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Das Software Lifecycle Management (SLM) richtig angehen
Digitalisierung kann Geschäftsprozesse wesentlich straffen. Dieser Effekt lässt sich auf die Beschaffung von Software und den Software Lifecycle Management (SLM) ausweiten.
Die Digitalisierung schreitet voran, was sich vor allem in der Automatisierung von Prozessen äußert. Um jedoch von ihren Investitionen in die Digitalisierung zu profitieren, stellen sich für Unternehmen zwei grundlegende Herausforderungen: Sie müssen ihre Softwareausgaben nachverfolgen und verstehen, wie ihre Anwendungen die gewünschte Produktivitätssteigerung erzielen.
Ein Teil dieser Aufgabe ist Bestandteil des Software Asset Managements (SAM) und des Software Portfolio Managements (SPM). Ersteres umfasst die Verwaltung und das Management von Lizenzen, wobei sich das Portfolio Management damit beschäftigt, welche Software und digitalen Services, Vorgänge des Geschäftsalltags verbessern.
Natürlich fallen noch weitere Aufgaben und Kompetenzen (zum Beispiel Bedarfserfassung, Freigabe, Beschaffung oder Softwareverteilung) an, wenn sich Unternehmen aus Gründen der Kostenoptimierung, Transparenzgewinnung und Risikominimierung mit Software und dessen Verwaltung beschäftigen. Den ganzheitlichen Ansatz für diese Kernaufgaben fassen wir daher unter dem Begriff Software Lifecycle Management (SLM) zusammen.
SLM betrachtet den kompletten Zyklus einer Software im eigenen Haus mit dem Ziel, diese bedarfsgerecht einzusetzen, zu nutzen und zu lizenzieren. Dabei gilt es zusätzlich Compliance-Risiken aufzudecken und diesen entgegenzuwirken sowie Kosten für die Lizenzierung und Nutzung so weit wie möglich zu reduzieren. Setzt ein Unternehmen dieses Konzept fundiert um, maximiert es den Wertbeitrag der IT durch den Einsatz von Software- und Cloud-Services während des gesamten Lebenszyklus.
Die Lieferkette digitalisieren
Ist eine Software einmal evaluiert und der Einsatz im Unternehmen festgelegt, erfolgt in der Regel die Beschaffung. Die Softwarebeschaffung wird idealerweise als sogenannte Digital Supply Chain (DSC) digital abgebildet. Bei DSC geht es im Grunde darum, dass Unternehmen in kürzester Zeit die passende Software zum besten Preis, mit dem richtigen Vertrag und für den richtigen Benutzer digital beschaffen können. Ermöglicht wird dies durch die Automatisierung möglichst vieler Beschaffungsschritte, wodurch sie zu einer Schlüsselkomponente für das gesamte SLM wird.
Wer beispielsweise nicht über einen einheitlichen, globalen Softwarekatalog verfügt, der kontinuierlich mit korrekten Preisen in verschiedenen Währungen aktualisiert wird, erwirbt schnell veraltete oder falsche Software zu teureren Preisen. Oder Benutzer, die wochenlang auf die beantragte Software warten, sind enttäuscht – und unnötig unproduktiv.
Eine andere typische Situation in Unternehmen ist: Bestell-, Ticket-, Beschaffungs-, Vertragsmanagement- und Deployment-Systeme sind nicht vernetzt, was das Reporting, die Entscheidungsfindungen und schlussendlich den Einkauf kompliziert und intransparent macht. Unter den Umständen wird auch Software eingekauft, die völlig überflüssig ist. Ein Automatismus, der prüft, ob noch freie Lizenzen verfügbar sind, würde unnötigen Lizenzneukauf verhindern.
Die größten Herausforderungen im Aufbau einer digitalen Softwarebeschaffungs- und Lieferkette liegen für die meisten Unternehmen im zentralisierten Einkauf und in der Verwaltung mehrerer Hersteller. Die Mehrheit der Unternehmen konzentriert sich auf strategische Beschaffung bei größeren Herstellern wie Microsoft, Oracle, IBM und SAP. Dies macht normalerweise passend zum Pareto-Prinzip etwa 80 Prozent ihrer Softwareausgaben, aber nur 10 bis 20 Prozent ihrer Transaktionen für die Softwarebeschaffung aus.
