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Home-Office: Der Wert der digitalen Signatur und Compliance
Die veränderte Arbeitswelt hat Entwicklungen beschleunigt, so die Nutzung der digitalen Signatur durch HR-Abteilungen. Und Compliance im Home-Office ist in den Fokus gerückt.
Die Pandemie hat die Digitalisierung in vielen Unternehmen beschleunigt – auch in der Personalabteilung. Nach Corona wird unsere Arbeitswelt digitaler und flexibler sein als je zuvor, so dass Neuerungen wie die digitale Signatur bald schon zum Recruiting-Alltag gehören werden. Gleichzeitig rücken Themen wie Compliance im Home-Office in den Fokus.
Niemand hätte sich vorstellen können, dass ein Virus unser gesamtes Leben auf den Kopf stellen würde. Doch dann kam der erste Lockdown, und plötzlich war alles anders. Ein Jahr später hat uns die Coronapandemie noch immer fest im Griff.
Bei all den Beschränkungen gibt es aber auch einen positiven Effekt: Unternehmen sind mit ihrer Digitalisierung schneller vorangeschritten. Das bringt sie der Arbeitswelt 5.0 ein gutes Stück näher. Diese ist hochvernetzt und automatisiert – und schafft wichtige Voraussetzungen, um auf einem globalisierten Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.
Laut einer Bitkom-Studie sagen 84 Prozent der deutschen Unternehmen, dass die Digitalisierung für sie durch die Pandemie an Bedeutung gewonnen hat. 61 Prozent erwarten ganz allgemein einen Innovationsschub, und 54 Prozent denken, dass Corona die Digitalisierung in ihrem Unternehmen auch langfristig vorantreiben wird.
Mut zur digitalen Signatur
Auch das Recruiting hat in der Pandemie einen deutlichen Digitalisierungsschub erfahren. So werden im Idealfall Arbeitsverträge und Zeugnisse nicht nur automatisiert erstellt, sondern auch digital unterzeichnet. Dann muss der neue Mitarbeiter seinen Vertrag nicht mehr umständlich ausdrucken und per Post an das Unternehmen zurückschicken – und die HR-Abteilung muss das Dokument anschließend nicht wieder einscannen.
Die elektronische Signatur ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu 100 Prozent digitalen HR-Prozessen ohne Medienbrüche. Mit ihrer Hilfe können Unternehmen Transaktionen laut Umfragen von DocuSign rund 80 Prozent schneller abschließen und im Schnitt 33 Euro pro Vertrag einsparen, wenn man Arbeitszeit und Material zusammenrechnet. Die Bitkom-Studie ergab, dass seit Corona bereits 63 Prozent der Unternehmen auf digitale Dokumente und digitale Signaturen setzen.
Viele HR-Verantwortliche sind jedoch noch unsicher, ob eine digitale Unterschrift auch rechtsgültig ist. In der EU regelt das die eIDAS-Verordnung, die seit 17. September 2014 in Kraft ist. In Artikel 25 heißt es: „Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder weil sie die Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen nicht erfüllt.“
Aber was versteht man eigentlich unter einer qualifizierten elektronischen Signatur? Grundsätzlich unterscheidet man drei Stufen der digitalen Unterschrift. Die einfache elektronische Signatur ist lediglich ein grafisches Abbild der händischen Unterschrift. Sie lässt sich leicht fälschen.
Erheblich sicherer ist die fortgeschrittene elektronische Unterschrift. Sie nutzt kryptographische Verfahren, um die Identität des Unterzeichners eindeutig zu belegen, und garantiert, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht mehr verändert wurde.
Die höchste Stufe ist die qualifizierte elektronische Signatur. Sie hat dieselbe rechtliche Beweiskraft wie die eigenhändige Unterschrift. Um sie zu erstellen, braucht man jedoch geeignete Hard- und Software und einen sogenannten Vertrauensdienst. Für Anwender ohne eigene IT-Abteilung, etwa Bewerber, die einen Arbeitsvertrag unterzeichnen wollen, ist das zu komplex.
In der Praxis reicht für die meisten HR-Dokumente die fortgeschrittene elektronische Unterschrift völlig aus. Schnell und einfach lässt sie sich zum Beispiel mit der Signaturlösung von Adobe Sign oder DocuSign umsetzen. Ein Kandidat erhält seinen Arbeitsvertrag dann in seinem persönlichen Bereich und kann ihn direkt digital unterzeichnen, ohne dass er dafür eine Chipkarte oder zusätzliche Software braucht.
