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Digitale Transformation mit smarten Arbeitsplätzen realisieren
Die digitale Transformation lässt sich nur mit bestimmten IT-Infrastrukturen und Prozessen umsetzen. Michael Heitz von Citrix weiß, was digitale Wissensarbeiter heute erwarten.
Ganz Deutschland diskutiert die digitale Transformation. Die Unternehmen haben aber aus Sicht der meisten Mitarbeiter Nachholbedarf. Eine Citrix-Studie zeigt, dass viele Angestellte größerer Unternehmen schon bei der Nutzung von Cloud-Diensten mehr als Einzellösungen erwarten.
Über 1.000 Befragte aus großen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern antworteten für die Citrix-Studie über die Nutzung von Cloud-Diensten, die im Frühjahr 2019 veröffentlicht wurde. Erstaunliche 40 Prozent wollen die Cloud gar nicht nutzen. Aber die Mehrheit hat über die heute verfügbaren Cloud-Dienste klare Vorstellungen. 49 Prozent wollen effizienter arbeiten, 43 Prozent versprechen sich eine größere zeitliche und räumliche Flexibilität für ihre Arbeit. Immerhin 36 Prozent arbeiten heute bereits mit mehr als einem Endgerät, also beispielsweise Desktop-Computer und Laptop; auf beiden Geräten erwarten sie eine identische und nahtlos digitale Arbeitsumgebung. Für immerhin 25 Prozent würde ein Digital Workspace in der Cloud die Vereinbarkeit von Familie und Beruf erleichtern.
Nur 38 Prozent der Unternehmen bieten aktuell Cloud-Dienste
Das Wissen über die Vorteile und den Nutzen von Cloud-Lösungen haben 34 Prozent im privaten Einsatz erworben. Den damit verbundenen Komfort wünschen sie immer deutlicher auch im beruflichen Alltag. Diese Erwartungen der Mitarbeiter werden aber offensichtlich unzureichend erfüllt. 60 Prozent der Teilnehmenden wünschen sich Tools, die sie von jedem beliebigen Endgerät aus der Cloud nutzen können. Lediglich 38 Prozent der Unternehmen stellen ihnen aber aktuell einen Cloud-Dienst zur Verfügung. Rund 31 Prozent können Online-Speicher, 28 Prozent CRM-Systeme, rund 26 Prozent Webmail-Dienste, 24 Prozent Messenger und Kollaboration-Tools sowie lediglich 14 Prozent einen virtuellen Desktop nutzen.
Unzureichende IT-Arbeitsplätze eröffnen Sicherheitsrisiken
Die Folgen bezeichnen IT-Leiter als Schatten-IT: 28 Prozent der Befragten geben zu, schon einmal Programme für Privatanwender zu nutzen. Fast 31 Prozent begründen dies damit, dass ihr Arbeitgeber ihnen keine entsprechende Lösung bereitstellen würde. Diese „Notwehr“ birgt aber erhebliche Sicherheitsrisiken und kann zu Verletzungen von Compliance und Governance-Regeln führen. Ganz davon abgesehen, dass die von den Mitarbeitern genutzten Dienste nicht immer die Prozesse des Unternehmens fördern und in sich die Gefahr neuer Ineffizienzen tragen.
