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In Gebrauchtsoftware schlummert Potenzial für IT-Budgets
In der Anschaffung von Gebrauchtsoftware schlummert Einsparungspotenzial. An- und Verkauf von Gebrauchtsoftware ist legal, wenn man einige Dinge beachtet.
Die Digitalisierung stellt Unternehmen auch weiterhin vor große Herausforderungen. Sie müssen Prozesse optimieren und Neuerungen vorantreiben. Das kostet nicht nur Zeit und damit Geld, sondern benötigt auch viel Know-how. IT-Abteilungen müssen daher mit den ohnehin schon knapp bemessenen Budgets noch besser haushalten. Aber wo kann man noch Kosten sparen?
Ein Bereich, der oft vergessen wird, ist die Softwareanschaffung. Wer hier auf gebrauchte statt neue Lizenzen setzt, profitiert von Preisersparnissen zwischen 20 und 50 Prozent im Vergleich zum Neukauf. Viele Unternehmen wissen zudem gar nicht, dass es auch aktuelle Softwareversionen oft bereits auf dem Gebrauchtmarkt zu kaufen gibt. Es lohnt sich also, erst einmal bei einem Gebrauchthändler nachzufragen, bevor man unnötig viel Geld ausgibt.
Am meisten können Unternehmen sparen, wenn sie sich für eine ältere Softwareversion anstelle der neuesten Version als Neulizenz entscheiden. Wer zum Beispiel Office-Lizenzen benötigt, sollte sich überlegen, ob er wirklich den Funktionsumfang des neuen Office 2019 braucht, oder ob ein Office 2016 oder 2013 nicht ausreicht. In vielen Fällen ist dies der Fall, denn Mitarbeiter nutzen in der Regel ohnehin meist nur einen Bruchteil der zur Verfügung stehenden Funktionen. Vorgängerversionen von Microsoft Office kosten auf dem Gebrauchtsoftwaremarkt im Vergleich zu Office 2019-Lizenzen vom Hersteller oft nur die Hälfte oder sogar weniger.
Nicht nur mit dem Kauf, sondern auch mit dem Verkauf von gebrauchter Software können Unternehmen ihre angespannten IT-Budgets entlasten. Viele Betriebe besitzen Lizenzen, die sie gar nicht mehr nutzen. Zunehmend werden heute Anwendungen in die Cloud verlagert. Das setzt On-Premises-Lizenzen frei, die sich wieder in Kapital umwandeln lassen, wenn man sie verkauft. Es lohnt sich daher, einmal zu prüfen, welche Lizenzen man im Unternehmen tatsächlich noch nutzt und welche man vielleicht auf dem Gebrauchtmarkt anbieten kann.
Rechtliche Grundlagen
Rechtlich gesehen ist der An- und Verkauf von gebrauchter Software völlig legal. Das entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) bereits am 3. Juli 2012 in einem Grundsatzurteil. Der Bundesgerichtshof (BGH) hat diese Entscheidung mit Urteil vom 17. Juli 2013 umgesetzt.
Rechtliche Grundlage für den Handel mit Gebrauchtsoftware ist der sogenannte Erschöpfungsgrundsatz des Urheberrechtsgesetzes. Hat der Hersteller seine Software als On-Premises-Lizenz bereits erstmalig in der EU oder einem anderen Vertragsstaat des Europäischen Wirtschaftsraums im Wege der Veräußerung in den Handel gebracht, hat sich sein alleiniges Verbreitungsrecht damit (mit Ausnahme des Vermietrechts) erschöpft. Er kann künftig keinen Einfluss mehr auf die Besitzverhältnisse der Lizenz nehmen und der neue Eigentümer darf sie getrost weiterverkaufen. Dabei ist es unerheblich, ob er die Software auf einem Datenträger oder als Download erworben hat.
Ein paar Voraussetzungen müssen allerdings dennoch erfüllt sein: Der Erstkäufer muss berechtigt gewesen sein, die Lizenz unbefristet zu nutzen und die Software zu aktualisieren. Außerdem darf er sie nach dem Verkauf nicht weiterverwenden und muss eventuelle Kopien unbrauchbar machen. Dafür sollte er eine Vernichtungserklärung abgeben.
Das müssen Sie beim An- und Verkauf beachten
Was bedeutet das für ein Unternehmen, das gebrauchte Software kauft? Folgende Dokumente sollten Sie im Falle eines Audits vorlegen können: Rechnung, Lieferschein, Nutzungsbedingungen des Herstellers zum Zeitpunkt des Erstverkaufs sowie eine Vernichtungserklärung der Vorbesitzer. Ein guter Gebrauchtsoftwarehändler liefert all diese Dokumente mit. Eine Offenlegung der gesamten Lieferkette, also aller Stationen, über die die gebrauchte Software weitergereicht wurde, ist rechtlich gesehen nicht erforderlich. Der Käufer sollte sich aber vom Gebrauchtsoftwarehändler schriftlich bestätigen lassen, dass dieser die gesamte Lieferkette überprüft hat und die Haftung übernimmt.