Viele Firmen scheitern daran, den Rest der Beschaffungs- und Prozesskosten von kleineren Herstellern zu optimieren, auf die allerdings 80 bis 90 Prozent der Transaktionen zurückfallen. Abhilfe schaffen Verfahren, mit denen sich sogenannte Entitlements automatisch erfassen und standardisieren lassen. Ein Entitlement beschreibt, in welchem Rahmen sich die gekauften Nutzungsrechte für eine Software verwenden lassen, inklusive aller geografischen und zeitlichen Einschränkungen.
Ermittlung von Sparpotenzial
Das Ziel – optimierte Software- und Cloud-Portfolio-Ausgaben – setzt neben einer digitalen Beschaffung vor allem Transparenz voraus. Wenn ein Unternehmen neue Lizenzen erwirbt, muss es diese richtig erfassen und dokumentieren, so dass die Informationen transparent und für Entscheidungsfindungen oder kritische Fälle wie ein Audit schnell abrufbar sind.
Unternehmen ab einer Größe von 200 bis spätestens aber 800 IT-Arbeitsplätzen sollten darauf achten, für das SLM relevante Faktoren sicherzustellen. Dazu gehören die Verwendung von SLM-Tools, auf die Organisation abgestimmte SLM-Prozesse, das Management der Softwareverträge und idealerweise die Unterstützung durch die Unternehmensführung und diversen IT-Entscheidungsträgern. Erst dann besteht eine solide Grundlage, künftig Kosten für die Beschaffung und den Einsatz von Software erfolgreich zu reduzieren.
Denn vor jeder Anschaffung stehen folgende Fragen: Welche Software wird benötigt und werden bereits Alternativen genutzt? Welche vertraglichen Beziehungen gibt es oder werden benötigt? Wie wird diese Software genutzt? Es können dutzende weitere solcher Fragen gestellt werden. Mit jeder Antwort lassen sich möglicherweise Kosten bei der Beschaffung oder Risiken beim Einsatz der Software reduzieren.
„Bei der Digital Supply Chain geht es im Grunde darum, dass Unternehmen in kürzester Zeit die passende Software zum besten Preis, mit dem richtigen Vertrag und für den richtigen Benutzer digital beschaffen können.“
Mirco Tirelis, SoftwareONE
Ein möglicher Lizenzüberschuss ist teuer und sollte unbedingt vermieden oder sofern vorhanden abgebaut werden. Eine Unterdeckung jedoch ebenso. Im Audit entstehen vermeidbare Risiken und Kosten. Aber auch die mögliche Situation, dass Mitarbeiter zu einem Zeitpunkt mangels verfügbarer Lizenzen nicht arbeiten können, kann teuer werden. Der Abgleich von Installation und tatsächlicher Nutzung sowie eine realistische Planung der Bedarfe hilft, Kosten einzusparen und den Mehrwert der IT für ein Unternehmen zu erhöhen.
Was können Unternehmen noch tun? Sie sollten versuchen, das Softwareportfolio zu optimieren und die eingesetzte Software bestmöglich zu konsolidieren. Sie erleichtern dadurch Entscheidungsprozesse und erreichen höhere Volumina bei der Beschaffung, welche Vorteile bei der Preisverhandlung ermöglichen.
Ein gemanagtes und reduziertes Portfolio verringert die Komplexität auf allen Ebenen der Prozesse im Software Lifecycle Management, zum Beispiel bei der Softwarepaketierung und -wartung. Zeitgleich lassen sich durch die Überwachung des Lebenszyklus einer Software Sicherheitsrisiken reduzieren.
Es ist erstaunlich, wieviel Software in Unternehmen eingesetzt wird, die keinen Support mehr durch die Hersteller im Rahmen von Security Updates oder zur Mängelbeseitigung erhalten. Auf der anderen Seite passiert es, dass Kunden gezwungen werden, Software-Updates zu erhalten. Wünscht man diese nicht, muss unter Umständen dafür bezahlt werden. Ein Widerspruch? Nicht ganz – da die Hersteller die langen und aufwendigen Wartungsketten für Software eliminieren wollen und ihre Kunden so in die entsprechende Richtung treiben. Erst wenn Softwareportfolios richtig definiert und gemanagt werden, lassen sich auch hier mögliche Kosten und Risiken vermeiden.
Über den Autor:
Mirco Tirelis ist seit 2010 Leiter des SLM Consulting DACH bei SoftwareONE. Dabei bringt er über 22 Jahre Erfahrung im Bereich Software-Asset und Software Lifecycle Management mit.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
