Daten reibungslos und sicher migrieren

Was ist Datenmigration?

Datenmigration ist die Übertragung jeglicher Art von Daten von einem System in ein anderes. Dabei kann es sich um neue Storage-Appliances handeln, die ein altes System ersetzen. Oder die Migration auf eine Cloud-basierte Speicherlösung. Möglicherweise soll die Anwendungsdatenbank aktualisiert werden, wobei neue Hardware benötigt wird. Jeder dieser Fälle erfordert das Verschieben von Daten von einem System in ein anderes.

Es gibt einige Faktoren, die man bei der Planung und Ausführung eines solchen Projekts berücksichtigen sollte:

• Datenintegrität
• Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse
• Kosten
• Benutzererfahrung und Auswirkungen
• Potenzielle Ausfallzeiten
• Datenbewertung
• Datenqualität

Die Art der Datenmigration lässt sich in drei Gruppen unterteilen:

Speichermigration: Speichermigrationen konzentrieren sich auf das Verschieben von Daten von einem Speichergerät auf ein neues oder anderes Gerät, sei es lokal oder in der Cloud. Oberflächlich betrachtet sind dies die einfachsten Arten von Datenmigrationen, aber das bedeutet nicht, dass man einfach einen 5-TByte-Ordner auf ein neues Laufwerk kopieren und einfügen kann. Auch hier muss die Migration genau geplant und durchführt werden. Gerade bei der Migration sensibler und kritischer Daten ist es besonders wichtig zu verstehen, welche Daten wohin verschoben werden und wer Zugriff darauf haben kann (oder sollte).

Datenbankmigration: Datenbankmigrationen sind erforderlich, wenn man die Datenbank-Engine aktualisieren oder die Datenbankinstallation oder die Datenbankdateien auf ein neues Gerät verschieben muss. Bei einer Datenbankmigration sind mehr Schritte als bei einer Speichermigration zu berücksichtigen. So muss eine Datenbankunterbrechung geplant werden, um die Migration durchzuführen. Darüber hinaus sind die Datenbanken zu sichern, die Datenbanken von der Engine zu trennen, die Dateien zu migrieren und/oder die Datenbank-Engine zu aktualisieren und dann die Dateien in der neuen Datenbank vom neuen Speicherort wiederherzustellen.

Anwendungsmigration: Anwendungsmigrationen können eine Kombination aus den beiden obigen Optionen sein. Anwendungen können Datenbanken enthalten und sie können Installationsordner sowie Datenordner enthalten, die migriert werden müssen. Anwendungsmigrationen können zudem weitere Schritte pro Anwendungshersteller erforderlich machen.

Tipps für eine reibungslose Datenmigration

Es ist wichtig, Ihre Daten während einer Migration zu schützen: das Verschieben sensibler und kritischer Daten kann eine heikle Aufgabe sein – es ist wichtig sicherzustellen, dass Ihre Datenmigration reibungslos verläuft und diese Daten zu jedem Zeitpunkt hinreichend geschützt sind.

Erstellen und befolgen Sie einen Datenmigrationsplan: Legen Sie fest, welche Daten verschoben werden müssen, wie die Daten verschoben werden sollten, wohin sie verschoben werden sollen und wer darauf Zugriff haben sollte. Legen Sie einen Datenmigrationsplan fest, in dem jeder Schritt aufgeführt und berücksichtigt wird, wer betroffen sein wird, welche Ausfallzeiten, potenzielle technische oder Kompatibilitätsprobleme es geben wird, wie die Datenintegrität verwaltet wird und wie die Daten während der Migration geschützt werden.

Sie sollten wissen, welche Daten Sie migrieren: Sehen Sie sich genau an, was Sie migrieren. Gibt es veraltete Daten, die Sie entfernen können? Gibt es regulierte Daten, die Sicherheitskontrollen und ein spezielles Zugriffs-Management erfordern? Welche Daten sollten wohin verschoben werden? Wer sollte auf was zugreifen können?