Recruiting-Argument Digital Workspace
Vor diesem Hintergrund sollten Arbeitgeber das Thema offensiv angehen und gleich einen Digital Workspace bereitstellen. Neben Sicherheitsaspekten sammeln sie dann auch Punkte bei jüngeren Fachkräften, um die der Wettbewerb ohnehin immer enger wird. Denn gerade jüngere IT-Spezialisten wollen heute reibungs- und übergangslos an jedem Ort und zu jeder Zeit arbeiten können. Unternehmen, die diese räumliche und zeitliche Flexibilität anbieten, haben ein starkes Recruiting-Argument. Denn 50 Prozent sind sogar davon überzeugt, mit Digital-Workspace-Lösungen effizienter und produktiver zu sein. So wünschen sich 31 Prozent der Befragten, einen Cloud-basierten Messenger-Dienst wie zum Beispiel Slack nutzen zu können. Aktuell steht so etwas aber nur 24 Prozent zur Verfügung. Es ist daher verwunderlich, dass die deutschen Unternehmen so zögerlich sind. Denn es gibt kostengünstige Komplettlösungen für Digitale Workspace, die sogar die IT vom administrativen Aufwand entlastet. Zudem bieten sie viele Einzellösungen wie Datenspeicher, Sharing-, Messenger- und Kollaborationsdienste bis hin zu einfachen App-Entwickler-Tools unter einem Dach.
Digital Workspace: der mobile Schreibtisch
Ein Digital Workspace ist ein Cloud-basiertes Technologie-Framework, über das Unternehmen verschiedene Anwendungen bereitstellen und verwalten können. Mitarbeiter greifen darüber unabhängig von dem genutzten Endgerät auf ihre bevorzugten Anwendungen und Daten zu. Um Wartung, Updates und Administration kümmert sich der jeweilige Anbieter. Das entlastet die klassische IT, bietet den Anwendern eine personalisierbare Nutzererfahrung in jeder Arbeitsumgebung.
Ein Digital Workspace integriert also bisher verteilte Technologien, Plattformen, Geräte und Clouds in einen mobilen Schreibtisch, der jederzeit so vorgefunden wird, wie er zuvor verlassen wurde. Egal mit welchem Endgerät der Anwender zuletzt an Dokumenten, Daten oder in anderen Diensten gearbeitet hat, kann er auch mit jedem anderen Computer oder mobilen Endgerät jederzeit nahtlos an seine Arbeit anknüpfen. In der neuesten Evolutionsstufe, beispielsweise dem Intelligent Workspace wie ihn Citrix auf seiner Hausmesse Synergy 2019 in Atlanta vorgestellt hat, werden nicht nur einzelne Apps, sondern konkrete Aufgaben aus diesen Apps in der einheitlichen Oberfläche des Workspace integriert angezeigt und mittels Machine Learning priorisiert. So sparen Arbeitnehmer Zeit, da sie nicht zwischen verschiedenen Applikationen wechseln oder sechs Klicks tief in eine Unternehmensanwendung hineingehen müssen, um einfache, wiederkehrende Aufgaben zu erledigen.
Entlastung und mehr Kontrolle für die IT
Der Umstieg von der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur auf Digital Workspace mag zunächst einen Schulungsbedarf auslösen. Die IT-Abteilung aber wird entlastet und das Unternehmen realisiert Effizienzpotenziale. Dezentral verteilte und asynchron arbeitende Teams können ihre Zusammenarbeit effektiver gestalten, als würden sie in einem Gebäude arbeiten, weil sie auf gemeinsam genutzte Tools und Datenpools zugreifen. Die IT erhält zudem mehr Kontrolle über die Datenströme in ihren Netzwerken. Denn mit ebenfalls Cloud-basierten Analyse-Tools identifizieren sie Sicherheitsrisiken schneller und können ihre Prozesse optimieren. Gerade für Unternehmen, die agiler arbeiten wollen, erschließt diese Transparenz auch Vorteile in der Selbstorganisation und der Steuerung von Projekten.
Jederzeit vom technischen Fortschritt profitieren
Die Geschwindigkeit, mit der neue SaaS- und Cloud-Technologien heute entstehen und weiterentwickelt werden sowie die Tatsache, dass sie sich vom Endanwender weitreichend personalisieren lassen, machen Digital Workspace zum neuen Standard. Sie sind nach Bedarf jederzeit und blitzschnell um neue Anwendungen zu erweitern. Sie werden von den Anbietern auf höchstem Niveau vor Sicherheitslücken bewahrt und sind damit immer auf dem aktuellsten Stand der Technik. Dabei lassen sie sich sowohl in Public oder Hybrid Cloud-Lösungen und bei Bedarf auch im eigenen Rechenzentrum bereitstellen. Der entscheidende Vorteil ist, dass Mitarbeiter, Partner oder Kunden gemeinsam an Projekten und Dateien sicher arbeiten und sich austauschen können. Und das unabhängig davon, wo diese sich gerade aufhalten und unabhängig davon, ob sie mit einem Desktop, Laptop, Smartphone oder Tablet arbeiten.
