Workday: Unsere Software ist wie ein Navigationsgerät

Workday ist mit Cloud-Anwendungen für Personalwesen und Finanz-Management erfolgreich. Laut eigenen Angaben sind 98 Prozent der Kunden zufrieden mit der Software des US-Unternehmens. Die Erfolgsstrategie: Personalverantwortliche und Manager können mit Workday umfassend Mitarbeiterdaten analysieren und auswerten. Europäische und deutsche Unternehmen hat Workday dabei ebenfalls im Visier. Der Anbieter versucht mit Rechenzentren in Dublin und Amsterdam sowie einem Entwicklerteam in München den lokalen Gegebenheiten Rechnung zu tragen.

Kritiker sehen die umfassende Auswertung von Mitarbeiterdaten allerdings weniger positiv. Sie sehen in der automatisierten Auswertung der Daten ein Instrument, mit dem Unternehmen zu viel Macht über ihre Angestellten erhalten. Für Christoph Kull, Geschäftsleiter Vertrieb und Marketing DACH, führt diese Argumentation in die falsche Richtung. Er verweist auf Datenschutzgesetze, die die Daten der Mitarbeiter schützen und eine Überwachung verhindern. Kull geht im Interview außerdem auf die aktuelle Geschäftsentwicklung von Workday ein und erläutert, wie sich das Unternehmen gegenüber der Konkurrenz behauptet.

Workday hat 2012 den zweitgrößten Börsengang in den USA nach Facebook hingelegt. Wie hat sich Ihr Unternehmen in den letzten fünf Jahren finanziell und technologisch entwickelt?

Christoph Kull: Das Jahr 2012 war in der Tat ein wichtiger Meilenstein für Workday. Die Aktie stieg nach dem Börsengang um 83 Prozent. Im Fiskaljahr 2018 beliefen sich unsere Gesamteinnahmen auf 2,1 Milliarden US-Dollar. Heute ist Workday in vierzehn europäischen Ländern präsent und hat weltweit rund 8.200 Mitarbeiter. Die letzten Monate waren auch gekennzeichnet durch spannende Kundengewinne, wie die Deutsche Bank, Siemens, die Software AG oder auch Inforsacom. Zudem haben wir tolle Neuigkeiten in der EMEA-Region: erst vor kurzem haben wir unsere erste Niederlassung in Südafrika eröffnet.

Seit dem Börsengang hat Workday mehrere Unternehmen akquiriert, darunter Anbieter für Talent Management, Content Management und Collaboration. Können Sie uns einen Einblick in das Portfolio von Workday geben?

Kull: Das ist so nicht richtig. Workday bietet Cloud-basierte Unternehmensanwendungen für das Personal- und Finanzwesen, auf ein und derselben selbst organisch entwickelten technologischen Plattform. Die angesprochenen Akquisitionen sind keine Anbieter für Talent Management oder Ähnliches, sondern, wie schon immer in der Historie von Workday, sehr gezielte Zukäufe von wichtigem Know-How und geistigem Eigentum und natürlich den talentierten Mitarbeitern dieser Firmen gewesen.

So hat Workday etwa eine Firma für Video-Streaming-Technologie mit einer Handvoll Mitarbeiter gekauft, um diese Technologie in unser eigens entwickeltes Workday Learning einzubauen. Ganz anders als andere Anbieter im Markt, hat Workday im Nachgang zu diesen Akquisitionen dann die Funktionalitäten oder Technologien von den neugewonnenen Mitarbeitern wieder organisch in die Workday Plattform hineinprogrammieren lassen. Damit bleibt Workday seiner Strategie der Power of One und seinem Versprechen für die Kunden treu, dass alles aus einem Guss und in einer durchgängigen Plattform mit einem einzigen Datenmodell, einem Sicherheitskonzept und einer Benutzererfahrung für die Kunden zur Verfügung gestellt wird – und nicht als Flickenteppich von verschiedenen zusammengekauften Einzelprodukten.

