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Geschäftsreisen und Multi-Währungs-Ausgaben vereinfachen
Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen sind aufgrund von Vorschriften und Anforderungen vielschichtig. Hierbei unterstützen Best Practices und passende Softwarelösungen.
Die Verwaltung von internationalen Geschäftsreisen und Ausgaben in mehreren Währungen stellt für Finanzteams eine komplexe Herausforderung dar. Sie müssen zum Beispiel Wechselkurse, abweichende Steuergesetze und Compliance-Probleme berücksichtigen. Automatisierung und künstliche Intelligenz erleichtern den Umgang mit den Ausgaben, reduzieren manuelle Arbeitsbelastungen und gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften.
Durch die Globalisierung gibt es immer mehr internationale Geschäftsreisen. Finanzteams müssen die zunehmenden Reisekosten aus verschiedenen Ländern – mit jeweils eigenen Währungen, Steuergesetzen, Transaktionsgebühren und Compliance-Anforderungen bewältigen. Schwankende Wechselkurse machen die Sache noch komplizierter. Verschiedenen Währungen und Kursschwankungen führen leicht zu Diskrepanzen in den Reportings, wenn die Umrechnung der Ausgaben in eine einheitliche Währung manuell erfolgt. Außerdem kostet die Einhaltung von Finanzvorschriften in verschiedenen Ländern zusätzlich Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit.
Auswirkungen auf die Kreditorenbuchhaltung
Internationale Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen sind aufgrund der Menge an Vorschriften und Anforderungen vielschichtig. Die Kreditorenbuchhaltung muss stets über neue Regeln und Standards informiert sein, um Strafen zu vermeiden. Zu den wichtigsten Parametern und Vorschriften für die Kreditorenbuchhaltung zählen ständig schwankende Wechselkurse, die die Kosten von Geschäftsreisen beeinflussen können. Plötzliche Kursänderungen beeinflussen die tatsächlichen Kosten und die Genauigkeit von Budgetierung und Berichterstattung. Die Beschäftigten müssen diese Schwankungen in Echtzeit überwachen, um eine präzise Berichterstattung und korrekte Erstattungsbeträge zu garantieren.
Auch die spezifischen Reiserichtlinien jedes Landes, die die Ausgaben für Geschäftsreisen regeln, spielen eine wichtige Rolle. In einigen Ländern gelten strikte Vorgaben für erstattungsfähige Kosten, während andere detaillierte Nachweise selbst für kleine Ausgaben verlangen. Die Kreditorenbuchhaltung muss diese Richtlinien weltweit im Blick behalten. Hinzu kommen Tagespauschalen für Mahlzeiten, Unterkunft und Nebenkosten, die sich von Land zu Land unterscheiden. Da die Pauschalen schwanken können, ist es wichtig, sich regelmäßig auf den Websites der Regierungen und der örtlichen Behörden über Aktualisierungen zu informieren. Eine falsche Anwendung der Tagessätze kann zu Compliance-Problemen, Unstimmigkeiten auf dem Geschäftskonto und potenziellen Steuerschulden führen.
Weitere Compliance-Herausforderungen sind nicht zu unterschätzen: Die Einhaltung von deutschen und internationalen Gesetzen erfordert ein fundiertes Verständnis von Anti-Korruptionsgesetzen und Datenschutzbestimmungen.
Ausgabenmanagement in mehreren Währungen
Das Management von Ausgaben in mehreren Währungen stellt Firmen vor zahlreiche Herausforderungen, schnell können sich Fehler einschleichen. Durch die Konzentration auf zentrale Aspekte des Zahlungsverkehrs (Währungsumrechnung, Devisenmittelkurse und Zahlungsabgleich) können Unternehmen Multi-Währungs-Ausgaben effektiv managen, finanzielle Risiken verringern und ihre internationalen Ausgaben besser kontrollieren.
Automatisierung vereinfacht Multi-Währungs-Ausgaben
Mit modernen Technologien gelingt es, Multi-Währungs-Ausgaben effizient zu verwalten und Risiken zu minimieren. Folgende Punkte unterstützen dabei:
Automatisierte Spesenabrechnung: Beschäftigte reichen ihre Ausgaben mühelos per App ein. Echtzeit-Währungsumrechnungen erfassen alle Ausgaben korrekt in der Basiswährung des Unternehmens.
Firmenkreditkarten: Sie vereinfachen das Management von Multi-Währungs-Ausgaben, indem sie diese in die Ausgabenmanagementlösung und Buchhaltungssoftware integrieren. Transaktionen mit diesen virtuellen Debitkarten werden automatisch erfasst, kategorisiert und mit den entsprechenden Belegen abgeglichen.
