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Das Copilot-Potenzial für Microsoft 365 voll ausschöpfen
Microsoft Copilot bietet nützliche Zusatzfunktionen zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität. Unternehmen müssen allerdings die reibungslose Einführung des Tools koordinieren.
Künstliche Intelligenz (KI) ist schon länger aus der Hypezone herausgewachsen. Spätestens mit ChatGPT stehen das Thema KI-Assistenten und deren effiziente Implementierung in Unternehmensprozesse auf der Agenda von IT-Verantwortlichen.
Das belegen auch Studien: Etwa 1,7 Milliarden Dollar haben Risikokapitalfirmen laut Gartner in den letzten drei Jahren in generative KI investiert. Dabei stehen wir noch am Anfang der KI-Transformation. 30 Prozent der ausgehenden Marketingnachrichten großer Organisationen werden bis zum Jahr 2025 KI-generiert sein. Zum Vergleich: Im Jahre 2022 waren das nur zwei Prozent. Aber auch Bereiche wie die Filmproduktion, Medikamentenherstellung, Programmierung und Chip-Designs sollen laut den Marktanalysten durch KI revolutioniert werden.
Ein großer Antreiber der KI-Evolution ist dabei Microsoft. Der Softwarehersteller hat mehrere KI-Assistenten basierend auf seiner Copilot-Technologie auf den Markt gebracht. Mittlerweile ist der im Cloud-Ökosystem von Microsoft 365 eingebettete Assistent auch in Einzellizenzen verfügbar. Ohne Zweifel unterstützen dessen Funktionen die Mitarbeiter bei ihren alltäglichen Aufgaben. Doch viele Unternehmen werden sich fragen, ob sich die Investition von 360 US-Dollar pro Jahr pro Nutzer langfristig auszahlt.
Die Einführung der Copiloten für Microsoft 365 erfordert eine durchdachte Vorgehensweise. Unternehmen müssen über die notwendige Reife verfügen, sowohl in Bezug auf die IT-Infrastruktur als auch auf die Datennutzung in der Cloud. Bevor sie sich zu einer vorschnellen Einführung entschließen, sollten sie sich zunächst darüber informieren, was der Copilot eigentlich ist und wie seine Vorteile und Fähigkeiten in die Unternehmensprozesse integriert werden können.
Was gilt es bei der Einführung von Microsoft Copilot zu beachten?
Das Ökosystem um den Microsoft-Copiloten ist äußerst komplex. Microsoft hat mittlerweile zahlreiche Copilot-Implementierungen mit unterschiedlichen Funktionalitäten und Fähigkeiten veröffentlicht. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die einzelnen Endbenutzer nicht nur eine Lizenz zur Verfügung gestellt bekommen, sondern es braucht durchdachte Maßnahmen für Adoption- und Change-Management. Dazu gehören vor allem eine gute Kommunikationsstrategie und Planung. Auf diese Weise verhindern Unternehmen, dass die Mitarbeiter auf sich allein gestellt und ziellos mit verschiedenen Arten von Copiloten experimentieren. Ein nicht durchdachter Einsatz von Copilot-Funktionen führt zu Frustrationen bei den Anwendern, die dann die neue Technologie vorschnell ablehnen.
Auch die Integration von KI-generierten Daten in die eigenen Arbeitsprozesse ist nicht so einfach, wie oft angenommen wird. Wenn zum Beispiel ein Copilot-Assistent eine Zusammenfassung bestimmter Preise in Word erstellt, kann es passieren, dass die angegebenen Daten falsch sind oder technische Zusammenhänge nicht korrekt dargestellt werden. Dabei handelt es sich um das Phänomen der KI-Halluzination: Wenn eine KI die richtige Antwort nicht weiß, gibt sie trotzdem zufällige Daten aus. Wegen der hohen Gefahr von Halluzinationen sollten alle KI-Ergebnisse immer noch einmal von Menschenaugen überprüft werden.
Die Implementierung von Copilot für Microsoft 365 in die bestehende IT-Infrastruktur stellt eine weitere Herausforderung dar. Dieser Prozess erfordert vor allem einen gewissen Reifegrad des Unternehmens, da es sonst bei der Nutzung des KI-Assistenten zu ungewollten Ergebnissen kommen kann. Wenn etwa zu viele Daten als öffentlich eingestuft sind, gewährt die KI eventuell Zugriff auch für eigentlich unautorisierte Mitarbeiter. Damit Copilot für Microsoft 365 seine Stärken voll entfalten kann, ohne dabei datenschutzrechtliche Vorgaben zu verletzen, muss zunächst eine solide Datenbasis aufgebaut werden.
Ist das Unternehmen KI-reif?
Um den Reifegrad im eigenen Unternehmen zu erfassen, gilt es zunächst die Frage zu klären, welche konkreten Ziele mit der neuen Technologie verfolgt werden. Zu diesem Zweck ist es empfehlenswert, die Auswirkungen von KI auf die Unternehmensprozesse und auf die Data Governance sorgfältig zu prüfen. Darüber hinaus ist es wichtig, die Compliance sicherzustellen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in allen Phasen der Transformation durch geeignete Adoption- und Change-Managementmaßnahmen zu begleiten. Dies ist eine Voraussetzung dafür, dass der Microsoft Copilot wirklich genutzt wird.
„ Die Einführung der Copiloten für Microsoft 365 erfordert eine durchdachte Vorgehensweise. Unternehmen müssen über die notwendige Reife verfügen, sowohl in Bezug auf die IT-Infrastruktur als auch auf die Datennutzung in der Cloud.“
Tomislav Karafilov, Principal Consultant bei SoftwareOne
Externe Dienstleister unterstützen bei der Bewertung des Reifegrades. Sie bieten Workshops an, in denen erläutert wird, welche Funktionen bestimmte Copilot-Lösungen bieten und wie diese konkret im Unternehmen eingesetzt werden können. Darüber hinaus beraten sie zu weiteren zentralen Themen wie bestehende Use Cases, Nutzung von Microsoft-Lösungen wie SharePoint oder OneDrive, Maßnahmenplan für Adoption- und Change-Management, Data Governance und verfügbare Lösungen für das Copilot-Ökosystem. Auf diese Weise kann ein externer Partner die Sinnhaftigkeit des Projekts prüfen und optimale Lizenzpakete vorschlagen.
Fazit: Wer die Copilot-Technologie nutzen will, braucht zuerst eine KI-Strategie
Die zahlreichen Funktionen des Microsoft-Copilot-Ökosystems sind ohne Zweifel nützlich und tragen zur Steigerung der Produktivität bei. Dennoch ist es nicht empfehlenswert, vorschnell in Lizenzen für Copilot für Microsoft 365 zu investieren. Unternehmen sollten zunächst konkrete Ziele formulieren und eine gut durchdachte KI-Strategie entwickeln. Nur wenn Unternehmen souverän mit KI und Daten umgehen, können sie die Investition erfolgreich nutzen. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, die sich noch nicht allzu sehr mit KI auseinandergesetzt haben, ist es ratsam, einen externen Partner zu engagieren.
Über den Autor:
Tomislav Karafilov ist Principal Consultant bei der SoftwareOne Deutschland GmbH und ein erfahrener Experte für Microsoft-Technologien. Seine Expertise liegt in den Bereichen Power Platform, M365 und Copilot. Seit vier Jahren wird Tomislav von Microsoft als Most Valuable Professional (MVP) in den Kategorien Business Applications und M365 Apps and Services ausgezeichnet.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
