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Digital Workplaces mit Managed Service Provider umsetzen
Digitalisierung ist ein Wettbewerbsvorteil. Dafür verlagern immer mehr Unternehmen ihre Prozesse in die Cloud. Dieser Schritt ist jedoch mit einigen Herausforderungen verbunden.
Wettbewerbsfähigkeit addiert mit Digitalisierung ergibt Cloud. Besonders zwei Faktoren haben diese Entwicklung in den vergangenen Jahren begünstigt: Der pandemiebedingte Trend zu Remote Work und die Abkehr großer Technologieanbieter von On-Premises-Diensten.
Auf lange Sicht kommen Unternehmen demnach nicht drumherum, sich mit Cloud-Systemen zu befassen. Die scheinbar einfache Möglichkeit sind Komplettlösungen, zum Beispiel Microsoft 365. Diese kommen allerdings oft mit regelmäßigen Änderungen und Neuerungen. Sind die Verantwortlichen der IT-Abteilung hier nicht immer auf dem aktuellen Stand, entstehen mehr Kosten als nötig. Die Kompaktpakete verschlingen zudem generell mehr Budget, weil nicht alle enthaltenen Tools genutzt beziehungsweise benötigt werden.
Der Zeit- und Ressourcenaufwand, welcher bei der Pflege in Eigenregie entsteht, lässt sich jedoch durch eine Auslagerung an einen Managed Service Provider (MSP) abfangen.
In drei Phasen zum Digital Workplace
Auf dem Weg zum Digital Workplace durchlaufen Unternehmen im Idealfall folgende drei Phasen:
- Der Wechsel in die Cloud: Es wird nach Möglichkeiten gesucht, um die IT-Umgebung homogen zu gestalten, die IT- mit der Unternehmensstrategie in Einklang zu bringen sowie Datensilos aufzulösen. Zudem sind Tool-Analysen ein Thema, da sie Sicherheit und Zusammenarbeit fördern sollen. Um das richtige Paket und den richtigen Anbieter für sein Vorhaben wählen zu können, erfolgt eine detaillierte Recherche zu verfügbaren Verträgen und Preisen.
- Cloud-Nutzung optimieren: Auf Basis der gewonnenen Informationen lässt sich die Cloud-Nutzung nun optimieren. Ob das IT-Team weiteres Fachpersonal benötigt und wie viel Budget man investieren möchte, sind hier zwei zentrale Fragen, die es zu klären gilt. Denn die Workloads von Cloud-Systemen werden mit der Zeit tendenziell zunehmen und auch komplexer zu verwalten sein.
- Der Wandel erfolgt: In der letzten Phase geht es von der Theorie in die Praxis. Support-Zeiten erweitern, Kosten optimieren sowie in Innovationen investieren. Dieser Schritt erfolgt entweder in Eigenregie oder über fachkundiges Personal. Der MSP kümmert sich um die Cybersicherheit und achtet darauf, dass nur Dienste im Paket enthalten sind, die tatsächlich genutzt werden.
Der Schlüssel für eine gelungene Transformation zum Digital Workplace ist eine gut durchdachte Cloud-Strategie. Diese wird vorab von den Verantwortlichen entwickelt und beruht auf der Klärung folgender Fragen: Was wird für die tägliche Arbeit benötigt, welche Prozesse gibt es und was muss abgesichert werden? Auch bei diesem Prozess steht ein MSP dem Unternehmen beratend zur Seite. Auf dieser Basis wählt der Dienstleister dann das richtige Paket mit den passenden Tools.
Was Managed Service Provider leisten
Der Vorteil an der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister liegt in erster Linie darin, dass die Pakete meist modular aufgebaut sind. Das bedeutet, sie lassen sich über Add-ons beliebig erweitern. Zudem hat der Kunde die Wahl zwischen einem Jahres- und einem Monatsabo.
So werden nur die Dienste bezahlt, die tatsächlich genutzt werden. Das kann der MSP leisten, da er das Nutzerverhalten im Blick behält und die Lizenzen in Absprache mit dem Kunden verwaltet – sprich er kann einen Dienst direkt kündigen.
„Der Schlüssel für eine gelungene Transformation zum Digital Workplace ist eine gut durchdachte Cloud-Strategie.“
Thomas Zimprich, SoftwareONE
Aber nicht nur für die formalen Aufgaben ist ein Managed Service Provider zuständig. Auch als Berater steht er seinem Partner zur Seite und schlägt auch weitere Dienste vor, die dem Betrieb nutzen können, aber von der vorab festgelegten Cloud-Strategie abweichen. Denn diese dient als Startpunkt und ist nicht in Stein gemeißelt – sie muss sich auf lange Sicht flexibel an die Unternehmensentwicklung anpassen.
Ein weiterer Grund, warum es sich für Unternehmen lohnt auf einen MSP als Partner zurückzugreifen, ist der Support. Denn große Cloud-Anbieter wie Microsoft bieten nur noch großen Kunden einen direkten Ansprechpartner. Anderen steht es zwar frei, ein Ticket zu öffnen, aber das Problem wird meist nicht zeitnah behoben.
Unter Umständen wurde der Hersteller-Support auch an Subunternehmer ausgelagert. Der Managed Service Provider hat jedoch einen direkten Kontakt beim Support des Lösungsanbieters, sollte er das Problem nicht selbst beheben können. Auf diese Weise sparen Unternehmen bei der Lösungsfindung und -behebung Zeit und Ressourcen.
Rundumbetreuung durch Spezialisten
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass der IT-Aufwand bei einem vollausgestatteten Digital Workplace zwar mit der Zeit geringer wird, aber die Technologien komplexer. Allein aus diesem Grund ist ein externer Partner an der Seite eine sinnvolle Entscheidung.
Durch ihre tägliche Arbeit und regelmäßigen Schulungen durch die Technologieanbieter sind die Spezialisten des MSP immer auf dem aktuellen Stand. Dadurch sind sie in der Lage, Komplikationen direkt anzugehen und tragen so zu einem reibungslosen Workflow bei. Da der externe Dienstleister neben seinen formal-technischen Tätigkeiten den Verantwortlichen im Unternehmen auch beratend zur Seite steht, lässt er sich metaphorisch mit einem Reiseleiter gleichsetzen. Denn dieser tut alles dafür, dass seine Kunden eine sorgenfreie Reise genießen.
Über den Autor:
Seit fast 30 Jahren ist Thomas Zimprich in der IT-Branche beschäftigt und war in der Vergangenheit bei unterschiedlichen Firmen wie Daimler Benz, Deutsche Bahn oder Siemens tätig. Als Solution Sales Specialist bei SoftwareONE berät und unterstützt er Kunden in den Bereichen Microsoft 365 Cloud-Migrationen, Teams sowie Unified Communications.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
