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Digitale Transformation: so überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter
Die digitale Transformation und besonders Cloud-Projekte ändern den Arbeitsalltag der Mitarbeiter und sind deshalb oft unbeliebt. Hier hilft ein transparentes Change-Management.
Viele Unternehmen beschäftigen sich gerade intensiv mit Digitalisierungsprojekten, dazu zählen unter anderem auch neue Cloud-Lösungen im ERP- (Enterprise Ressource Management) oder HR-Bereich (Human Ressources). Diese Projekte ziehen zahlreiche Veränderungen nach sich.
Damit Mitarbeiter damit umgehen können, braucht es bei solchen IT-Projekten ein nachhaltiges Change-Management. Eine intensive Kommunikation mit den Betroffenen ist dabei ein wichtiger Erfolgsfaktor.
Abneigung gegenüber Veränderungen?
Die US-amerikanische Psychologin und Professorin Angela Duckworth hat nachgewiesen, dass Menschen absichtlich und wissentlich immer wieder eine falsche Entscheidung treffen, nur weil sie dies zuvor schon einmal getan haben. Veränderungen, insbesondere im beruflichen Kontext, lassen sich im Laufe des Lebens kaum vermeiden. Mit der Zunahme der Digitalisierung mussten Unternehmen tiefgreifende Umbrüche in Kauf nehmen, um neue digitale Prozesse zu etablieren.
Doch wie sollen Führungskräfte damit umgehen, wenn Mitarbeiter einem bevorstehenden Wandel negativ gegenüber eingestellt sind?
Change-Management als Begleitung
Während sich das Projektmanagement auf die inhaltliche Ebene eines Projektes konzentriert, liegt es in der Aufgabe des Change-Managements, die Auswirkungen dieses Projektes auf die Menschen im Blick zu behalten. Wenn Unternehmen eine neue Cloud-Lösung einführen, beeinflusst das in vielen Fällen die bisherige Arbeitsweise von Mitarbeitern. Weitere Auswirkungen von Digitalisierungsmaßnahmen beziehen sich auf die Beziehungsstrukturen und -hierarchien im Unternehmen, da sich Aufgaben- und Verantwortungsbereiche verschieben.
„Von einem Change-Management profitieren nicht nur die Mitarbeiter eines Unternehmens. Wenn alle an einem Strang ziehen, erhöht sich die Chance, das Projekt Budget- und termingerecht abzuschließen.“
Bernd Heinemann, aicomp cloud
Für Betroffene bedeutet solch ein IT-Projekt also eine Veränderung, deren Ausmaß sie im Vorhinein nicht abschätzen konnten. Menschen halten Ungewissheit nicht gut aus, vor allem, wenn es um ihre Lebensgrundlage geht; die Gerüchteküche brodelt und die Unzufriedenheit wächst. Hier greift das Change-Management ein:
Ein erfolgreicher Change-Prozess gelingt nur mit begleitender Unterstützung der Führungsebene. Sie tragen nicht nur die Verantwortung und treffen die Entscheidung, sondern sie müssen sich auch mit der menschlichen Komponente des Betriebs befassen. Unter anderem ist es ihre Aufgabe, anstehende Veränderungen verständlich zu machen, damit jeder Mitarbeiter begreift, was ihn erwartet.
Anders als im Projektmanagement fokussiert sich das Change-Management dabei stetig auf die Frage nach dem Warum – Warum wird eine neue Cloud-Lösung eingeführt? Welchen Nutzen soll diese bringen? Welche Auswirkungen hat die Umstellung auf die betroffenen Mitarbeiter?
Von Ablehnung bis Akzeptanz
Es ist unrealistisch zu erwarten, dass IT-Mitarbeiter sofort von der Ankündigung einer neuen Software begeistert sind. Auf den ersten Schreck hin versuchen viele Mitarbeiter erst einmal, den anstehenden Wechsel zu ignorieren, so gut es geht. Der Unwille, sich mit der neuen Lösung auseinanderzusetzen und funktionierende Routinen abzulegen schlägt oft in Ablehnung um. Hilft das alles nicht, lassen sie sich am Ende jedoch meist doch dazu umstimmen, die Veränderung mitzugestalten und sich mit der neuen Situation vertraut zu machen.
Klare Ziele formulieren
Um die digitale Transformation erfolgreich zu absolvieren, sollten Sie sich erst einmal ein klar formuliertes Ziel setzen. Hier hat sich in der Vergangenheit das SMART-Modell bewährt: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound. Ziele sollen demnach so spezifisch wie möglich formuliert sein, so dass alle Mitarbeiter dasselbe Verständnis davon haben, was das Projekt erreichen soll.
Es sollte außerdem klare Anhaltspunkte geben, anhand derer sich bewerten lässt, ob das Unternehmen dieses Ziel erreicht hat. Je umfangreicher und intensiver das Projekt, desto wichtiger ist es, dass Beteiligte transparente und nachvollziehbare Ziele vermittelt bekommen. Darüber hinaus ist es hilfreich, größere Projekte in realistische Etappenziele aufzuteilen.
Stellen Sie sich die folgenden Fragen: Was möchten Sie erreichen und worum? Wer ist für den Prozess verantwortlich, welche Teile des Unternehmens sind betroffen und welche Anforderungen oder Einschränkungen gibt es?
Projekte beschleunigen
Von einem Change-Management profitieren nicht nur die Mitarbeiter eines Unternehmens. Wenn alle an einem Strang ziehen, erhöht sich die Chance, das Projekt Budget- und termingerecht abzuschließen. Denn meistens kommt es bei Projekten weniger zu technischen Schwierigkeiten und viel öfter zu Mitarbeiterproblemen.
Ein gutes Change-Management beschleunigt somit IT-Projekte, weil es den Mitarbeitern erlaubt, sich auf die Änderungen einzustellen. Es sollte also nicht immer ausschließlich darum gehen, schnell mit einem Projekt voranzukommen, sondern vor allem darum, ein nachhaltiges Ergebnis zu schaffen. Eine offene Fehlerkultur und ein emphatischer Umgang sind im Change-Management ebenso entscheidend wie eine starke Kommunikation. Wenn im Rahmen des Projekts ein Fehler unterläuft, müssen Sie diesen erkennen und beheben, um ihn auch zukünftig vermeiden zu können.
Über den Autor:
Bernd Heinemann ist Business Unit Manager des Berliner IT-Unternehmens aicomp cloud. Seit 15 Jahren unterstützt aicomp cloud Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen bei der Implementierung von SAP-Software-Lösungen. Hier legen Berater und Entwickler ihren Fokus nicht nur auf die Installation und Einrichtung, sondern nehmen sich auch der Abbildung von wichtigen Unternehmensprozessen an. Seit Juni 2021 ist die aicomp cloud Teil der versino group.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
