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Backup und Recovery: Datenmanagementpläne sind essentiel
Backup und Disaster Recovery können die Geschäftskontinuität stützen, gerade bei Heimarbeit. Sie müssen dafür aber auch in die Datenmanagementplanung einfließen.
Das Home-Office ist nach wie vor die erste und sicherste Wahl für viele Arbeitnehmer während einer Krise wie einer Pandemie. Je länger sie dort ihren Arbeitsmittelpunkt haben, desto mehr verlassen sie sich darauf, dass der Datenfluss zu jedem Zeitpunkt problemlos funktioniert.
Schon jetzt lässt sich sagen: Die Pandemie hat den entsprechenden Technologien einen enormen Impuls gegeben. Ob Videokonferenz oder virtuelle Teamsessions – die Technik versetzt uns in die Lage, auch von zuhause aus zuverlässig in engem Kontakt mit den Kollegen zu bleiben.
Ob schriftliche Kommunikation, Produktnutzungsverhalten oder Geschäftszahlen: Daten sind essenziell für jedes Unternehmen. Das gibt dem Datenmanagement – sprich der maximal effizienten Datenerfassung, -speicherung, -pflege und -nutzung – eine elementare Bedeutung. Für Unternehmen sollte das stets Priorität haben. Im Folgenden finden sich einige Best Practices für effektives Datenmanagement, mit denen Unternehmen sich auf längerfristige Remote Work vorbereiten können.
Reibungsloser Datenzugriff und sichere Konnektivität
Der Zugriff auf wichtige Daten muss für alle Mitarbeiter reibungslos möglich sein, damit die Produktivität nicht leidet und die Kosten nicht steigen. Es gilt also, diesen Zugang in jedem Fall sicherzustellen. Je einfacher der Datenzugriff ist, desto besser für Mitarbeiter und das Unternehmen.
Das beginnt bei der Standardisierung und Vereinfachung von Dateinamen, geht über eine Aktualisierung des Reporting-Systems einschließlich entsprechender Mitarbeiterschulung bis hin zu sicherheitsrelevanten Maßnahmen, wie beispielsweise die Implementierung eines VPN – die im Vergleich mit anderen Maßnahmen sicherste Lösung für den Fernzugriff auf Daten.
Qualität geht vor Quantität
Ein großes Datenaufkommen allein sagt wenig über die tatsächliche Qualität der Informationen aus und darüber, wie sie genutzt werden. Immer noch priorisieren zu viele Unternehmen die undifferenzierte Sammlung möglichst vieler Daten, während die Datenqualität nur eine untergeordnete Rolle spielt. Doubletten, überfüllte Datenablagen, fehlerhafte Informationen, verschiedenen Datenformate: alles klassische Kardinalsünden, die Daten weniger nützlich machen und im Geschäftsablauf wie Bremsklötze wirken.
Noch schlimmer: Qualitativ schlechte Daten können im schlimmsten Fall zu falschen Erkenntnissen und schlechten Geschäftsentscheidungen führen. Ein Beispiel: Eine eigentlich erfolgreiche Marketingkampagne wird frühzeitig gestoppt, weil sie den Daten zufolge unterdurchschnittlich läuft, in Wirklichkeit ihre Auswirkungen aber einfach nicht richtig erfasst werden.
Für maximale Datenreinheit sollten regelmäßige so genannte Datenaudits initiiert werden, um die Spreu vom Weizen zu trennen. Langfristige Investitionen lohnen sich hier ganz besonders. Fehlerminimierung und die Nutzung von Standarddatenformaten machen die Datenanalyse aufschlussreicher und damit auch wertvoller.
Besonderes Augenmerk auf Sicherheit, Backup- und Recovery-Strategien
Remote Work birgt für Unternehmen erst einmal zahlreiche Herausforderungen hinsichtlich der Sicherheit. Das Unternehmen erlangt beispielsweise weniger Einblicke in die Tätigkeiten der Mitarbeiter. Das eigentliche Problem liegt aber in der so genannten Schatten-IT, der unregulierten Mischung dienstlicher und privater Anwendungen. Denn privat genutzte Apps sind im Vergleich zur Unternehmenssoftware schon bekannt und leichter anzuwenden.
Die Implementierung und eine regelmäßige Überprüfung der Backup- und Disaster-Recovery-Pläne sind unverzichtbar und ebenso wichtig wie die allgemeine Sicherheit. Fehler passieren: Ob durch menschliches oder technisches Versagen, Datenkorruption und -verluste sind im Geschäftsbetrieb manchmal unvermeidbar. Dennoch sollte die Datensicherheit und -verfügbarkeit stets gegeben sein.
„Eine Krise ist ein schlechter Zeitpunkt, grundsätzliche Änderungen in den Strukturen vorzunehmen. Aber der Lockdown hat den meisten Unternehmen keine andere Wahl gelassen.“
Ravi Naik, Seagate Technology
Ein entsprechender Backup- und Recovery-Plan sollte in jedem Fall festlegen, welche Daten wie zu sichern sind und wie sie im Bedarfsfall schrittweise wiederhergestellt werden können. Dabei dürfen Unternehmen auch das „menschliche Moment” nicht aus den Augen verlieren. Die IT- Entscheider sollten hier eng mit der Personalabteilung zusammenarbeiten und kontinuierlich auf die Vermittlung von Best Practices setzen.
Stresstest für Flexibilität
COVID-19 hat viele Unternehmen dazu gezwungen, sehr schnell zu reagieren. Eine Krise ist ein schlechter Zeitpunkt, grundsätzliche Änderungen in den Strukturen vorzunehmen. Aber der Lockdown hat den meisten Unternehmen keine andere Wahl gelassen.
Auch weiß niemand genau, was nun kommen wird. Selbst wenn die ersten Mitarbeiter langsam wieder ins Büro zurückkehren, wird es eine „neue Normalität“ geben. Jetzt ist der beste Zeitpunkt für einen Stresstest, mit dem Unternehmen ihre Flexibilität testen sollten, um herauszufinden, ob sie für neue Situationen gut aufgestellt sind.
Es könnte eine zweite Infektionswelle geben und der Lockdown wird auf jeden Fall längerfristige wirtschaftliche und soziale Auswirkungen mit sich bringen. Mit guter Vorbereitung und einem wirksamen Datenmanagementplan können Unternehmen jedoch zuversichtlich in die Zukunft blicken.
Über den Autor:
Ravi Naik ist Senior Vice President und CIO bei Seagate Technology. Ravi Naik verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der Technologiebranche und hat erfolgreich große Transformationsinitiativen geleitet, indem er die Ideen und Technologieplattformen genutzt hat, die sich auf zukünftiges Wachstum und neue Geschäftsmodelle und Märkte konzentrieren. Bevor er 2017 zu Seagate kam, war Ravi Senior Vice President of Technology bei dem Start-up-Technologieunternehmen Katerra, das die Bauindustrie mit einer neuen Art der Gebäude- und Raumumsetzung revolutioniert.
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