Die oben genannten Dokumente müssen Unternehmen auch bereitstellen, wenn sie nicht mehr genutzte Lizenzen verkaufen möchten. Etwas komplizierter kann es bei Lizenzen mit Software-Assurance werden. Eine solche Assurance ist eine Zusatzvereinbarung, die den Kunden zum Beispiel berechtigt, auf die jeweils aktuelle Version zu aktualisieren.
Wenn durch die Assurance aus einem Office 2010 im Laufe der Jahre ein Office 2016 geworden ist, darf das Unternehmen die aktuelle Version unter den vorgenannten Voraussetzungen verkaufen – wenn es nachweisen kann, dass es die Rechte an der Basislizenz erworben hat und dass die Software-Assurance bezahlt wurde. Bei großen Stückzahlen ist es oft nicht immer eindeutig und zudem aufwendig, die Ursprungslizenzen herauszufinden. Ein guter Händler unterstützt bei der Zuordnung.
So finden Sie den richtigen Händler
Um Fallstricke zu vermeiden und den An- und Verkauf von gebrauchter Software einfach und komfortabel abzuwickeln, empfiehlt es sich, mit einem erfahrenen Händler zusammenzuarbeiten. Er liefert alle rechtlich erforderlichen Dokumente beim Kauf mit und bietet dem Kunden darüber hinaus auch eine Haftungsfreistellung sowie eine Versicherung für Vermögensschäden.
Er verfügt außerdem über eine Dokumentation der vollständigen Lieferkette und kann diese bei berechtigtem Interesse, zum Beispiel bei einem Audit, vorlegen. Das Unternehmen muss sich darum also nicht selbst kümmern. Einige gute Händler bieten zudem an, Originalunterlagen zur Rechtekette manipulationssicher und insolvenzfest bei einem Wirtschaftsprüfer zu hinterlegen.
Um einen guten Gebrauchtsoftwarehändler zu finden, sollten Unternehmen sich zunächst dessen Webauftritt genau ansehen. Ist das Impressum korrekt? Wirkt das Angebot seriös? Aufschluss darüber geben zum Beispiel überprüfbare Partnerschaften mit renommierten Softwareherstellern oder die Marktplätze, auf denen der Händler aktiv ist.
Wenn er große Unternehmen und Behörden zu seinem Kundenkreis zählt, deutet das vermutlich darauf hin, dass er ein vertrauenswürdiger Partner ist. Vorsichtig sein sollte man dagegen bei Anbietern, die vorwiegend an Privatkunden verkaufen. Sie können häufig keine großen Stückzahlen ausliefern und nehmen es unter Umständen auch mit den rechtlichen Feinheiten nicht so genau.
Was tun im Falle eines Audits?
Verständlicherweise ist es großen Herstellern nicht unbedingt Recht, dass mit Gebrauchtsoftware gehandelt wird. In einem Software-Audit haben sie aber die Möglichkeit, zu überprüfen, ob ein Unternehmen über ausreichend viele Lizenzen verfügt und diese rechtmäßig erworben hat. Wer nicht unterlizenziert ist und rechtlich einwandfreie Gebrauchtlizenzen vorweisen kann, braucht einen Audit jedoch nicht zu fürchten.
„Rechtliche Grundlage für den Handel mit Gebrauchtsoftware ist der sogenannte Erschöpfungsgrundsatz des Urheberrechtsgesetzes.“
Andreas E. Thyen, LizenzDirekt
Ein guter Gebrauchtsoftwarehändler kann mit qualifizierten und speziell dafür ausgebildeten Mitarbeitern unterstützen, die langjährige Erfahrung im Audit-Umfeld mitbringen. Unternehmen sollten ihren Anbieter daher rechtzeitig vorab über den Audit informieren, damit er Vorbereitungen treffen kann. Außerdem empfiehlt es sich, Software Asset Management zu betreiben, um stets den Überblick über den eigenen Softwarebestand zu haben und die nötigen Dokumente schnell vorlegen zu können.
Sparpotenzial nutzen
Es lohnt sich, beim nächsten Softwarekauf einmal über Gebrauchtsoftware nachzudenken – oder zu prüfen, ob man nicht vielleicht selbst ungenutzte Lizenzen verkaufen könnte. Viele Unternehmen haben bereits erkannt, dass dies eine gute Möglichkeit ist, ihre IT-Budgets zu entlasten. Es gibt keinen Grund, Einsparpotenzial zu verschenken. Denn wer mit einem guten Händler zusammenarbeitet und rechtlich einwandfreie Gebrauchtlizenzen erwirbt, ist auch bei einem Software-Audit auf der sicheren Seite.
Über den Autor:
Andreas E. Thyen ist Präsident des Verwaltungsrats der LizenzDirekt AG.
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