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Die richtige Strategie für Daten von Collaboration-Tools
Mehr Home-Office-Arbeit führt zu einem größeren Einsatz von Kollaborationsplattformen, was wiederum Datenfluten erzeugt. Dafür benötigt man die passende Managementstrategie.
Seit Beginn der Pandemie ist die Datenflut in den Unternehmen noch einmal deutlich angestiegen – vor allem durch die zunehmende Nutzung von Collaboration-Tools wie Microsoft Teams oder Zoom. Doch gerade durch die ansteigende Menge an Daten wird die Verwaltung und Sicherung dieser Informationen für Unternehmen immer schwieriger.
Da sich die Datensätze oft in der Cloud befinden, ist den meisten Unternehmen nicht bewusst: Um welche Daten handelt es sich? Sind diese Compliance-konform und ausreichend geschützt? Lohnt es sich dafür den benötigten Speicherplatz zu kaufen? Um den Überblick über die Datenflut zu behalten, empfiehlt sich der Einsatz von autonomen Technologien auf Basis von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML).
Laut einer Studie von IDC ist die Menge der weltweit erstellten und replizierten Daten allein im Jahr 2020 auf 64,2 Zettabyte angewachsen. Grund für den explosionsartigen Anstieg des Cloud-Datenvolumens waren die von Remote-Mitarbeitern verwendeten Collaboration-Tools wie SharePoint, Teams oder Zoom.
Warum werden diese Daten gespeichert?
Häufig ist den Unternehmen gar nicht bewusst, dass sie diese Daten aufbewahren. Üblicherweise besitzen Collaboration-Tools eine festgelegte Speicherkapazität. Gerade in der Zeit vor der Coronapandemie kam es selten vor, dass Mitarbeiter dieses Speicherlimit überschritten haben. Und selbst wenn es zu einer Überschreitung des Kontingents durch die intensive Nutzung mancher Mitarbeiter kam, konnte dies durch den geringeren Verbrauch von anderen Mitarbeitern ausgeglichen werden. Die dadurch angefallenen Mehrkosten waren so gering, sodass sie keine weitere Aufmerksamkeit erregt haben.
Einige der Daten unterliegen allerdings strengen Compliance-Vorschriften und verlangen einen speziellen Ansatz zur Speicherung. Enthalten diese beispielsweise personenbezogene oder finanzielle Informationen, müssen diese aufbewahrt, archiviert und in bestimmten Fällen gelöscht werden.
Um diesen Vorschriften gerecht zu werden, speichern Collaboration-Tools in der Regel alle Daten für jede Interaktion. Microsoft Teams beispielsweise sichert automatisch jeden Chat und jedes freigegebene Dokument in SharePoint, allerdings oftmals nur für einen kurzen Zeitraum.
Fehlende Archivierungsfunktionen in Collaboration-Tools
Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, dass die Informationen, die auf Collaboration-Tools ausgetauscht werden, nicht strukturiert sind. Somit wissen die meisten Firmen nicht, was der Inhalt ist oder um welche Dokumente es sich handelt. Das bedeutet, dass sie selbst nicht in der Lage sind, überflüssige Daten auszusortieren. Das führt dazu, dass unkritische Daten so behandelt werden, als seien sie geschäftskritisch.
Das gilt auch für Daten, die nicht genutzt werden. In den meisten Fällen ist die Speicherung von Daten fristgebunden. So kann ein Unternehmen beispielsweise gesetzlich dazu verpflichtet sein, ein Dokument für einen bestimmten Zeitraum nach der Erstellung aufzubewahren und es anschließend nach eigenem Ermessen zu löschen. Obwohl die Unternehmen verpflichtet sind, die betreffenden Daten für den möglichen Bedarfsfall aufzubewahren, werden sie in Wirklichkeit nur selten erneut abgerufen.
