Data Governance: Herausforderungen erfolgreich meistern

Warum ist Data Governance wichtig?

Stellen wir uns vor, wir arbeiten jahrelang an einem internationalen 125-Millionen-US-Dollar-Projekt. Und kurz vor dem Abschluss fliegt es uns buchstäblich um die Ohren. Genau das ist 1999 beim Mars Polar Lander passiert: Die Raumsonde ist bei der Landung auf der Marsoberfläche zerschellt. Die Ursache: Eines der Entwicklerteams arbeitete mit dem angloamerikanischen Maßsystem, während die anderen das metrische System verwendeten. Das Fehlen eines Data-Governance-Plans führte somit zum Scheitern dieses Projekts. In der Folge hat die NASA einen Data-Governance-Standard eingeführt, so dass sich mittlerweile mehrere Mars Rover auf dem Planeten bewegen.

Neben diesem einfachen und deutlichen Beispiel für die Bedeutung eines effektiven Datenmanagements gibt es noch weitere Aspekte, die für wirkungsvolle Data-Governance-Pläne sprechen:

• Zentralisierte Richtlinien und Systeme reduzieren die IT-Kosten im Zusammenhang mit Data Governance.
• Datenstandards ermöglichen eine bessere abteilungsübergreifende Entscheidungsfindung und Kommunikation.
• Audits können leichter durchgeführt werden und Compliance-Standards lassen sich besser einhalten.

Eine Data-Governance-Strategie kann darüber hinaus auch einen Wettbewerbsvorteil darstellen. Unternehmen agieren mehr und mehr auf Grundlage von Daten, Daten sind oftmals sogar der Treiber des unternehmerischen Erfolges. Durch ein entsprechendes Management der Daten können Unternehmen das Datenwachstum unter Kontrolle halten und die Inhalte organisieren.

Die Herausforderungen einer Datenstrategie

Bei der Entwicklung einer Datenstrategie kann es gleichwohl zu Hürden und Herausforderungen kommen. So ist Data Governance ein Teil einer größeren IT-Governance-Strategie. Beide müssen aufeinander abgestimmt werden, um insgesamt erfolgreich sein zu können. Hinzu kommt, dass grundlegende Veränderungen bei Prozessen immer schwierig umzusetzen sind.

Dies gilt in besonderem Maße für das Datenmanagement. Hier kommt es besonders darauf an, die Mitarbeiter ins Boot zu holen und sie von der Bedeutung zu überzeugen. Die Erfahrung zeigt, dass dies vor allem durch Anreize, Incentives und Schulungen gelingen kann. Nur durch eine hinreichende Motivation auf Seiten der Mitarbeiter können Data-Governance-Initiativen erfolgreich umgesetzt werden.

Entscheidend ist auch, die Datenverwaltung flexibel auf die Bedürfnisse der entsprechenden Teams anzupassen und stets die Nutzerfreundlichkeit im Auge zu haben. Wenn Data Governance die Arbeit erschwert, kann sie nicht die Unternehmensziele fördern. Entsprechend schwierig und kompliziert gestaltet sich auch die Auswahl der Lösungen und Tools. Wichtig ist es, die Technologie zu finden, die zur eigenen Strategie und den eigenen Anforderungen passt.

Data-Governance-Tipps

Auf was sollte man bei der Einführung oder Anpassung einer Data Governance-Strategie achten? Wie kann man die Pläne erfolgreich umsetzen?

Folgende acht Tipps, die auf bewährten Verfahrensweisen basieren, können dabei helfen.

1. Setzen Sie Formatstandards für Ihre Daten und nutzen Sie Technologien, um diese Standards bei der Nachbearbeitung und Datenübernahme in Ihre große Datenplattform durchzusetzen. Da die Daten aus den unterschiedlichsten Quellen stammen, sollten Sie Ihre Daten in Ihrem großen Datensystem normalisieren.
2. Auch nichtverwaltete Daten sind Daten. Daten, die in Ihren Dateien, Ordnern und Freigaben gespeichert sind, gehören zu Ihren wertvollsten Daten – und sind oft stärker gefährdet als Ihre strukturierten Daten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Data-Governance-Strategie auch unstrukturierte Daten abdeckt.
3. Bilden Sie Ihre Unternehmensziele für Data Governance frühzeitig ab und etablieren Sie einen Chief Data Officer (CDO). Dieser trägt die Verantwortung für die Umsetzung der Data-Governance-Strategie und das Erreichen der Ziele. Haben Sie dabei stets das Gesamtbild im Blick, aber vergessen Sie dabei nicht die Details und die Berührungspunkte zu anderen Bereichen.
4. Halten Sie es einfach. Bei aller Wichtigkeit ist Data Governance nicht die Hauptaufgabe des Unternehmens. Minimieren Sie also die Auswirkungen auf die Mitarbeiter.
5. Legen Sie verschiedene Aufgaben für die Mitglieder Ihres Data-Governance-Teams fest. Datenverantwortliche (Data Owner) spielen dabei eine entscheidende Rolle, da sie die Daten, die sie erstellen und verwalten, am besten kennen. Diese können und sollen durch Datenmanager unterstützt werden, wodurch auch die Kommunikation zwischen den verschiedenen Bereichen gefördert wird. Das Data-Governance-Team sollte abteilungs- und funktionsübergreifend aufgestellt und mit hinreichend Kompetenzen ausgestattet sein, um die Datenmanagement-Strategie umzusetzen und auszubauen.
6. Klassifizieren und taggen Sie alle Ihre Daten. Definieren Sie Standards für Metadaten, die Ihre Geschäftsziele fördern und die Wiederverwendung von Daten ermöglichen.
7. Messen Sie Ihre Fortschritte auf verschiedene Weisen. Je mehr Kennzahlen Sie sammeln können, desto besser. Einige wichtige Kennzahlen für die Datenverwaltung können etwa sein, wie viele veraltete Daten Sie speichern, wie viele Ordner Sie Datenverantwortlichen zugewiesen haben und über wie viele sensible Daten Sie verfügen.
8. Automatisieren Sie so weit wie möglich. Automatisieren Sie Workflows, Genehmigungsprozesse, Daten- und Berechtigungsanforderungen sowie alles andere, was Sie können, um Ihre Data Governance-Initiativen ins Laufen zu bringen.

„Wenn Data Governance die Arbeit erschwert, kann sie nicht die Unternehmensziele fördern. Entsprechend schwierig und kompliziert gestaltet sich auch die Auswahl der Lösungen und Tools.“

Thomas Ehrlich, Varonis

Data Governance ist zwar noch eine relativ junge, aber sich sehr schnell entwickelnde Disziplin. So gab es im Jahr 2014 in größeren Unternehmen lediglich 400 CDOs, bis 2017 hat sich diese Zahl jedoch bereits mehr als verzehnfacht. Die hier genannten Hinweise helfen, entsprechende Projekte anzuschieben und umzusetzen.

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