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IT-Asset-Management benötigt einen ganzheitlichen Ansatz
IT-Asset-Management (ITAM) bildet die Grundlage für kompetente IT-Entscheidungen. Doch bei der Umsetzung scheitern viele Unternehmen. Ein ganzheitlicher Ansatz ist notwendig.
IT-Asset-Management (ITAM) kombiniert Prozesse und Tools, um die IT-Ressourcen eines Unternehmens über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten, zu überwachen und zu optimieren. Das beginnt mit der Analyse des Bedarfs und endet mit der Entsorgung. IT-Assets können sowohl physische Geräte wie Computer, Laptops und Smartphones als auch Software, virtuelle Systeme, Cloud-Services oder Dienstleistungen sein.
Eine effizientes IT-Asset-Management ist dabei die Grundlage, um nicht nur Lizenz-Compliance mit den großen Softwareanbietern sicherzustellen, sondern auch um Risiko- und Kostenoptimierung zu verbessern. Ein ganzheitliches ITAM ist also notwendig, damit Unternehmen auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben. Im On-Premises-Bereich funktioniert das schon seit langem gut, doch die einzigartigen Herausforderungen der Multi-Cloud verkomplizieren die Sache und stellen die Unternehmen vor einigen Hürden.
Die Herausforderungen
Da verschiedene Hersteller unterschiedliche Lizenzbedingungen und Metriken für ihre Produkte haben, gestaltete sich das Management von IT-Assets schon immer komplex. Der Überblick ist schwierig, da sich die Regeln jederzeit ändern können. Unternehmen hatten zeitweise die Hoffnung, dass die zunehmende Cloud-Transformation die Dinge vereinfacht. Aber die Wahrheit sieht anders aus: ITAM ist aufgrund der Cloud anspruchsvoller geworden. Dafür gibt es viele Gründe.
Heutzutage nutzen die meisten Unternehmen sowohl On-Premises-Systeme als auch Cloud-Services von verschiedenen Anbietern. Dies führt dazu, dass IT-Ressourcen in hybriden Multi-Cloud-Umgebungen verteilt sind, die zunehmend unübersichtlich werden. Zudem erweist es sich in der Praxis als schwierig, virtuelle Assets in der Cloud zu lokalisieren und zu überwachen. Sie ändern sich kontinuierlich, da neue Instanzen erstellt und wieder gelöscht werden.
Letztendlich müssen ITAM-Teams die Cloud- und On-Premises-Bereiche ständig im Auge behalten und die entsprechenden Lizenzmodelle genau verstehen. Sogar wenn ein Unternehmen Software sowohl On-Premises als auch in einer Cloud-Instanz betreibt, unterscheiden sich diese oft erheblich. Manche Lizenzen können übertragen werden, andere nicht. Die größte Herausforderung ist es, die Sichtbarkeit und Transparenz der Assets nicht nur einmalig aufzubauen, sondern sie auch längerfristig zu erhalten. Ohne ein Framework für Cloud Financial Management sowie entsprechende Tools oder Methodiken – wie FinOps – kann die Cloud zunächst enorme Kostensteigerungen verursachen.
ITAM in der Cloud
Viele Firmen haben gewisse Teilbereiche (etwa Hardware Asset Management oder Deployment von Software) des IT-Asset-Management ganz gut im Griff – vor allem On-Premises. Allerdings hinken sie in der Cloud immer noch hinterher. Die Fachabteilungen oder die Geschäftsleitung treiben die Cloud-Migration voran, um schnell von innovativen Technologien zu profitieren und neue Produkte und Dienstleistungen auf den Markt zu bringen.
Die führenden Softwareanbieter nutzen zudem mittlerweile einen Ansatz der Cloud-first-Strategie und motivieren ihre Kunden mit günstigen Angeboten zum Wechsel. Neue Funktionen werden deshalb zuerst, manchmal sogar exklusiv, in der Cloud bereitgestellt. Das zwingt Unternehmen, ihr Tempo bei der Cloud-Transformation zu erhöhen.
Zunächst scheint ITAM zweitrangig zu sein. Erst während des täglichen Betriebs merken viele Unternehmen, dass ihnen die Übersicht im Wust der verschiedenen Lizenzen, Software, Cloud-Anbieter und On-Premises fehlt. Kosten schwanken dabei in der Cloud schnell.
Wie sieht ein ganzheitlicher ITAM-Ansatz aus?