Gesamtkonzept muss zum Unternehmen passen
Bevor ein Unternehmen nun ein Digital Workspace einführt, sollte es sich allerdings ein Gesamtkonzept erarbeiten, wie und welche Cloud-Dienste es künftig nutzen möchte. Einerseits muss die Lösung die Bedarfe der Fachabteilungen abdecken, andererseits sollte die IT-Abteilung Sicherheitsrichtlinien für die Nutzung aufstellen, um die Schatten-IT endgültig überflüssig zu machen. Intelligente Workspace-Lösungen unterstützen heute die Anwender mit künstlicher Intelligenz und Machine Learning nicht nur bei ihren täglichen Aufgaben, sondern schlagen bei potenziell gefährlichen Aktivitäten auch direkt Alarm.
„Bevor ein Unternehmen nun Digital Workspace einführt, sollte es sich allerdings ein Gesamtkonzept erarbeiten, wie und welche Cloud-Dienste es künftig nutzen möchte.“
Michael Heitz, Citrix
Vor allem für die Anmelde- und Authentifizierung ist aber darauf zu achten, dass diese einfach und zugleich sicher gestaltet werden. Die Citrix-Umfrage ergab beispielsweise, dass in nur 23 Prozent der Fälle eine einheitliche Authentifikationsmethode für verschiedene Dienste implementiert ist. Damit aber leidet der Benutzerkomfort. Um Sicherheit und Kontrolle zu gewährleisten, empfiehlt es sich daher, Single Sign-On (SSO) für alle Anwendungen einzurichten. Denn so können die Nutzer auf alle Cloud- und XaaS-Anwendungen mit einem einheitlichen und idealerweise auch doppelten Authentifizierungssystem zugreifen, was die Gesamtsicherheit erhöht.
Fazit: New Work und Agilität durch Digital Workspace
Kaum ein Unternehmen kann sich der technologischen und gesellschaftlichen Entwicklung der digitalen Transformation entziehen. Alleine aus Wettbewerbsgründen und im Kampf um die besten Köpfe bieten Digital-Workspace-Lösungen handfeste Argumente. Die Vernetzung von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern auf Cloud-Plattformen ermöglicht die Kollaboration über Zeit- und Raumgrenzen hinweg. Das beschleunigt die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen; die „Time to Market“ sinkt nachhaltig. Mit Digital Workspace werden flexible Arbeitsmodelle effizienter. Sie fördern damit agile Managementmethoden, ermöglichen effiziente Selbstorganisations- und Projektstrukturen. Davon profitieren die Mitarbeiter, die Bindung ans Unternehmen und die Mitarbeiterzufriedenheit steigen. Und diese Flexibilität überzeugt letztlich auch die jungen Fachkräfte. Denn diese digitalen Wissensarbeiter suchen heute schon ihren Arbeitgeber aus, der ihrem Lebensentwurf die größten Spielräume eröffnet.
Über den Autor:
Michael Heitz ist seit November 2018 Regional Vice President Germany bei Citrix. In seiner letzten Position als Vice President World Wide Partner Sales verantwortete er das Partnergeschäft für Hitachi Data Systems und passte die Partnerstruktur des Anbieters an, um besser für digitale Transformationsprojekte positioniert zu sein. Zuvor war Michael Heitz als Regional Vice President & Managing Director Germany ebenfalls für Hitachi Data Systems tätig.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder und entsprechen nicht unbedingt denen von ComputerWeekly.de.