Mit Workday Human Capital Management etwa können Unternehmen ihre komplette HR-Infrastruktur zusammenführen, mit unserer Finanz-Management-Lösung ihre Finanzabteilungen transformieren. Workday Planning ist quasi das Brückenteil zwischen beiden Bereichen. Mit dieser Anwendung können Personal- und Finanzabteilungen kollaborativ ihre Pläne ausarbeiten, die Echtzeitdaten einbeziehen und damit immer auf dem neuesten Stand sein. Die Funktion Workday Prism Analytics führt Daten aus den beiden Bereichen für Analysen zusammen und liefert so die Grundlage für bessere, informierte und strategischere Entscheidungen.

Als Cloud-Anbieter hat Workday die Vorteile dieser Services auf seiner Seite. Allerdings kämpfen viele Unternehmen mit der Migration ihrer Daten von klassischen On-Premises-Anwendungen in die Cloud. Wie schaffen Unternehmen einen reibungsarmen Übergang in die Cloud?

Kull: Jede Neueinführung bringt eine Datenmigration mit sich, und diese ist mit Aufwand verbunden. Doch wir setzen dafür auf eine Kombination aus standardisierten Prozessen, Mitarbeitermitwirkung sowie externen Anbietern und ermöglichen unseren Kunden damit das Go-Live innerhalb kurzer Zeit: Zur Übertragung vorhandener Daten aus Legacy-Systemen und relationalen Datenbanken in Workdays In-Memory-Datenbank nutzen wir ausgereifte Standardvorgehen und -werkzeuge. Diese sparen Zeit und sind mehrfach erprobt. Auch verfolgt unsere Einführungsmethodik eine standardisierte, iterative und agile Vorgehensweise, die sich in Prototyp-Etappen schrittweise dem Go-Live nähert.

Bei einem großen Softwarehaus mit 4.500 Mitarbeitern war die Umstellung zum Beispiel in weniger als sechs Monaten erledigt. Nach dem Go-Live können Mitarbeiter dann selbst ihre Profile ergänzen, zum Beispiel mit Daten aus ihren LinkedIn-Profilen, Karriere-Interessen oder mit Notfallkontakten. Je einfacher das System ist, je selbsterklärender, je mehr Spaß es macht, damit zu arbeiten, desto besser und reichhaltiger werden auch die Informationen, die erfasst und prozessiert werden, und desto wertvoller wird wiederum die Nutzung des Systems, ein virtuous cycle. Schließlich lassen sich auch externe Datenanbieter wie Mercer oder Hay anbinden und deren Daten in das neue System einspielen, etwa, um Marktinformationen zu Gehaltsdaten zu erhalten. Ich denke, es spricht alles in allem für sich, dass 70 Prozent unserer weltweit über 2.100 Kunden live sind.

Was raten Sie Kunden, die ihre Daten einem größeren Gefahrenpotenzial in der Cloud ausgesetzt sehen?

Kull: Jeder Cloud-Anbieter muss sich das Vertrauen seiner Kunden verdienen, das gilt auch für uns. Wir folgen etablierten Standards, etwa Zertifizierungen nach ISO-Normen, und lassen das auch durch externe SOC-1- und SOC-2-Reports auditieren. Für alle Kunden außerhalb der USA werden standardmäßig unseren europäischen Rechenzentren verwendet, diese sind in Dublin und Amsterdam. Sensible Daten aus dem HR- und Finanz-Bereich unterstehen strikteren Datenschutzrichtlinien, deshalb ist Verschlüsselung für uns ein absolutes Muss. Alle Kundendaten sind jederzeit verschlüsselt und wir betreiben unsere eigenen Rechenzentren in sogenannten Colocation Facilities, die unsere strengen Sicherheitsanforderungen erfüllen.

Kunden müssen immer sicher sein, dass sie sich auf solche sicheren Standards verlassen können. Wenn ein Anbieter aber alle seine Hausaufgaben in diesem Sicherheitsbereich akribisch gemacht hat, dann kann er die Daten seiner Kunden besser schützen, als diese es selbst jemals könnten. Der „as a Service“-Gedanke endet hier nicht. Es gehört zu Workdays Kerngeschäft, diese Unternehmensdaten für alle Kunden zu schützen, und dabei handelt es sich um über 175 Unternehmen aus den Fortune 500, zum Beispiel Airbus, Deutsche Bank, Rolls Royce oder Sanofi, die allesamt die höchsten Anforderungen stellen.

