bewährte Methode hierfür. So bietet es sich an, alle Formulare, die im Zusammenhang mit Dienstreisen relevant werden können, auf einer Seite im HR-Bereich zusammenzufassen. Allerdings ist Mitarbeitern, die selten eine Fahrtkostenerstattung beantragen, nicht unbedingt klar, dass das Formular dafür im HR-Bereich liegt.

Schneller findet sich das Dokument deshalb über die Type Ahead Search oder über ein Dokumentenportal. Hier bieten aktuelle SharePoint-basierte Lösungen zusätzlich den Vorteil einer Versionskontrolle. Damit lässt sich jederzeit nachvollziehen, wer wann welches Dokument erstellt oder welche Änderungen daran vorgenommen hat. Das verbessert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern erfüllt in vielen Fällen auch Compliance-Anforderungen. Darüber hinaus hilft der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Bestand von Dokumenten, Doppelaufwände zu reduzieren, die häufig dann entstehen, wenn Benutzer Dokumente herunterladen und lokal ändern. Voraussetzung ist, dass der Zugriff auf das Portal jederzeit von überall möglich ist. Das lässt sich am einfachsten mit einer Cloud-Lösung sicherstellen (Siehe dazu auch Punkt 3).

Um im großen Pool der Dokumente eines Unternehmens die aktuell benötigten schnellstmöglich zu finden, enthält jede zeitgemäße Intranet-Lösung eine leistungsfähige Dokumentensuchmaschine. Dazu gehören Verfahren der künstlichen Intelligenz, wie maschinelles Lernen. Sie zeigen unter anderem an, welche Dokumente am häufigsten angezeigt oder zitiert werden. Auch Dokumentenvorschläge, die aufgrund des bisherigen Nutzerverhaltens ausgewählt werden, basieren auf maschinellem Lernen.

3. Informationszugriff von unterwegs

Laut Bitkom hat sich das mobile Datenvolumen von 2014 bis 2016 mehr als verdoppelt (PDF). Für 2018 prognostiziert der ITK-Branchenverband, dass sich dieser Trend fortsetzt. Mehr als 57 Millionen Nutzer werden den mobilen Datenverkehr in Deutschland auf 2.100 Millionen Gigabyte steigern.

Auch im Job arbeiten immer mehr Menschen mit mobilen Endgeräten. Sie wollen ihr Intranet mit Tablet und Smartphone ebenso einfach und bequem nutzen, wie am Laptop oder Desktop-Computer. Für das Intranet bedeutet das: Es muss responsiv gestaltet sein, also die Inhalte auf jeder Art von Endgerät in geeignetem Format präsentieren.

4. Höhere Mitarbeitermotivation

Ein personalisierbares Intranet, das nicht nur nützlich ist, sondern auch noch ansprechend aussieht, sorgt für positive Stimmung im Team. Und die ist besonders wichtig für die Motivation. Hinzu kommt: Information und Wissen teilen sich leichter, wenn die Menschen im Unternehmen sich kennen.

Ein Intranet sollte deshalb individuell zu gestalten sein und die Gemeinschaft fördern. Bonzai Intranet beispielsweise beinhaltet einen Marktplatz, der ähnlich aufgebaut ist wie eBay Kleinanzeigen. Dadurch kommen Mitarbeiter unterschiedlichster Bereiche in Kontakt und vernetzen sich. Verstärkt wird dieser Effekt, wenn Benutzer neben beruflichen Events auch Treffen nach Feierabend oder ein gemeinsames Mittagessen im Intranet planen können.

Auch andere Social Features wie Blogs oder Foren mit Funktionen zum Kommentieren und Teilen tragen viel zum Zusammengehörigkeitsgefühl bei, weil sie die gegenseitige Wahrnehmung der Teammitglieder fördern. Wichtig deshalb: Posts von Mitarbeitern in Foren und Chats lesen und beantworten. Auch dabei können moderne Intranets helfen – mit speziellen Hinweis-Funktionen, wenn Beiträge bestimmte Themen, Personen oder Organisationen erwähnen.

5. Effektiver kommunizieren

E-Mails sind für viele Berufstätige auch im Jahr 2018 die wichtigste Form der Kommunikation. Das zeigt eine repräsentative Befragung im Auftrag des Digitalverbands Bitkom. Der Untersuchung zufolge gehen durchschnittlich 21 E-Mails pro Tag im beruflichen Postfach ein. Das sind drei mehr als noch vor vier Jahren.

