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HXM-Plattformen: mehr Prozesshoheit für Personalabteilungen
Personalabteilungen müssen den Mangel an qualifizierten Arbeitskräften bewältigen und nahtlose Personalprozesse gewährleisten. Dabei unterstützen HXM-Lösungen auf Low-Code-Basis.
Der Personalabteilung kommt eine entscheidende Rolle in der digitalen Transformation zu: Sie muss alles tun, um die besten Talente in einem immer härteren War for Talents zu gewinnen und diese Fachkräfte dauerhaft im Unternehmen zu halten. Eine Stelle nachzubesetzen ist nicht nur aufwendig, sondern auch teuer. Das kann Unternehmen bis zu 25.000 Euro kosten – pro Stelle. Um dem entgegenzusteuern, muss die HR-Abteilung intensiv in die Bindung der Belegschaft investieren und die Menschen in den Mittelpunkt rücken.
Ergänzend sehen sich die HR-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einer wachsenden Anzahl an regulatorischen Anforderungen konfrontiert, die sich darüber hinaus immer wieder ändern. Dabei geht es etwa um gesetzlich erforderliche Zertifikate wie LKW-Führerscheine, Gesundheitstests oder PSA-Prüfungen zum Arbeitsschutz.
Damit die Personalabteilung ihre zentrale Rolle mit all ihren Aufgaben voll ausführen kann, müssen ihre Prozesse effizient digitalisiert werden. Nur so bekommen Personalerinnen und Personaler die nötige Zeit, um sich wirklich um die Menschen und die Geschäftsentwicklung zu kümmern. Hier kommen moderne, anwenderorientierte HXM-Lösungen (Human Experience Management) ins Spiel.
Eine solche Plattform integriert alle Beschäftigten im Unternehmen aktiv und bindet sie in die Prozesse der Personalabteilung ein. Sie ermöglicht Angestellten beispielsweise, ihre digitale Personalakte einzusehen, Gehaltsabrechnungen abzurufen, Urlaub zu beantragen oder sich krankzumelden. Zudem übernimmt sie eintönige Standardaufgaben und automatisiert diese. Das entlastet die Personalabteilung, verbessert die Erfahrung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und erhöht deren Zufriedenheit. Doch es gilt: Augen auf bei der Wahl. Denn Softwarelösung ist nicht gleich Softwarelösung.
Software soll Menschen unterstützen
Eine HXM-Lösung steht im Zentrum der Digitalisierung der Personalabteilung. Sie erleichtert Aufgaben und koordiniert die Zusammenarbeit. HR-Teams bevorzugen dafür agile Lösungen, die sich einfach anpassen lassen und die gewünschten KPIs direkt ausgeben. Insbesondere die Anwenderfreundlichkeit ist wichtig. Denn Personalverantwortliche, Führungskräfte sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verwenden HR-Software nur dann gerne, wenn sie einfach zu bedienen ist. Heutzutage sind wir an benutzerfreundliche Anwendungen aus dem Privatleben gewöhnt – egal ob auf dem PC, Tablet oder Handy. Dieselben Standards erwarten wir auch von einer Unternehmenssoftware. Gerade für junge Fachkräfte ist ein technisch hochmoderner Arbeitsplatz ein absolutes Muss.
Ein weiterer kritischer Aspekt ist die Flexibilität oder Anpassbarkeit der Lösung an die sich stetig ändernden Arbeitsprozesse. Häufig gibt es etwa Änderungen sowohl gesetzlicher Anforderungen als auch betrieblicher Vereinbarungen. Seit geraumer Zeit sind Unternehmen beispielsweise dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten zu dokumentieren. Außerdem hat das Bundesarbeitsgericht die Anforderungen bezüglich des Anspruchs auf Urlaub verschärft. Ebenso müssen im Personalwesen neue Tarifabschlüsse, Änderungen bei Lohnsteuer, Sozialversicherung oder branchenspezifischen Regularien sowie aktualisierte Betriebsvereinbarungen sofort umgesetzt werden. Eine Softwarelösung sollte daher flexibel genug sein, um zügig auf solche Änderungen reagieren zu können.