Workday stand von Arbeitnehmerseite in der Kritik, mit seinen Anwendungen die Überwachung von Mitarbeitern zu fördern. Wie reagieren Sie auf diese Kritik?

Kull: Allen voran: Unsere Software im gleichen Satz mit Überwachung zu nennen, ist Humbug. Mit Employee Tracking hat Workday nichts am Hut. In Deutschland gelten glücklicherweise strenge Gesetze zum Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter. Deswegen raten wir unseren Kunden, genau auf ihre Compliance zu achten, wenn sie unsere Lösung aufsetzen. Wir empfehlen hierzulande von Anfang an, den Betriebsrat und auch den Datenschutzbeauftragten hinzuzuziehen. Die Betriebsräte werden in der Regel große Workday-Fans, wenn sie das System kennenlernen.

Unser System ersetzt oft eine Vielzahl von Einzellösungen, bei denen das Rechte- und Zugriffs-Management nicht eindeutig geregelt oder intransparent ist und sensible Daten oft in Excel-Listen vorgehalten werden, von denen etliche Versionen unkontrolliert durch die Firma schwirren. Workday hingegen bietet die Möglichkeit, granular Zugriffsrechte einzurichten, so dass wirklich nur jene Mitarbeiter auf Personaldaten Zugriff erhalten, die dazu berechtigt sind. Mit unserem Always-on-Audit lassen sich genaue Reports erstellen, um sämtliche Zugriffe nachzuweisen.

Können Sie uns erklären, wie die von Workday entwickelten Algorithmen und Anwendungen Personalverantwortlichen helfen, Mitarbeiter zu analysieren, zu fördern und im Unternehmen zu halten?

Kull: Jeder Mitarbeiter kann in Workday Karrierewünsche angeben, aufgrund derer sich individuelle Entwicklungspläne erstellen lassen. Er kann freiwillig sein LinkedIn-Profil vernetzen, um zu seinen Skills passende Stellen innerhalb des Unternehmens angezeigt zu bekommen. Die Software kennt die Fähigkeiten und Wünsche der Mitarbeiter und unterstützt damit Personaler und Manager, eine leistungsgerechte Bezahlung und möglichst passende Aufgaben sicherzustellen, was sich wiederum positiv auf Motivation und Loyalität auswirkt. Anonymisierte Daten zu ausgeschiedenen Mitarbeitern geben einen Einblick über die Abwanderungsrisiken: Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter unzufrieden ist, er einen weiten Weg zur Arbeit hat und zugleich aber einen super Job macht, dann warnt unsere Software das HR-Team vor steigendem Kündigungsrisiko und schlägt Lösungen vor, etwa Gehaltserhöhungen oder eine besser passende Stelle, eventuell näher am Wohnort.

Erhält die Software nicht sehr viel Macht, wenn sie zum Beispiel auf Basis von gesammelten Daten und Machine-Learning-Algorithmen über die Karrierewege von Angestellten mitentscheidet?

Kull: Gegenfrage: Wieviel Macht hat ein Navigationsgerät über Ihre Autofahrt? Unsere Software ist in vielen Punkten ähnlich wie ein Navi. Sie wertet aktuelle und vergangene Daten aus und präsentiert Optionen, die Sie beispielsweise schneller oder auf der schöneren Route ans Ziel bringen. Ob der Fahrer nun eine der vorgeschlagenen Optionen wählt, muss er selbst entscheiden. Über den Karriereweg entscheiden Mitarbeiter und Vorgesetzte gemeinsam und in Diskussion. Unsere Software hilft ihnen lediglich dabei, besser informierte Entscheidungen zu treffen.

Wie stellt sich Workday aktuell auf dem deutschen Markt auf? Welche Bedeutung hat dieser für Workday?

