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Adoption und Change-Management: Die menschliche Seite der KI
Unternehmen, die KI-Tools implementieren wollen, müssen nicht nur technologische und juristische Herausforderungen überwinden. Sie müssen ihre Mitarbeiter auch schulen und abholen.
Künstliche Intelligenz (KI) hat das Zeug dazu, die Arbeitswelt zu revolutionieren. Tatsächlich aber stehen Firmen vor enormen Herausforderungen bei der Implementierung: nicht nur vor technischen und juristischen, sondern vor allem auch vor organisatorischen und menschlichen.
Die Ifaa-Studie Künstliche Intelligenz in produzierenden Unternehmen verdeutlicht das. Mitarbeiter müssen sich von alten Gewohnheiten verabschieden und befähigt werden, mit neuen smarten Tools umgehen zu können. Dabei kann die Angst vor dem Arbeitsplatzverlust sehr präsent sein, besonders nach Stellenabbau-Berichten in den USA, die mit der Entwicklung der KI begründet werden. Die Angst der Beschäftigten ist eine der größten Herausforderungen, so die Studie. Firmen müssen sie thematisieren, genauso wie die Vorteile der KI, wenn sie ein Umdenken und die Akzeptanz bei Mitarbeitern erreichen wollen. Dazu kommt eine gewisse Change-Müdigkeit – die Digitalisierung bringt in rasantem Tempo viele Veränderungen mit sich, die für die Belegschaft auf dem ersten Blick oft nicht einsichtig sind.
Selbst bei der vergleichsweisen simplen technischen Einführung von Microsoft Copilot sollten Firmen prüfen, ob die Akzeptanz unter den Beschäftigten für Microsoft 365 Collaboration Suite für eine wirksamen Copilot-Einsatz ausreichend gegeben ist. Falls nicht, werden sie um einen ganzheitlichen Adoption & Change-Management-Ansatz (ACM) nicht herumkommen.
Wie ACM die Mitarbeiterakzeptanz fördern kann
Wer KI-Tools einführen will, muss präzise planen und vor allem diejenigen abholen, die jene Tools anwenden sollen. Erfolgreiches ACM bindet daher die Mitarbeiter aktiv in den Wandel ein und regt sie zu eigenverantwortlichem Handeln an. Typischerweise umfasst ein Projekt zur KI-Einführung mehrere Phasen. Zunächst werden Ziele definiert und Rahmenbedingungen geklärt – und dann die Auswirkungen auf Menschen und Kultur erfasst. Danach gilt es zu erarbeiten, welche Veränderungspfade nötig sind, damit die Beschäftigten die KI-Anwendungen richtig anwenden. Bewährt hat sich, mit einer kleinen Pilotgruppe anzufangen. So lassen sich die Maßnahmen erst im Kleinen testen. Dabei spielen Change Coaches und Change Champions eine wichtige Rolle – sie sind die Ansprechpartner für die Belegschaft.
Einige Zeit, nach dem unternehmensweiten Rollout muss die Veränderung noch verankert werden. Da es in der Natur des Menschen liegt, in alte Verhaltensmuster zurückzufallen, ist es wichtig, nach der Einführung des KI-Tools zusätzliche Unterstützung anzubieten. Indem man die Mitarbeiter regelmäßig informiert und Feedback ermöglicht, gelingt es, die veränderten Arbeitsweisen als neues Normal zu etablieren.
Die externe Brille sieht oft klarer
Große Unternehmen verfügen meist über eine eigene ACM-Abteilung; kleinere Betriebe dagegen sind eher auf externe Unterstützung angewiesen. Doch selbst erfahrene Teams ziehen gerne die professionellen Experten hinzu, weil sie für die Einführung von KI-Tools den gangbarsten Weg finden wollen. Diese ACM-Dienstleister begleiten entweder die gesamte Transformation oder beraten und unterstützen in Teilbereichen.
So kann ein Dienstleister beispielsweise das ACM-Team optimal aufstellen, Interviews führen, Veränderungspfade definieren, Use Cases ermitteln, geeignete Coaches und Champions identifizieren und qualifizieren. Zudem kennt er Strategien, die helfen, Widerstände zu überwinden. Er entwickelt zielgruppengerechte Trainingspläne und schaut darauf, dass alle Beteiligten über die gesamte Projektlaufzeit offen miteinander kommunizieren.
