Datenschutz, E-Discovery und Co.: Anforderungen an Archiving

Herausforderungen für Archivierungslösungen

Deshalb gewinnt das Thema E-Discovery an Wichtigkeit. Es geht nicht nur um eine Katalogisierung, sondern auch um Geschwindigkeit. Mitarbeiter sollten mobil auf Informationen zugreifen. Neben neuen Datensätzen müssen auch vorhandene Informationen integriert werden. Zudem muss die Performance immer gewährleistet sein, sogar wenn viele Anwender gleichzeitig auf einen Bereich zugreifen. Performance und Skalierbarkeit müssen also gewährleistet werden.

Ostermann Research untersucht die treibenden Gründe, warum IT-Entscheider hier auf der Suche nach neuen Ansätzen sind. 67 Prozent sehen Compliance als den wichtigsten Anlass an, gefolgt von E-Discovery. Allerdings wird erwartet, dass bis 2020 die Fähigkeit, Business Intelligence und Wissen aus den Daten zu extrahieren, deutlich wichtiger werden.

Das zunehmende Interesse hat gute Gründe. Es geht immer stärker um Wettbewerbsfähigkeit. Neben der erwähnten Erwartungshaltung im Kunden-Support erlaubt ein gutes Archiving-Tool zudem die Analyse der eigenen Fähigkeiten. Es wird erkennbar, wie Anfragen gestellt werden und wie lange deren Bearbeitung und Lösung dauert. Damit haben Entscheider mehr Einsicht in interne Prozesse.

Diese helfen zudem bei der Abwehr von Innentätern und anderen Sicherheitsrisiken. So können die Sprache und der Austausch innerhalb von Teams nachvollzogen werden. Außerdem ist es möglich, auch externe E-Mails zu prüfen, bevor sie archiviert werden. Immer wieder kommt es vor, dass vergessen wird, persönliche Notizen zu einer Mail zu entfernen, wenn diese aus dem Archiv geholt wird. Später landen diese dann aus Versehen doch wieder beim Klienten. Ein gutes Beispiel hierzu wäre ein Kommentar zur Auftragsbestätigung: Diese kommentiert der Mitarbeiter gegenüber einem Kollegen via E-Mail mit dem Satz, dass man den Kunden ordentlich eingewickelt hätte. Einige Zeit später landet dieser Kommentar beim Kunden, da ein anderer Angestellter diese aus dem Archiv ohne genaue Prüfung geholt und weitergeleitet hat.

Eine entsprechende Struktur im Archiv hilft zudem bei der Verfolgung von rechtlichen Vorwürfen. Dabei geht es sowohl um die Strafverfolgung bei Gesetzesbrüchen (wie Beleidigungen, sexuelle Nötigung etc.) als auch um den Missbrauch von Geschäfts-E-Mail-Adressen entgegen interner Vorgaben (beispielsweise für private Zwecke).

Gleichzeitig sollten Unternehmen die Fähigkeiten zur Lösung von Problemen einsetzen. Oftmals zeigen sich durch wiederholte Beschwerden von Mitarbeitern, dass es technische Probleme gibt, die bisher nicht richtig adressiert wurden. Immer wieder sind Compliance-Verstöße wie die Nutzung von privaten Mailadressen oder ähnliche pragmatische Workarounds eine Folge, da Mitarbeiter mit der Lösung des Unternehmens nicht zufrieden sind und sich so produktiver fühlen.

Wichtigste Anforderungen an moderne E-Mail-Archiving-Lösungen

Diese Punkte gilt es zu adressieren. Damit IT-Abteilungen nicht zusätzlich belastet werden, sollten bei der eigentlichen Archivierung folgende Bereiche beachtet werden:

• Nur relevante Daten kommen ins Archiv: Eine E-Mail mit der Information, dass es Geburtstagskuchen im Konferenzraum gibt, gehört nicht dazu.
• Trotzdem sollte jede Konversation mit externen Kontakten außerhalb des eigenen Unternehmens archiviert werden.
• Der genaue Zeitstempel jeder Mail muss immer prüfbar sein. Außerdem der zeitliche Ablauf: Gab es eine Antwort auf die Anfrage? Wann wurde auf eine E-Mail geantwortet? Wurden zur Bearbeitung Überstunden gemacht?
• Firmen-Mail-Accounts können auch für private Zwecke genutzt werden. Dies sollte nachvollziehbar sein.
• Wichtig ist zudem die Speicherung der eingesetzten Datenschutzmechanismen: Wurde eine E-Mail verschlüsselt oder nicht?
• Essenziell und trotzdem häufig vergessen: die Sicherung der Metadaten.

Beim grundsätzlichen Design eignen sich besonders Cloud-basierte Services, um unabhängiger von der Location der Daten zu sein. Ein Dienst aus der Wolke erlaubt die Integration von neuen Datenquellen, aber unterstützt auch Archive, die On-Premises bereits vorliegen.

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