Zeitsparend Kommunizieren ist vor diesem Hintergrund ein weiteres wichtiges Leistungsmerkmal eines modernen Intranets. Denn zum einen ermöglicht das Intranet allein durch seine Struktur und Möglichkeit, Inhalte zu bestimmten Themenfeldern auffindbar zumachen. So werden sie nicht mehr an einen großen Verteiler versendet, der sie im Moment des Empfangs vielleicht gerade nicht benötigt, falsch ablegt und nie wiederfindet.

Social Features und verhaltensabhängige Suchvorschläge helfen zum anderen, Informationen an die Personen zu verteilen, die sie benötigen, auch dann, wenn der Verfasser diese Personen gar nicht kennt. Besprechungsprotokolle stehen zum Beispiel in einem Team-Raum automatisch allen berechtigten Teammitgliedern zur Verfügung. So kann niemand auf dem Verteiler vergessen werden. Chats und Foren sorgen dafür, dass neue Mitglieder automatisch den Überblick über die ganze bisherige Kommunikation haben.

Außerdem bieten Chats, Blogs und Foren Raum für Likes, Kommentare und Feedback. Dadurch haben alle Mitarbeiter Zugriff auf einmal vorgenommene Bewertungen, Erläuterungen oder Ergänzungen zu einzelnen Inhalten.

6. SharePoint und Office 365 wirtschaftlicher nutzen

Moderne Standard-Intranet-Lösungen bauen auf die vorhandene Funktionalität von SharePoint und Office 365 eine individuelle Arbeitsumgebung für das Unternehmen auf. Dafür liefern sie vorgefertigte Komponenten. Das erspart Unternehmen Komplexität, Kosten und Risiken, die mit selbst erstellten SharePoint-Anpassungen verbunden sind. So lässt sich der Aufwand für den Intranet-Aufbau von Jahren auf Monate verkürzen und ein großer Teil der früher erforderlichen Millionen von Euro sparen.

„Social Features und Mitarbeiterverzeichnisse können den Zusammenhalt in der Belegschaft fördern. Sie geben einem Namen ein Gesicht, auch wenn Kollegen sich noch nie begegnet sind.“

 Sarah Schaller, direkt gruppe 

Lösungen wie Bonzai Intranet kombinieren die Fähigkeiten von SharePoint und Office 365-Anwendungen mit zusätzlichen Funktionen zu einer internen Website. Die liefert nicht nur eine ansprechende Oberfläche, sondern integriert Backend-Anwendungen zum Publizieren von Inhalten, zum Anlegen von Seiten und zum Hochladen von Dokumenten. Ein solches schlüsselfertiges Intranet macht auch die anspruchsvollere Funktionalität von SharePoint und Office 365 für alle Nutzer zugänglich und sorgt dafür, dass sich die Lizenzkosten schneller amortisieren.

7. Einfache Einführung

Moderne Intranet-Lösungen auf SharePoint-Basis sind vor allem eines: flexibel. Egal ob On-Premises, in der Cloud oder als Hybrid-Modell lassen sie sich in einem standardisierten Prozess schrittweise an die Unternehmensanforderungen anpassen und implementieren.

Klarheit über die Zielsetzung ist wie bei jedem Projekt Voraussetzung für den Erfolg. Das bedeutet, die angestrebten messbaren Ergebnisse konkret zu definieren. Ebenso wichtig: ein detaillierter Projektplan sowie eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Infrastruktur. Und natürlich: über die Fähigkeiten und Grenzen der neuen Lösung informieren.

Im zweiten Schritt stehen Inhaltsplanung und Aufbau des neuen Intranets im Mittelpunkt. Die Fragen lauten beispielsweise: Welche Inhalte brauchen wir? Mit welcher Informationsarchitektur stellen wir sicher, dass jeder Nutzer die für ihn relevante Information schnellstmöglich erhält? Wie lässt sich das Unternehmens-Branding am besten realisieren? Die Antworten auf diese Fragen führen zu einem ersten funktionalen Prototyp.

Auch die Steuerung des Intranet-Projekts will gründlich geplant sein – sowohl für die Zeit bis zum Produktivstart als auch danach. Wenn es darum geht, Rollen, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten für das Erstellen, Freigeben und Pflegen von Inhalten zuzuweisen, können Best Practices der Hersteller von Intranet-Lösungen wertvolle Zeit und Kosten sparen.

Beim Rollout zahlt sich einmal mehr aus, dass in einer Standard-Intranet-Lösung jede Menge Erfahrung steckt. Bei der technischen Installation und Konfiguration gilt das ebenso wie bei der Content-Migration und bei der Planung von ersten Events im neuen Intranet, die das Medium im Unternehmen bekannt und beliebt machen helfen.

Über die Autorin:
Sarah Schaller ist Business Consultant bei der solutions direkt AG (direkt gruppe).

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