Wesentlich dabei: Er ist fähig, die KI-Einführung holistisch zu beleuchten. Nur in diesem Fall kann der Betrieb mit ihm die notwendigen Fragen klären, bevor sie eine umfassende Roadmap für den KI-Einführungsprozess zusammenstellen – sei es aus juristischer, technischer oder aus lizenzrechtlicher Perspektive.
Wie können Firmen mit Zauderern umgehen?
Häufig sind es besonders kritische, langjährige Mitarbeiter oder solche, die sich um ihren Arbeitsplatz sorgen, die den neuen KI-Anwendungen skeptisch gegenüberstehen. In vielen Fällen äußert auch der Betriebsrat als Vertreter der Belegschaft Bedenken. Es gilt herauszufinden, warum die Skeptiker sich gegen die Veränderungen sperren. Oft spielen Angst und Unwissenheit eine große Rolle. Beides lässt sich durch bessere Aufklärung und eine gezielte Kommunikation überwinden. Wer den Mitarbeitern verdeutlichen kann, welche konkreten Vorteile die Einführung der KI-Tools in der Praxis bringen und wie sie den Arbeitsalltag erleichtern, baut Bedenken ab. Wenn diese Argumentation mit Voraussicht gekoppelt ist – umso besser. Datenschutz, Compliance, Mitarbeiterrechte? Sobald Firmen zeigen, wie die Interessen der Belegschaft gewahrt bleiben, fällt es diesen leichter, KI zu akzeptieren.
„ Unternehmen, die Maßnahmen ergreifen, um die Menschen während des Veränderungsprozesses zu unterstützen, und diese ausreichend kommunizieren, erreichen auch jene Mitarbeiter, die Angst haben, den neuen Herausforderungen nicht gewachsen zu sein.“
Daniël Gemke, SoftwareOne
Wie immer bei ACM gilt: Ängste sind offen und ehrlich anzusprechen. Es bringt nichts, um den heißen Brei herumzureden. Die Realität ist, dass Arbeitsplätze durch den Einsatz von KI wegfallen können. Wissen die Betroffenen über Weiterbildungsmaßnahmen Bescheid? Welche Möglichkeiten werden geboten, wenn sie im Unternehmen bleiben wollen? Das Motto muss sein: Niemand wird allein gelassen! Denn Unternehmen, die Maßnahmen ergreifen, um die Menschen während des Veränderungsprozesses zu unterstützen, und diese ausreichend kommunizieren, erreichen auch jene Mitarbeiter, die Angst haben, den neuen Herausforderungen nicht gewachsen zu sein.
Mit dem ADKAR-Modell Herausforderungen strukturell angehen
Interne Widerstände sind eine große Herausforderung, wenn Unternehmen KI in die Prozesse integrieren wollen. Deshalb besteht eine zentrale Aufgabe des ACM darin, Strategien zu entwickeln, diese zu erkennen und zu überwinden. Bewährt hat sich in der Praxis das ADKAR-Modell – Awareness (Bewusstsein), Desire (Wunsch), Knowledge (Wissen), Ability (Fähigkeit) und Reinforcement (Verankerung): Fünf Kernelemente, die durchlaufen werden müssen, um die Veränderung erfolgreich zu verankern. Unternehmen, die sie dabei unterstützen, können gewiss sein, dass ihre Mitarbeiter die Tools auch richtig einsetzen.
Über den Autor:
Daniël Gemke ist bei SoftwareOne für Adoption & Change Management Services in der DACH-Region zuständig. Seit 2004 ist er im Unternehmen und war in dieser Zeit u.a. als Projektmanager und Business Consultant tätig. Gemeinsam mit seinem Team hat Daniël Gemke das ACM Service Portfolio für SoftwareOne entwickelt und bereits bei zahlreichen Kunden erfolgreich umgesetzt. Insgesamt bringt er ca. 30 Jahre Erfahrung in der IT-Branche mit.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
