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Compliance im Finanzwesen mit digitalisierten Systemen
Digitale Buchhaltungssysteme spielen eine zentrale Rolle in Unternehmen. Sie unterstützen dabei, dass sich Firmen an unterschiedliche Steueranforderungen anpassen können.
Für viele hat die Pandemie Lieferketten unterbrochen und Kapital gebunden, das eigentlich notwendig gewesen wäre, um die Geschäfte weiterzuführen. Die Leitung der Kreditorenbuchhaltung steht nun an vorderster Front, um den Geschäftsbetrieb durch intelligentes Cashflow-Management und Prognosen aufrecht zu erhalten.
CFOs haben sich verstärkt auf die Analyse von Kreditorenbuchhaltungsdaten in Bezug auf Rechnungs-, Zahlungs-, Ausgaben- und Lieferantendaten verlassen, um wertvolle und umsetzbare Erkenntnisse für die Planung, Prognosen und Budgetierung zu erhalten. Diese Transparenz der Vorgänge und Kapitalflüsse ist für Geschäftsführer entscheidend, um Liquiditätsengpässe und -überschüsse vorherzusehen und mit Betriebskapital entsprechend zu planen.
Der gemeinsame Nenner
Es gibt einen gemeinsamen Nenner für Unternehmen, die am besten positioniert sind, um das strategische Potenzial von Kreditorenbuchhaltungssystemen und den in der Digitalisierung und Automatisierung enthaltenen Daten zu optimieren.
Diese digitalisierten Systeme spielen eine zentrale Rolle. Sie unterstützen Unternehmen bei der zügigen Skalierung, um sich an die schnell ändernden Steueranforderungen anzupassen. Ein gut strukturiertes und vollständig vernetztes Kreditorenbuchhaltungssystem zeichnet sich durch ein hohes Maß an Agilität, Reaktionsschnelligkeit und Genauigkeit aus. Es schließt die Einhaltung von Steuergesetzen und die Rechnungsvalidierung mit ein. Das potenzielle Risiko der Nichteinhaltung von Gesetzen, die Gesamtzahl der Arbeitsstunden und die damit verbundenen Kosten für Ad-hoc- und Stückwerkskorrekturen werden deutlich reduziert.
Rechnungsausnahmen sind eines der zeitaufwändigsten und kostspieligsten Geschäftsrisiken für die Kreditorenbuchhaltung. Die hohe Genauigkeit der digitalen Systeme trägt dazu bei, genau diese zu minimieren. Zudem stellen sie sicher, dass Unternehmen ihrer Rechenschaftspflicht sowie der Transparenz und Herkunftsüberprüfung in ihrem gesamten Lieferkettenökosystem nachkommen können.
Intelligentes Liquiditäts- und Cashflow-Management
Unternehmen, deren Systeme vermehrt mit Papier arbeiten, hatten während der Pandemie-Lockdowns zu kämpfen. Sie hatten Schwierigkeiten auf Dateien und Informationen zuzugreifen, die für die Unterstützung der Geschäftskontinuität wichtig waren. Unternehmen, die frühzeitig in die Digitalisierung ihrer wichtigsten Geschäftsprozesse investierten, profitierten davon.
Die vollständig digitalisierten Systeme bieten dem Management eine weitaus größere Flexibilität und Zugriff auf Echtzeitdaten zur Unterstützung des reibungslosen Unternehmensbetriebs. Führungskräfte sind in der Lage, schnellere und intelligentere Entscheidungen zu treffen, um Betriebskapital zu schützen und zu optimieren und den Betrieb aufrechtzuerhalten.
Der Weg zu einer zentralisierten CTC-Lösung
Die Argumente für E-Invoicing und ein vollständig digitalisiertes und vernetztes Kreditorenbuchhaltungsmanagement gehen weit über die Einhaltung von Steuervorschriften hinaus. Einige Vorteile und geschäftlichen Auswirkungen sind:
- Signifikante Reduzierung der Kosten für die Bearbeitung von Rechnungen.
- Geringere Wahrscheinlichkeit von Rechnungsstreitigkeiten.