Integrierte Ausgabenrichtlinien: Automatisierungslösungen bieten integrierte Ausgabenrichtlinien, die die Einhaltung von Vorschriften ab dem Zeitpunkt der Erfassung der Ausgaben sicherstellen. Diese Richtlinien lassen sich an die spezifischen Reise- und Spesenrichtlinien anpassen.
Individuelle Workflows: Automatisierte Systeme ermöglichen maßgeschneiderte Workflows, die den Genehmigungsprozess vereinfachen. Anhand von Faktoren wie Betrag, Abteilung oder Projekt fließen Ausgaben durch die entsprechenden Kanäle.
KI für Compliance: KI-Tools erkennen Anomalien, Unstimmigkeiten und potenziellen Betrug, indem sie Ausgabenmuster analysieren und mit festgelegten Richtlinien und vergangenen Daten abgleichen. Auch die Bewältigung komplexer Aufgaben wie Währungsumrechnungen, Steuerberechnungen und Compliance-Prüfungen gelingt mit KI-Unterstützung.
Ein Problem stellt die Währungsumrechnung dar, alle Ausgaben müssen korrekt in der Basiswährung des Unternehmens erfasst, gemeldet und erstattet werden. Kommen veraltete oder ungenaue Wechselkurse zum Einsatz, führt dies zu Abweichungen in der Kostenabrechnung und den Finanzberichten. Schwierig gestaltet sich auch der Zahlungsabgleich: Die Abstimmung von Ausgaben in verschiedenen Währungen ist oft zeitintensiv und anfällig für Fehler. Die Kreditorenbuchhaltung muss sicherstellen, dass alle Ausgaben mit den entsprechenden Belegen und Bankauszügen übereinstimmen.
Auch die Devisenabsicherung für große Transaktionen spielt eine Rolle, um Firmen vor den Risiken plötzlicher Wechselkursschwankungen zu schützen. Wechselkursänderungen beeinflussen die Kosten deutlich. Finanzteams und Kreditorenbuchhaltung sollten erkennen, welche Transaktionen eine Währungsabsicherung erfordern.
Risiken reduzieren und Effizienz bei Ausgaben steigern
Um Multi-Währungs-Ausgaben effizient zu nutzen und gleichzeitig Risiken zu mindern, empfehlen sich beispielsweise Best Practices in der Kreditorenbuchhaltung in Form von standardisierten Spesenabrechnungs- und Währungsumrechnungsprozessen.
Auch die Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Devisenanbieter hilft, so lassen sich Währungsschwankungen effizienter steuern. Diese Anbieter stellen nicht nur wettbewerbsfähige Wechselkurse zur Verfügung, sondern auch Absicherungslösungen wie Forward-Kontrakte, um günstige Kurse für zukünftige Transaktionen festzuschreiben. Hinzu kommen Ausgabeneinsicht-Analysen, die Ausgabentrends identifizieren, was eine präzisere Budgetierung ermöglicht. So gelingt es besser, Ausgaben zu prognostizieren und Einsparpotenziale zu erkennen.
„Um Multi-Währungs-Ausgaben effizient zu nutzen und gleichzeitig Risiken zu mindern, empfehlen sich beispielsweise Best Practices in der Kreditorenbuchhaltung in Form von standardisierten Spesenabrechnungs- und Währungsumrechnungsprozessen.“
Lars Mangelsdorf, Yokoy
Bei der Betrugsprävention lassen sich durch die Implementierung von Ausgabenkontrollen und den Einsatz KI-basierter Betrugserkennungs-Tools ungewöhnliche Aktivitäten frühzeitig erkennen. Regelmäßige Audits unterstützen dabei, das Risiko betrügerischer Transaktionen weiter zu reduzieren. Im Feld der regulatorischen Compliance erleichtern es automatisierte Tools, alle Transaktionen präzise aufzuzeichnen.
Über den Autor:
Lars Mangelsdorf ist Mitbegründer von Yokoy und leitet das deutsche Team mit Sitz in München. Das Schweizer Fintech ist Anbieter einer KI-gesteuerten Ausgabenmanagement-Plattform für mittelständische und große Unternehmen. Mit Yokoy folgt der diplomierte Wirtschaftsfachmann seiner Leidenschaft, mithilfe von Digitalisierung und Automatisierung komplexe, alltägliche Prozesse in traditionellen Branchen zu vereinfachen und den Ruf der Schweiz als Innovationszentrum zu fördern. In diesem Zusammenhang ist Lars auch ein aktiver Angel Investor für disruptive Technologien. Bevor er Yokoy mitbegründete, sammelte er umfangreiche Erfahrungen in der SaaS-Branche als Senior Account Executive bei Beekeeper, wo er federführend an der Entwicklung der Vertriebsstrategie des Unternehmens beteiligt war. Im Jahr 2021 wurde Lars in die prestigeträchtige Forbes-Liste 30 under 30 aufgenommen.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