ITAM sollte sich aktiv auf die kontinuierliche Optimierung von IT-Ressourcen konzentrieren. Am Ende geht es um die Steigerung der Effizienz, Qualität und Agilität der IT-Infrastruktur. Ein ganzheitliches ITAM umfasst den gesamten Lebenszyklus eines IT-Assets. Unternehmen benötigen sowohl geeignete Werkzeuge als auch Verfahren, um dies zu erreichen. Was ist der Prozess, um eine neue Software zu beantragen? Wer macht den Antrag und wer genehmigt ihn? Sollte die Software lokal oder in der Cloud verfügbar sein? Wer überwacht die korrekte Lizensierung und Einhaltung? Was passiert, wenn ein Angestellter kündigt? Häufig gibt es verschiedene Abteilungen, die für verschiedene Phasen des Lebenszyklus eines Assets verantwortlich sind, wie Beschaffung, Bereitstellung, Inventarisierung und Lizenzmanagement. Zudem werden noch unterschiedliche Verwaltungs-Tool eingesetzt, was die Sache weiter verkompliziert.
Im Gegensatz dazu kombiniert ein umfassendes ITAM mit FinOps (Cloud Financial Management) alle Asset-Management-Systeme sowohl On-Premises als auch in der Cloud auf einer gemeinsamen Plattform. Damit lassen sich Daten austauschen, die genutzten Cloud-Ressourcen überblicken, Budgets einhalten und gleichzeitig die künftigen Kosten genau vorhersagen. Dies hilft, Silos zu vermeiden und Prozesse zu beschleunigen. Somit erhält ein Mitarbeiter seine neue Software schneller, der Lizenzmanager kümmert sich um die Compliance und alle Stakeholder können während des gesamten Lebenszyklus relevante Daten in Echtzeit abfragen.
Erfahrung meistert die Komplexität
Für ein ganzheitliches ITAM braucht es spezialisiertes Fachwissen und qualifiziertes Personal. Aufgrund des Fachkräftemangels ist das leichter gesagt als getan. In zahlreichen mittelständischen Unternehmen herrscht ein Mangel an qualifizierten Experten. In Zukunft wird sich der Mangel an Fachkräften noch weiter verschärfen. Es ist daher ratsam, mit einem externen Anbieter zusammenzuarbeiten, der diese Wissenslücken schließt. Unternehmen können ihren operativen Aufwand reduzieren und kontinuierlich von Experten-Know-how profitieren, indem sie ITAM-Aufgaben an einen Managed-Services-Partner auslagern.
„Ein ganzheitliches IT-Asset-Management reduziert Silos, versammelt alle Informationen auf einer Plattform und ermöglicht eine Vielzahl von Analysen.“
Drazen Vukadin, SoftwareOne
Unternehmen sollten bei der Wahl des Partners jedoch darauf achten, dass dieser über Experten zu allen relevanten Bereichen verfügt und somit in der Lage ist, den gesamten Asset Lifecycle abzudecken. Er sollte imstande sein, von der Planung an über Umsetzung bis hin zum laufenden Betrieb Ratschläge zu geben und Best Practices umzusetzen. Der Dienstleister muss eine umfangreiche ITAM-Erfahrung vorweisen können, die Lizenzmetriken aller bedeutenden Hersteller beherrschen und sich mit den neuesten Tools vertraut machen. Beispielsweise können Kundenreferenzen oder der Gartner Magic Quadrant für Software-Asset-Management Informationen darüber liefern, wie qualifiziert ein Anbieter ist.
Mit ganzheitlichem ITAM Wettbewerbsfähigkeit steigern
Ein ganzheitliches ITAM reduziert Silos, versammelt alle Informationen auf einer Plattform und ermöglicht eine Vielzahl von Analysen. Unternehmen können daraus nützliche Erkenntnisse gewinnen, um ihre IT-Ressourcen effektiv zu nutzen und die digitale Transformation voranzutreiben. Bisher haben nur wenige Unternehmen vollständige Transparenz bezüglich ihrer IT-Assets, was sich negativ auf ihre Geschäftsergebnisse auswirkt. Daher gibt es noch viel Arbeit zu erledigen. Ein erfahrener Partner kann bei der Bestimmung des eigenen ITAM-Niveaus unterstützen, Optimierungspotenziale erkennen und Defizite beheben.
Über den Autor:
Drazen Vukadin ist Regional Growth Leader bei SoftwareOne und verantwortlich für das für IT-Asset-Management in der DACH-Region. Die ersten Berührungspunkte mit Software- / IT-Asset-Management hatte Drazen vor 15 Jahren, als er als Senior Consultant bei SoftwareOne begonnen hat. Über die Jahre hat er zusammen mit seinem Team die Software Asset Management Practice bei SoftwareOne aufgebaut und Lizenzmanagement-Projekte umgesetzt.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
