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Die Buchhaltung in Firmen digitalisieren und visualisieren
Wie schaffen es Unternehmen, den Überblick über Belegdaten zu behalten und von diesen Daten zu profitieren? Indem Sie die Daten und deren Bearbeitung digitalisieren.
Marketing, Reise- und Büromanagement, Spesen und Abos – was diese Kostenstellen gemeinsam haben, sind ein immenser interner Verwaltungsaufwand, zumal viele buchhalterische Prozesse nach wie vor manuell bearbeitet werden.
So kommt es, dass in der Buchhaltung deutscher Unternehmen viele Finanzmitarbeiter mit qualmenden Köpfen sitzen: 34 Prozent der Rechnungen werden von dort aus noch immer in Papierform verschickt. Der Zeitaufwand aufgrund der manuellen Bearbeitung von Belegen verursacht hohe Kosten und es bleiben nicht selten wertvolle Daten auf der Strecke. Dabei könnten diese dem Unternehmen helfen agiler, wettbewerbsfähiger und effizienter zu werden. Wie schaffen es Unternehmen, nicht nur einen Überblick über ihre Daten zu bekommen, sondern auch noch von ihnen zu profitieren?
Unternehmen müssen ihre Daten nicht nur digitalisieren, sondern auch visuell aufbereiten – eine smarte und simple IT-Lösung kann hier helfen. Sie reduziert nicht nur die Kosten der Datenadministration, sondern auch die Optimierung von weiteren Kostenstellen wird gewährleistet und die Vorteile von Daten kommen zum Vorschein.
Wie Unternehmen von Datenvisualisierung profitieren
Mitarbeiter geben täglich Unternehmensgelder aus – Spesen, Reisekosten oder Anschaffungen für den Arbeitsplatz sind nur einige wenige Beispiele. Ein digitalisiertes Ausgabenmanagement hilft nicht nur dabei, diese Ausgaben zu administrieren, sondern eröffnet auch Möglichkeiten für deren Interpretation. Ein Gesamtüberblick in Echtzeit erleichtert es, laufende Kosten zu hinterfragen: welche Zulieferer sind Hauptkostentreiber, lohnt es sich in Nachverhandlungen zu gehen? Wo verursachen Mitarbeiter Kosten, die reduziert werden könnten? Gibt es überflüssige Abonnements, die ungenutzt bleiben?
Durch die Visualisierung wird aktives Controlling der Kosten ermöglicht. Eine benutzerfreundliche Handhabe und visuelle Aufbereitung komplexer Daten in kleinen, verständlichen Einheiten verhindert, dass Informationen zu unverständlich und zu spät kommuniziert werden. Die Gefahr, dass Probleme aufgeschoben und ökonomische Chancen nicht genutzt werden, wird minimiert.
Je größer ein Unternehmen, desto zerstreuter sind die extern und intern anfallenden Ausgaben – dabei geht der Überblick schnell verloren und eine ganzheitliche Kostenanalyse wird schwieriger. Für eine minimale Administration mit maximaler Interpretation der Daten ist eine alles umfassende Sicht auf die Unternehmensfinanzen unabdingbar. Auch die Präsentation spielt eine Rolle. Durch die Visualisierung werden Daten für alle Mitarbeiter verständlich, interpretierbar und bestenfalls sogar in Echtzeit verfügbar.
Man muss sehen, um zu verstehen
Wer gibt eigentlich wie viel für was, wann aus? In den meisten Buchhaltungen werden nur in bestimmten Rhythmen Daten zu den verschiedenen Kostenstellen ermittelt und an die Unternehmensleitung weitergegeben. Dabei kann es schnell passieren, dass relevante Ausgaben in der Masse untergehen und Unternehmer auf Basis unübersichtlicher Kosten falsche Entscheidungen treffen, was verheerende Folgen für den Betrieb mit sich bringt.