Die Diskussion um die elektronische Unterschrift erinnert ein bisschen an die Einführung der digitalen Personalakte vor 20 Jahren. Heute zweifelt niemand mehr ihre Rechtssicherheit an, obwohl es bis dato keine klare Rechtsvorschrift dazu gibt. Vor Gericht wurde die digitale Personalakte aber inzwischen bei zahlreichen Verhandlungen anerkannt.
HR-Abteilungen sollten auch bei der elektronischen Unterschrift etwas mutiger sein. Der Nutzen überwiegt die Risiken erheblich. Was soll schon groß passieren? Im schlimmsten Fall tritt ein neuer Mitarbeiter nicht seine Arbeitsstelle an. Ob er seinen Arbeitsvertrag zuvor elektronisch oder nass unterschrieben hat, ist dafür unerheblich.
Neue Chancen und Herausforderungen durch mehr Home-Office
Die Pandemie hat gezeigt, dass vieles, was in der Arbeitswelt vorher undenkbar schien, sehr gut möglich ist. Ob Recruiting, Vertragsunterzeichnung, Onboarding, Mitarbeitergespräche oder Zusammenarbeit: All das funktioniert auch virtuell. Doch dabei gibt es auch einige Herausforderungen zu meistern.
Eine wichtige Frage ist zum Beispiel die Compliance im Home-Office. Mitarbeiter müssen dafür Sorge tragen, dass kein Unbefugter Einblick in sensible Daten hat. Dafür brauchen sie laut aktueller Gesetzeslage eigentlich ein separates, abschließbares Arbeitszimmer, in dem sich keine weitere Person aufhält.
In vielen Haushalten ist das aufgrund der Wohnungssituation aber gar nicht möglich. Während der Pandemie drückt man hier gezwungenermaßen ein Auge zu, da der Infektionsschutz Vorrang hat. Doch für mehr Home-Office nach Corona muss der Gesetzgeber nachbessern, um Regeln zu treffen, die sich auch praktisch umsetzen lassen.
„Ob Recruiting, Vertragsunterzeichnung, Onboarding, Mitarbeitergespräche oder Zusammenarbeit: All das funktioniert auch virtuell.“
Dr. Martin Grentzer, Aconso
Durch die Arbeit zu Hause verlagern sich zudem Kosten vom Unternehmen auf die Mitarbeiter. Wer den ganzen Tag in den eigenen vier Wänden sitzt, muss im Winter zum Beispiel erheblich mehr heizen. Hier gibt es also noch Diskussionsbedarf, um faire Regelungen zu finden.
Einen Schritt weiter gedacht können Unternehmen durch Home-Office auch Mietkosten sparen. Denn wenn die Räume ohnehin nur zu 50 Prozent belegt sind, kann man die Flächen auch reduzieren. Gerade in teuren Ballungsgebieten zahlt sich das aus. Etliche Betriebe denken schon über flexible Konzepte nach, die auch Mitarbeitern mehr Freiheit bieten. Angestellte müssten dann nicht mehr in der Nähe des Arbeitsplatzes wohnen. Wer möchte, kann raus aus der Stadt ziehen, spart Kosten und gewinnt Lebensqualität.
Die Arbeitswelt wird digitaler – und muss auch nachhaltiger werden
Digitale Tools und Prozesse helfen Unternehmen dabei, trotz Corona betriebsfähig zu bleiben. Laut der Bitkom-Studie sagen 54 Prozent der Befragten, dass sie die Krise dank digitaler Technologien besser bewältigen können. Vieles von dem, was Unternehmen im vergangenen Jahr etabliert haben, werden sie auch nach der Pandemie beibehalten. Die Personalabteilung muss diesen Wandel mit digitalen HR-Prozessen und Schulungsangeboten unterstützen.
In Zukunft werden wir definitiv mehr Home-Office, mehr virtuelle Meetings und weniger Geschäftsreisen sehen als vor Corona. Viele haben erkannt, wie gut das funktioniert und dass man so die Effizienz steigern und Kosten sparen kann. Außerdem wirkt es sich positiv auf die Umwelt aus. Künftig wird das Thema Klimaschutz wieder stärker in den Vordergrund treten. Dafür spielt zum Beispiel auch das papierlose Büro eine wichtige Rolle. Die HR-Abteilung muss hier Vorreiter sein und eine digitale, nachhaltige Kultur im Unternehmen fördern.
Über den Autor:
Dr. Martin Grentzer ist Finanzvorstand (CFO) der Aconso AG und einer der vier Unternehmensgründer.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