Um diese Anpassungsfähigkeit sicherzustellen, bietet sich insbesondere Software auf Low-Code-Basis an. Sie erlaubt es, Benutzeroberflächen bequem über Drag-and-Drop-Tools zu erstellen und zu individualisieren. Dafür braucht es keinerlei Programmierkenntnisse. Selbst Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ohne technisches Know-how können so die Prozesse in der Software schnell und einfach an ihre Bedürfnisse anpassen. Weiterhin sollte im Rahmen der Flexibilität darauf geachtet werden, dass eine HXM-Lösung sowohl als Cloud-Service als auch On-Premises verfügbar ist. Unternehmen können dann selbst über das Tempo ihrer Cloud-Transformation entscheiden und die Anwendung gemäß ihren individuellen Bedürfnissen nutzen.
Um durchgängig digitale HR-Prozesse zu erzielen, sollten Unternehmen eine Softwarelösung wählen, die den gesamten Employee Lifecycle abdeckt – von der Stellenausschreibung und dem ersten Kontakt mit den Bewerberinnen und Bewerbern, über die Vertragserstellung, das Onboarding, die Entwicklung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bis hin zum Offboarding. Personaldaten müssen dann nur einmal erfasst und nicht mehr händisch vom Recruiting- ins Personalmanagement-Tool übertragen werden.
„Eine HXM-Lösung steht im Zentrum der Digitalisierung der Personalabteilung. Sie erleichtert Aufgaben und koordiniert die Zusammenarbeit. HR-Teams bevorzugen dafür agile Lösungen, die sich einfach anpassen lassen und die gewünschten KPIs direkt ausgeben.“
Karen von Dehn, perbit
Im Laufe des Employee Lifecycles sammelt das Personalwesen viele vertrauliche personenbezogene Daten über die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Daher muss eine HR-Software den hohen Anforderungen an Datenschutz (Stichwort EU-DSGVO) und Datensicherheit entsprechen. Grundlegend ist ein Rechtemanagement, das präzise festlegt, wer auf welche Daten zugreifen darf. Um Daten vor unbefugten Augen zu schützen, sollten sie selbstverständlich auch verschlüsselt sein.
Außerdem ist es notwendig, die gesetzlichen Speicherfristen zu befolgen, Daten sollten also nicht länger aufbewahrt werden als erlaubt. Für diese Zwecke sind automatisierte, regelmäßige Löschabläufe ein Muss. Beispielsweise dürfen Unternehmen die Daten von Bewerberinnen und Bewerbern bis zu sechs Monate nach dem Ende der Ausschreibung speichern, es sei denn, diese haben ihre Zustimmung zur Datenspeicherung im Talentpool erteilt.
Menschen treiben Digitalisierung an
Das wertvollste Kapital eines Unternehmens bleiben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der Personalabteilung kommt daher für die Entwicklung und den Erfolg des Unternehmens entscheidende Bedeutung zu – besonders in Zeiten des Fachkräftemangels. Sie darf nicht nur Verwalter sein, sondern sollte als Wegbereiter der digitalen Transformation voranschreiten. Das kann nur erreicht werden, indem HR-Prozesse digitalisiert und die Beschäftigten mit moderner Technologie unterstützt werden.
Damit solche Projekte nicht scheitern, ist es ratsam, sich Unterstützung von einem kompetenten externen Spezialisten zu holen. So erhalten Unternehmen eine persönliche Beratung bei der Auswahl der passenden Lösung und vermeiden Stolperfallen wie etwa versteckte Kosten. Eine auf Low Code basierende HXM-Lösung, die den gesamten Employee Lifecycle abdeckt – vom Recruiting bis zum Offboarding – ermöglicht es, mit geringem Aufwand HR-Prozesse vollständig zu digitalisieren und damit zu optimieren.
Über die Autorin:
Karen von Dehn ist seit 1999 im Personalsoftware-Markt aktiv, unter anderem in den Bereichen Sales und in der Partnerbetreuung. Seit 2002 hat sie bei perbit verschiedene Positionen durchlaufen: Sales, Sales Controlling und aktuell Head of Sales.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