Kull: Deutschland ist für uns ein enorm wichtiger Markt: mehr als 500 unserer internationalen Kunden nutzen Workday hierzulande. Wir entwickeln deshalb unsere Produkte stets weiter, damit sie den Ansprüchen vor Ort ebenso genügen wie den internationalen Anforderungen an global wachsende Unternehmen. Unser Team in München stellt dazu laufend Service-, Sales- und Software-Experten ein. Wir haben hier seit der Büroeröffnung 2008 ein Entwicklerteam, das dazu beiträgt, dass unsere Software international ausgerichtet ist und lokale Begebenheiten berücksichtigt. Außerdem haben wir weitere kleinere Büros in Berlin und Frankfurt sowie in Zürich und in Wien.

Einen wesentlichen Teil bei der Unterstützung unserer deutschen Kunden tragen auch unsere Implementierungs- und Beratungspartner bei, wie Accenture/DayNine Consulting, Deloitte, HP, IBM, Kainos, Mercer/Promerit und PwC. Da unsere Servicepartner essenziell für den Kundenerfolg sind, müssen ihre Berater eine Re-Zertifizierung für jede Feature-Veröffentlichung von Workday erhalten, die zweimal im Jahr durchgeführt wird.

Der Markt für HR-, HCM- und Talent-Management-Software ist stark umkämpft. In Deutschland muss sich Workday unter anderem gegenüber SAP behaupten. Wo sehen Sie Ihre Stärken gegenüber der Konkurrenz aus Walldorf?

Kull: Workday bietet eine Lösung aus einem Guss, die von Beginn an für den Einsatz in der Cloud entwickelt wurde. Wir sind kein Flickenteppich aus On-Premises-Lösungen oder zugekauftem Cloud-Stückwerk mit etlichen Schnittstellen. Unsere Software ist einfach zu integrieren und überzeugt durch ihre hohe Nutzerfreundlichkeit sowohl das Management als auch Fachanwender in HR und Finance – und nicht zuletzt jeden einzelnen Mitarbeiter.

 „Unsere Software ist in vielen Punkten ähnlich wie ein Navi. Sie wertet aktuelle und vergangene Daten aus und präsentiert Optionen.“

Christoph Kull, Workday 

Wir sind stolz, dass unsere Kundenzufriedenheit auch bei unserer letzten Befragung wieder bei 98 Prozent lag. Je größer und internationaler ein Unternehmen, desto größer der Skaleneffekt von Workday und desto wertvoller unsere fast 200 Länderprofile, die problemlos an länderspezifische Besonderheiten angepasst werden können. Unsere Kunden sind allesamt auf der gleichen Softwareversion, keiner bleibt auf einer alten Version zurück. Das stärkt den Austausch in der Kunden-Community, Support von Workday wird dadurch oft obsolet.

Was sind aus Ihrer Sicht die großen Trends im Finanz- und Personalbereich für 2018?

Kull: Im Personalbereich sehen wir, dass Manager zu Karriere-Coaches werden: Sie helfen Mitarbeitern, ihr Potenzial voll auszuschöpfen. Im Coaching werden On-Demand-Weiterbildungen zulegen, die möglichst personalisierbar sind. All das erfordert moderne HR-Systeme, die übersichtlich zeigen, was Mitarbeiter antreibt, wohin sie wollen und wie Unternehmen optimal agieren können.

Im Finanzbereich wird eine positive Unternehmenskultur quasi zum Investitionsziel, denn sie fördert nicht nur Mitarbeiterbindung, sondern auch Produktivität, Kundenzufriedenheit und damit letztlich den Gewinn des Unternehmens. Außerdem wird 2018 die Finanzabteilung eine wichtigere Rolle in der Interpretation ihrer Daten spielen. Diese Weiterentwicklung vom nackten Reporting beeinflusst Planung, Strategie und Umsetzung, von der vorausschauenden Analyse über Performance-Vorhersagen bis hin zum Risiko-Management. Die Zeiten, in denen die Finanzabteilung ausschließlich transaktionale Verantwortlichkeiten hatte, sind vorbei. Unsere Finanzhelden sind 2018 dafür zuständig, die Unternehmensführung mit Analysen und datenbasierten strategischen Empfehlungen fit für die Zukunft zu machen.

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