- Eliminierung manueller Eingabefehler, wodurch Rechnungsausnahmen reduziert werden.
- Erhöhte Sichtbarkeit und Transparenz, um abnormale Ausgaben zu reduzieren.
- Eliminierung von Risiken und Diversifizierung der Lieferketten.
- Optimierung des Cash-Managements bei gleichzeitiger Erhöhung der geschäftlichen Agilität.
Die Komplexität einer gesetzeskonformen kontinuierlichen Transaktionskontrolle (Continuous Transaction Controls, CTC) verlagert die Diskussion hin zur Risikominderung und den Schutz der Geschäftskontinuität. Die erste Entscheidung, die Unternehmen treffen müssen, ist nicht, ob die Zentralisierung von Kernfinanz- und Unternehmenssystemen der richtige Weg ist. Es geht darum, wann man den Prozess beginnt und wie man sich darauf vorbereitet.
Der Prozess
Der Prozess beginnt mit einem Audit aller bestehenden Finanz-, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltungssysteme, Software und Tools sowie deren Integration mit verschiedenen ERP- und anderen Kernsystemen im Unternehmen. Dieses Audit ist besonders wichtig für multinationale Unternehmen, die entweder planmäßig oder als Ergebnis verschiedener Akquisitionen mit einem dezentralen Finanzmanagementmodell arbeiten und für die Unterstützung je nach Land unterschiedliche Anbieter nutzen.
„Unternehmen, deren Systeme vermehrt mit Papier arbeiten, hatten während der Pandemie-Lockdowns zu kämpfen. Sie hatten Schwierigkeiten auf Dateien und Informationen zuzugreifen, die für die Unterstützung der Geschäftskontinuität wichtig waren.“
Lyubov Skenderova, Tradeshift
Zu Beginn des Audit-Prozesses sollten Unternehmen eine klare Vorstellung von ihren primären Zielen und Prioritäten für die Transformation und Konsolidierung der Finanz-IT im Unternehmen haben. Sie müssen sich damit auseinandersetzen, ob das Unternehmen nur den Rechnungsstellungsprozess automatisieren oder auch den Einkauf sowie den gesamten Beschaffungs- und Beschaffungsprozess einbeziehen möchte. Sie sollten im Rahmen des Audits auch einen Blick auf alle Unternehmenseinheiten, Systeme und Prozesse werfen, die von der Umstellung betroffen sein werden.
Im Hinblick auf die Anforderungen an die Steuerkonformität sollte das Audit-Team eine Bewertung aller Länder durchführen, in denen das Unternehmen tätig ist. Der Zweck ist festzustellen, welche Länder derzeit über CTC-Regelungen und die jeweiligen spezifischen Anforderungen verfügen und welche Länder gerade dabei sind, ein CTC-System einzuführen.
Auf diese Weise kann das Unternehmen die Prozessautomatisierung und -optimierung durchführen, die für die Verwaltung bestehender und neuer CTC-Anforderungen erforderlich ist, um das Risiko der Nichteinhaltung zu verringern und gleichzeitig die potenziellen Vorteile eines vollständig digitalisierten und vernetzten Systems zu nutzen. Gegebenenfalls ist auch ein Outsourcing interessant. Anbieter von B2B-Rechnungsverarbeitung und -Verwaltung sowie von Cloud-Diensten bieten teilweise schlüsselfertige Lösung für das Outsourcing der elektronischen Rechnungsstellung und des Managements der Steuerkonformität.
Über den Autor:
Lyubov Skenderova ist Globalisation und Compliance Manager bei Tradeshift mit mehr als zehn Jahren Erfahrung in der Purchase-to-Pay- und Finanzdienstleistungsbranche. Lyubov hat vor allem die sich ständig ändernden globalen E-Invoicing- und Steuer-Compliance-Vorschriften und -Trends im Blick, um sicherzustellen, dass die Tradeshift E-Invoicing-Lösungen der sich stetig weiterentwickelnden Compliance-Landschaft immer einen Schritt voraus sind.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