Räumen Sie Ihre Daten und die damit verbundenen Zugriffsrechte auf, bevor Sie sie verschieben: Es ist empfehlenswert, vor der Migration eine vollständige Datenbereinigung vorzunehmen. Sobald die Daten migriert wurden, bleiben sie wahrscheinlich bis zur nächsten Migration in diesem Zustand. Stellen Sie also sicher, dass Sie nicht mehr benötigte Daten (Gartner spricht hierbei von „Dark Data“) entweder löschen oder archivieren. Diese Datensparsamkeit ist übrigens auch eine der grundlegenden Anforderungen der DSGVO. Überprüfen Sie darüber hinaus auch die Zugriffsrechte: Nur diejenigen, die für ihre Arbeit tatsächlich Zugriff benötigen, sollen ihn auch erhalten (Need-to-know-Prinzip). Bei dieser Gelegenheit lassen sich auch veraltete Nutzerkonten („ghost user“) identifizieren und eliminieren.

„Niemand käme auf die Idee, eine Million Euro in bar in einer Plastiktüte von einer Bank zur anderen zu transportieren. Daten sind so wertvoll wie bares Geld und sollten entsprechend genauso geschützt werden.“

Thomas Ehrlich, Varonis

Implementieren Sie Datenmigrations-Richtlinien: Erstellen Sie Richtlinien, um sicherzustellen, dass die Daten an die richtige Stelle verschoben werden und dass sie auch nach der Migration geschützt sind. Sie können diese Richtlinien automatisieren, um die Zieldaten noch besser zu schützen als die Quelldaten. Denken Sie daran: Datensicherheit ist ein fortlaufender Prozess.

Testen und validieren Sie migrierte Daten: Stellen Sie sicher, dass alles dort ist, wo es sein sollte, erstellen Sie automatische Aufbewahrungsregeln, bereinigen Sie veraltete Daten und überprüfen Sie Berechtigungen zweimal. Sichern Sie Ihr altes System, damit Sie gegebenenfalls fehlende Dateien offline finden können.

Auditieren und dokumentieren Sie den gesamten Prozess: Ihr Compliance-Team wird Ihnen danken.

Fehler bei der Datenmigration vermeiden

Migrieren Sie keine schlechten Angewohnheiten: Bereinigen Sie defekte Altlasten, bevor Sie die Daten migrieren. Ansonsten wird ein schlimmeres Durcheinander entstehen, als Sie es bislang hatten.

Automatisieren und vereinfachen Sie: Eine Workstation-Sitzung zu nutzen, um große Datenmengen zu übertragen, kann zu großen Problemen führen. Die Sitzung könnte abbrechen, der Computer könnte offline gehen oder nach einem Systemabsturz einen Bluescreen anzeigen. Es gibt spezielle Lösungen, die Daten automatisch und verlässlich von einem Speicherserver auf einen anderen verschieben und die Zugriffsberechtigungen der Dateien beibehalten oder aktualisieren.

Denken Sie an alle Eventualitäten: Es ist von enormer Bedeutung, über einen Backup-Plan für den Notfall zu verfügen. Niemand käme auf die Idee, eine Million Euro in bar in einer Plastiktüte von einer Bank zur anderen zu transportieren. Daten sind so wertvoll wie bares Geld und sollten entsprechend genauso geschützt werden. Und Ihre Daten sind womöglich auch Millionen wert.

Datenmigration als Chance zum Aufräumen

Datenmigrationen können große und schwierige Projekte sein – und bei der Migration sensibler und kritischer Daten ist es von größter Wichtigkeit, über einen Plan zu verfügen, die Daten so sicher wie möglich zu migrieren. Man sollte Migrationsprojekte als Chance sehen, endlich auch seine Daten aufzuräumen. Nicht mehr benötigte Daten sollten dabei gelöscht oder archiviert werden. Gleichzeitig sollte man erneut einen kritischen Blick auf die Zugriffsberechtigungen werfen und auch hier gründlich für Ordnung sorgen. Höchstwahrscheinlich ist man bei dieser Gelegenheit überrascht, wer auf welche Daten zugreifen darf, obwohl dies nichts mit seiner/ihrer Tätigkeit zu tun hat. Oder noch schlimmer: obwohl der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin schon vor Jahren das Unternehmen verlassen hat.

Mit den genannten Tipps und Hinweisen ist die Grundlage für erfolgreiche Migrationsprozesse gelegt. Ergänzt durch entsprechende Automatisierungs-Tools, die in der Lage sind, auch große Datenmengen plattformübergreifend von einem Speichersystem in ein anderes oder auf SharePoint zu übertragen, stehen die Chancen gut, dass die Daten so reibungslos übertragen werden und die Arbeitsprozesse störungsfrei weiterlaufen, ohne dass die Anwender letztlich von der Migration etwas mitbekommen.

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