Eine Aufbereitung von Ausgaben in Echtzeit ermöglicht eine klare Zuordnung aller Kosten für jeden – Freigabe- und Entscheidungszeiten werden verkürzt und der Betrieb wird agiler. Dazu kommt, dass Risiken und Abweichungen schneller identifiziert und beseitigt werden können. Die Visualisierung von Kosten ermöglicht es komplexe Sachverhalte einfach und verständlich darzustellen. Dadurch können selbst Fachfremde Zusammenhänge interpretieren. Dies schafft die Möglichkeit für mehr interne Zusammenarbeit und lässt Synergien zwischen den einzelnen Abteilungen wachsen.
Kommunikationsprobleme umgehen
Täglich trifft jedes Mitglied eines Unternehmens Entscheidungen, die für den gesamten Betriebsprozess relevant sind. Nur wenn jedes Zahnrad ineinandergreift, läuft die große Maschine problemlos. In der Buchhaltung laufen alle Entscheidungen zusammen und formieren sich zu einer unübersichtlichen Masse bestehend aus den verschiedensten Kostenstellen. Es ist jedoch notwendig, dass alle Informationen für jeden und jede transparent einsehbar sind, um Entscheidungen effizient und optimal zu treffen: die richtigen Informationen müssen die richtige Person erreichen.
„Eine Aufbereitung von Ausgaben in Echtzeit ermöglicht eine klare Zuordnung aller Kosten für jeden – Freigabe- und Entscheidungszeiten werden verkürzt und der Betrieb wird agiler.“
Andre Reimers, Pleo
Mit der Visualisierung von Echtzeitdaten wird dies gewährleistet, denn die Informationshoheit wird auf alle verteilt, wodurch mehr Verantwortung an die Mitarbeitenden gegeben und Eigeninitiative gefördert wird. Durch die transparente Einsicht aller werden Kommunikationsprobleme umgangen, Entscheidungsprozesse beschleunigt und das Team gestärkt. Die unübersichtliche Masse löst sich in verschiedene Stränge auf, die an die relevanten Stellen gelangen.
Mobil und dezentral: Agilität durch New Work
Wenn die COVID-19-Pandemie uns eines bereits gelehrt hat, dann dass alles immer flexibel sein sollte. Das Phänomen des Großraumbüros ist schon länger dabei sich aufzulösen. Durch die Pandemie verbreiteten sich mobiles Arbeiten und Home-Office rasant. Dezentrales Arbeiten als einer der wichtigsten Faktoren von New Work wird sich langfristig branchenübergreifend durchsetzen.
Die Unternehmensführung in Frankfurt, die IT-Abteilung in Berlin und die Buchhaltung in München: das erfordert neue Lösungen für reibungslosen Zugriff auf alle Daten von überall. Die Visualisierung von Echtzeitdaten ist eine solche Lösung. Die übersichtliche Darstellung von allen Informationen ermöglicht jederzeit, dass Daten schneller ersichtlich sind und ausgewertet werden können – egal ob in Frankfurt, Berlin oder München.
Über den Autor:
André Reimers ist Head of Sales Deutschland bei Pleo. Pleo ist eine Plattform für alle Unternehmensausgaben und bietet Mitarbeitern intelligente virtuelle und physische Pleo-Firmenkreditkarten mit individuellen Budgets. Excel-basierte Spesenabrechnungen, Barkassen und fehlende Belege gehören damit der Vergangenheit an. Manager und Buchhalter erhalten eine Übersicht sämtlicher Ausgaben in Echtzeit und können alle Daten inklusive der Belege über einen maßgeschneiderten Export oder eine nahtlose Integration ins Buchhaltungssystem überführen. Somit verfügen Unternehmen über volle Transparenz aller Ausgaben. Pleo fängt Belege automatisiert ab, kategorisiert Ausgaben automatisch auf Basis des bisherigen Nutzerverhaltens und macht eine manuelle Spesenabrechnung somit überflüssig.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