So können Unternehmen gespeicherte Daten aus einem sogenannten „Hot Storage“, in einen Archivspeicher verschieben. Dieser ist zwar kostengünstiger, aber gleichzeitig können die Daten langsamer abgerufen werden. Die wenigsten Collaboration-Tools verfügen aber über eine Funktion, Daten in einem „Cold Storage“ zu archivieren.
Folglich stoßen viele Unternehmen an die Grenze ihrer Speicherkapazitäten und müssen durch kostenintensive Investitionen zusätzlichen Speicherplatz erwerben.
Einsatz von autonomen Datenmanagement-Lösungen
Abhilfe können autonome Datenmanagement-Lösungen schaffen: Mit diesen Plattformen ist es möglich, Daten manuell und ohne menschliches Zutun in einen Archivspeicher zu verschieben. Dadurch können die Daten aufbewahrt werden, ohne dass die Kosten für die Speicherung außer Kontrolle geraten. Cloud-Datenmanagement-Tools wie die NetBackup SaaS Protection von Veritas verschiebt Daten zur Archivierung automatisch auf kostengünstigere Speicherebenen – sogar innerhalb der Cloud, die bereits zur Speicherung für die Daten verwendet wird.
Weitergabe von geschäftskritischen Daten über Zoom und Co.
Der Einsatz von Datenmanagement-Tools ist aber auch sinnvoll, um die Weitergabe sensibler oder kritischer Daten über Messaging-Apps und Collaboration-Tools zu verhindern. Dieses Problem zeigt der Veritas Hidden Threat of Business Collaboration Report auf, für den rund 12.500 Büroangestellte in zehn Ländern zum Datenaustausch auf Zoom und anderen Plattformen befragt wurden. Demnach haben mehr als 75 Prozent der Arbeitnehmer schon einmal geschäftskritische beziehungsweise sensible Daten über Messaging-Tools geteilt – darunter Kundenkontaktdaten, Geschäftspläne, Details zu Personalangelegenheiten oder Finanzdaten. Mehr als 60 Prozent der Arbeitnehmer löschen ihre Online-Unterhaltungen, so dass ihre Vorgesetzten ihnen den Austausch vertraulicher Daten in Messaging-Apps und Collaboration-Tools nicht nachweisen können.
„Abhilfe können autonome Datenmanagement-Lösungen schaffen: Mit diesen Plattformen ist es möglich, Daten manuell und ohne menschliches Zutun in einen Archivspeicher zu verschieben.“
Ralf Baumann, Veritas Technologies
Das Verschicken von Geschäftsinformationen, ohne zu wissen, wo diese gespeichert sind, wer darauf zugreifen kann oder ob sie gelöscht werden können, kann jedoch zu rechtlichen Sanktionen und Compliance-Problemen für Unternehmen führen.
Das Problem: Immer mehr Beschäftigte halten Messaging-Tools für vertrauenswürdig, was den Informationsaustausch betrifft. In Deutschland bezeichneten 64,4 Prozent der Befragten solche Lösungen als zuverlässige oder sehr zuverlässige Quelle. Das bedeutet, dass immer mehr sensible und personenbezogene Daten automatisch in Silo-Speicher der Cloud-Anbieter übertragen werden, häufig ohne das Wissen der Compliance- oder IT-Teams.
Um die Einhaltung von Gesetzen zu gewährleisten, müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle von ihnen verwendeten Collaboration-Tools durch ihre Datenschutz- und Compliance-Lösungen abgedeckt werden. Dadurch erhalten die IT-Verantwortlichen die Kontrolle über die Daten zurück und können einen Compliance-konformen Umgang damit sicherstellen. Sinnvoll ist auch der Einsatz von E-Discovery- und SaaS-Datensicherungslösungen. Für Unternehmen, die Datensätze aus Collaboration- und Messaging-Tools in solche Anwendungen integrieren, ist es wesentlich einfacher, Compliance-Konformität zu erreichen. Und die Mitarbeiter können die Tools nutzen, ohne Datenschutzverletzungen zu riskieren.
Über den Autor:
Ralf Baumann ist Country Manager Germany bei Veritas Technologies.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
